Een klant die te laat betaalt: daar kun je als ondernemer best wakker van liggen. Je kosten lopen immers gewoon door. En ook de btw over een onbetaalde factuur moet je meestal gewoon afdragen.
Wat doe je als een klant een factuur niet betaalt? Wanneer stuur je een betalingsherinnering of aanmaning voor niet-betaalde facturen? En vooral: hoe voorkom je dat klanten te laat betalen?
Lees je wat je kunt doen als een klant niet op tijd betaalt, wanneer je rente en incassokosten mag berekenen en hoe je het facturatieprogramma van Shine kunt gebruiken om late betalingen te voorkomen.
- Zet altijd een duidelijke betalingstermijn op je factuur.
- Stuur snel een vriendelijke herinnering als een klant je factuur niet betaalt.
- Weet wanneer je een aanmaning stuurt en wat hier in moet staan.
- Voorkom late betalingen met aanbetalingen en een goede debiteurenadministratie.
- Stel automatische betalingsherinneringen in via het factuurprogramma van Shine.
Ken de wettelijke betaaltermijnen
De betaaltermijnen voor facturen zijn wettelijk vastgelegd. Dus zelfs als je niets hebt afgesproken met je klant, zijn er betaaltermijnen waar de klant zich aan moet houden. Als je geen betalingstermijn hebt afgesproken, is de maximale betalingstermijn 30 dagen. De betalingstermijn gaat in op de dag dat de factuur is ontvangen.
Als je facturen maakt via Shine, kun je de betalingstermijn eenvoudig toevoegen door tijdens het maken van de factuur de termijn te kiezen die je wilt toepassen. De datum waarop de klant de factuur betaald moet hebben, staat er dan ook meteen automatisch bij.
Wat doe je als een klant een factuur niet op tijd betaalt?
Je ontdekt dat een klant een bepaalde factuur nog niet heeft betaald. Wat doe je?
1. Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering
Als een klant een factuur niet betaalt, kan dat gewoon een misverstand of administratieve fout zijn. Even een vriendelijk mailtje sturen, een bericht in Slack of Teams, of zelfs een appje of telefoontje kan al veel oplossen.
Afhankelijk van de relatie die je hebt met je klant, hoeft het geen formele e-mail te zijn.
Let ook op het kanaal als je een klant wilt herinneren aan een factuur. Sommige mensen reageren sneller via een app of Slack dan via e-mail. Zorg wel dat je een bewijs bewaart van je bericht waarin je de klant vraagt om de factuur alsnog te betalen.
Een informeel berichtje kan al genoeg zijn om je klant te herinneren aan de openstaande factuur, zoals: Hoi Max, ik zag net dat een van mijn facturen nog niet is betaald. Kun je dat even voor me checken? Hierbij stuur ik je de factuur waar het om gaat.
2. Geen reactie op je eerste betaalherinnering? Verstuur een aanmaning
Een aanmaning is iets anders dan een eerste herinnering waarin je de klant aan een factuur herinnert. Een aanmaning is een schriftelijke betalingsherinnering die wat zakelijker en dringender van toon is.
Je informeert de klant in een aanmaning ook over wat de stappen zijn als de factuur niet alsnog wordt betaald binnen de gestelde termijn.
In een aanmaning zet je onder andere het volgende:
- Factuurnummer
- Datum van eerdere betalingsherinnering(en)
- Factuurbedrag
- Wettelijke rente
- Incassokosten (zie de wettelijke percentages hieronder)
- Termijn waarbinnen de factuur alsnog betaald moet worden
De toon hoeft niet ineens heel formeel te zijn, als je normaal gesproken ook niet formeel met je klant communiceert. Maar een aanmaning moet wel duidelijk en zakelijk zijn.
Je stelt in feite een laatste redelijke termijn voor om de factuur alsnog te betalen, voordat je verdere stappen onderneemt, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Wettelijke rente is een rentevergoeding die een schuldeiser (in dit geval jij) mag eisen wanneer een schuldenaar (je klant die nog niet heeft betaald) te laat is met het betalen van de factuur.
in 2026 is de wettelijke rente voor zakelijke klanten 10,15% en die voor consumenten 4% .
| Bedrag van de openstaande rekening | Maximale incassokosten |
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Boven € 200.000 | 0,5% |
3. Schakel een incassobureau of juridische hulp in voor de openstaande factuur
Negeert een klant je betalingsherinneringen en aanmaningen? Dan wordt het tijd om een incassobureau in te schakelen of juridische hulp., zodat de klant je factuur uiteindelijk wel betaalt.
Als het om een standaard factuur gaat en de zaak niet heel ingewikkeld is, voldoet een incassobureau. Bij grote bedragen of discussie over de factuur kan juridische hulp handiger zijn.
Bij zakelijke klanten mag je direct na het verstrijken van de betalingstermijn al een incassobureau inschakelen. Zij kunnen eventueel ook aanmaningen voor je versturen. Maar daar zijn uiteraard wel kosten aan verbonden. Ook is de vraag of je dit meteen wilt doen. Een incassobureau voor een openstaande factuur is een vrij zware maatregel.
Bij consumenten moet je eerst een betalingsherinnering of aanmaning sturen met 14 dagen betaaltermijn zonder bijkomende kosten.
Voorkom dat je klanten facturen te laat betalen
Voorkomen is beter dan genezen. Late betalingen van een factuur kun je vaak voorkomen met goede afspraken en een strakke administratie.
- Zet duidelijke betalingstermijnen op je facturen
Liefst 14 of 30 dagen, en bespreek dit vooraf met je klant. - Vraag een aanbetaling bij grote opdrachten
Zo voorkom je dat je alle kosten moet voorschieten. - Gebruik automatische herinneringen
Met slimme boekhoudsoftware kun je automatische reminders instellen. Dan hoef je er zelf niet steeds achteraan. - Check nieuwe klanten vooraf
Bij grote bedragen is het slim om de kredietwaardigheid van nieuwe klanten te controleren. Je kunt bijvoorbeeld het Handelsregister van de KVK raadplegen of het Centraal Insolventieregister of een kredietrapport opvragen bij gespecialiseerde bureaus.
Voor een snelle betaling is het uiteraard belangrijk dat je overzichtelijke, correcte facturen maakt. Het is een beetje zonde als je moet wachten op een betaling, omdat je zelf een foutje hebt gemaakt in je factuur. Lees onze handige tips voor het maken van facturen.
Richt een goede debiteurenadministratie in
Een overzichtelijke administratie helpt je om sneller te reageren op openstaande facturen.
- Werk met een actueel overzicht
Bijvoorbeeld in Excel of een boekhoudtool: factuurnummer, klant, bedrag, verzenddatum, betalingstermijn en status. - Automatiseer je facturatie
Facturen automatisch versturen verlaagt de kans op fouten. - Zorg voor een vast opvolgsysteem
Bijvoorbeeld:
Dag 1 na vervaldatum: vriendelijke herinnering
Dag 7: formele aanmaning
Dag 14: incasso-overweging - Houd je eigen betalingen ook strak bij
Een gezonde cashflow begint bij een goed overzicht van je inkomsten en uitgaven. Via Shine kun je in één oogopslag je cijfers zien, zodat je meteen weet hoe je ervoor staat.
Als je je administratie op orde hebt, word je sneller betaald. Kijk hier voor meer informatie over je administratieplichten als ondernemer.
Gebruik slimme boekhoudsoftware
Je wilt bezig zijn met ondernemen, niet met achterstallige betalingen. Shine heeft een paar handige functies die je kunnen helpen bij:
- Supersnel facturen versturen
- Automatische betalingsherinneringen
- Inzicht in openstaande posten
- Overzicht houden op je cashflow
Verstuur (automatische) betalingsherinneringen via Shine
Via Shine kun je snel een handmatige betalingsherinnering versturen. Selecteer via Facturen de factuur waarvoor je een betaalherinnering wilt versturen. Ga vervolgens via de drie stipjes rechtsboven naar Herinnering versturen. Hier kun je een bericht schrijven en versturen.
Maar nog handiger is om betaalherinneringen automatisch te laten versturen. Hiervoor ga je naar Instellingen > Facturering > Automatische betalingsherinneringen.
Je kunt vervolgens kiezen wanneer de herinneringen verstuurd moeten worden. Uiteraard kun je het bericht van de herinnering aanpassen. Dit doe je via 'bewerken'. Let op: deze functie is beschikbaar als je een betaald pakket hebt bij Shine.
Veelgestelde vragen
Begin met een vriendelijke herinnering. Reageert de klant niet, stuur dan een aanmaning met een duidelijke betaaltermijn. Blijft betaling uit, dan kun je een incassobureau inschakelen.
Als je niets hebt afgesproken, gelden de wettelijke betaaltermijnen. Vaak is dat 30 dagen. Zet daarom altijd zelf een duidelijke betalingstermijn op je factuur, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen.
Ja. Bij zakelijke klanten mag je wettelijke handelsrente rekenen zodra de betalingstermijn is verstreken.
Bij zakelijke klanten direct na het verstrijken van de betaaltermijn. Uiteraard is het aan jou of je deze stap meteen wilt zetten. In veel gevallen werkt een extra herinnering of persoonlijk contact ook nog goed. Bij consumenten moet je eerst een 14-dagenbrief sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen of verdere stappen kunt nemen.
Ja. In de meeste gevallen moet je de btw afdragen in het tijdvak waarin je de factuur hebt verstuurd, ook als je klant nog niet heeft betaald. Dat kan vervelend zijn als een factuur lang open blijft staan.