Facturen maken en versturen hoort bij ondernemen. Vaak doen we dat nog steeds met Word, Excel of een pdf per e-mail. Maar e-facturatie of e-invoicing wordt steeds vaker de standaard.

Wist je dat e-facturatie al verplicht is als je aan de overheid levert? 

En vanaf 1 juli 2030 geldt er nóg een stap: stuur je vanuit Nederland een factuur naar een klant in een ander EU-land (dus een grensoverschrijdende B2B-factuur), dan moet dat verplicht als e-factuur.

Voor facturen tussen ondernemers binnen Nederland (binnenlandse B2B) is e-facturatie nog niet verplicht. Er waren in de media berichten dat dit al in 2026 zou gelden voor alle ondernemers, maar dat nieuws klopte niet.

De minister van Economische Zaken heeft bevestigd dat de verplichting pas in 2030 ingaat, en dan alleen voor grensoverschrijdende facturen.

Verplicht of niet, de kans bestaat dat e-facturatie op termijn óók voor alle ondernemers in Nederland verplicht wordt.

Lees hier wat e-facturatie precies is, hoe het werkt, en krijg handige tips om je nu al goed voor te bereiden.

Wat is een e-factuur precies?

Een e-factuur is een digitaal bestand dat speciaal is gemaakt om automatisch verwerkt te worden door boekhoudsoftware. Het is dus géén pdf of Word-document dat je per e-mail verstuurt of online opslaat.

Je hoeft dit bestand niet zelf te schrijven of te begrijpen. Facturatie- of boekhoudsoftware zet jouw factuur automatisch om in het juiste formaat.

Technisch gezien wordt een e-factuur geschreven in XML (Extensible Markup Language). Dat is een markup-taal: een manier om informatie netjes in blokjes met labels te ordenen, zodat software precies weet welk stukje “factuurnummer”, “datum” of “bedrag” is.

Het formaat van een e-factuur is UBL (Universal Business Language). Dat zijn de vaste afspraken over hoe de informatie in het XML-bestand wordt georganiseerd: welke velden er zijn (zoals factuurnummer, datum, klant, bedrag, btw) en hoe die worden benoemd.

Kort gezegd: een e-factuur is een XML-bestand in UBL-formaat. Daardoor ziet elke e-factuur er hetzelfde uit voor software, en kan jouw factuur bij iedere klant automatisch goed worden ingelezen.

Bestandsnaam en extensie

Als je een e-factuur downloadt of ontvangt, zie je meestal één van deze extensies:

• .xml → de meest gebruikte (bijv. factuur_2025-015.xml).
• .ubl → sommige pakketten gebruiken dit om meteen duidelijk te maken dat het om een UBL-factuur gaat.

Hoe ziet een e-factuur eruit?

Een e-factuur (UBL/XML) ziet er voor een mens heel technisch uit. Maar elk stukje code staat gewoon voor informatie die je normaal in een pdf ziet.  Veel facturatiesoftware stuurt standaard zowel de UBL/XML als een pdf-weergave mee.

Hoe verstuur je e-facturen?

De meest gebruikte en veiligste manier is via Peppol. Dat is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische facturen uitwisselen.

Vergelijk het met de post: jij hebt een Peppol-ID en je klant ook. De factuur gaat via dit netwerk rechtstreeks hun boekhouding in.

Waarom is Peppol belangrijk?

• Uniformiteit → iedereen gebruikt dezelfde standaard.
• Veiligheid → geen fraude of onderschepte pdf’s.
• Automatisering → facturen worden direct ingelezen.

Omdat een e-factuur een UBL/XML-bestand is, heb je altijd software nodig die dit automatisch voor je maakt en verstuurt. Handmatig knutselen in Word of Excel is dus geen optie meer.

Kan het ook zonder Peppol?

Ja, technisch gezien wel. Sommige softwarepakketten of klanten versturen e-facturen bijvoorbeeld:

• als XML- of UBL-bestand per e-mail,
• of via een klantenportaal waar je het bestand kunt uploaden.

Dat werkt, maar mist de voordelen van Peppol: veiligheid, automatisering en zekerheid dat de factuur écht aankomt. Bovendien wordt Peppol in de EU waarschijnlijk de verplichte standaard voor grensoverschrijdende facturen (vanaf 2030).

Hoe meld je je aan?

Je meldt je niet rechtstreeks bij Peppol aan. Dat gaat via je boekhoud- of facturatiesoftware. Zodra je een pakket gebruikt dat is aangesloten, krijg je automatisch een Peppol-ID. Vaak hoef je dit maar één keer in de instellingen te activeren.

Aansluiten via een serviceprovider

Gebruik je een ERP- of boekhoudpakket dat Peppol nog niet ondersteunt? Dan kun je alsnog worden aangesloten via een erkende serviceprovider.
Die installeert een koppeling met Peppol in jouw administratiesoftware. Of dit kan, hangt af van je softwareleverancier.

Op de website van de Nederlandse Peppol-autoriteit vind je een overzicht van erkende serviceproviders.

Let op: keuze voor Peppol-netwerk nog niet definitief

Vanaf 2030 worden grensoverschrijdende e-facturen in de EU verplicht, maar het is nog niet 100% zeker dat Nederland Peppol als enig verplichte netwerk kiest. België heeft dit wel al besloten, Nederland houdt de opties nog open.

Wat kun je nu doen als ondernemer?

• Bereid je voor op UBL/XML, dat blijft de standaard voor e-facturen.
• Check of je software Peppol ondersteunt, want dat is in de EU de meest gebruikte route.
• Blijf flexibel: volg de ontwikkelingen in de ViDa-wetgeving in en advies van je softwareleverancier, zodat je niet te vroeg vastzit aan alleen het Peppol-netwerk.

Kies software die écht klaar is voor e-facturatie

Niet elk boekhoud- of facturatiepakket ondersteunt échte e-facturatie. Soms bedoelen aanbieders met “e-facturatie” gewoon het versturen van een pdf per e-mail en dat is dus níet voldoende.

Een pakket ondersteunt échte e-facturatie als het:

• Facturen kan maken in UBL/XML.
• Aangesloten is op Peppol en jou een Peppol-ID geeft.

Check eventueel de lijst met erkende Peppol-serviceproviders.

Let op: Peppol heb je nodig om zaken te doen met de overheid, maar in Nederland is nog niet definitief besloten of het ook de enige verplichte standaard wordt voor grensoverschrijdende facturen binnen de EU. Met software die zowel UBL/XML en Peppol, ondersteunt blijf je flexibel.

E-facturatie en buitenlandse klanten

Heb je klanten buiten Nederland? Dan is het slim om nu al te kijken hoe je facturatie geregeld is. De regels verschillen tussen de EU en landen daarbuiten.

Klanten binnen de EU

• Factuurvorm → gebruik bij voorkeur een e-factuur in UBL/XML, verstuurd via Peppol.
• Vanaf 1 juli 2030 → alle grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU moeten verplicht als e-factuur worden verstuurd.
• Btw-regels → vaak is sprake van btw verlegd: je zet dit op je factuur en vermeldt het btw-nummer van je klant.
• Praktisch → check of je klant een Peppol-ID heeft. Heeft je klant dat niet? Verstuur ook een pdf als back-up.

Klanten buiten de EU

• Als je facturen wilt versturen aan klanten buiten de EU, is e-facturatie meestal niet verplicht.
• Wel eigen systemen → sommige landen gebruiken al e-facturatie of zelfs Peppol (zoals Australië en Singapore). Andere landen hebben nationale platforms (zoals Mexico).
• Praktisch → kan je klant e-facturen ontvangen via Peppol? Doe dat. Kan dat niet, verstuur de factuur per e-mail als UBL/XML en eventueel als pdf.

Je werkt vanuit het buitenland voor Nederlandse klanten

• Ingeschreven als ondernemer in een ander EU-land → je volgt de factuureisen van dat land, maar e-factureren kan gewoon via UBL/XML en Peppol. Voor Nederlandse klanten geldt vaak btw-verlegd.
• Ingeschreven als ondernemer buiten de EU → je volgt de factuureisen van je vestigingsland. Voor Nederlandse klanten geldt meestal: factuur zonder btw, met btw verlegd.
• Nederlandse registratie → heb je óók een Nederlandse btw-registratie? Dan gelden de Nederlandse factuureisen.

Bereid je software nu al voor op UBL/XML en Peppol. Dan ben je klaar voor je buitenlandse klanten én voor de verplichte invoering in de EU vanaf 2030.

Bewaarplicht bij e-facturatie: oude én nieuwe facturen

De Belastingdienst verplicht ondernemers hun administratie 7 jaar te bewaren (10 jaar voor onroerend goed).

Dat betekent:

• Oude facturen (pdf, Word, Excel) → gewoon bewaren.
• Nieuwe e-facturen (UBL/XML) → de originele xml-bestanden moet je bewaren. Een pdf erbij mag, maar de xml is leidend.
• Opslag → veilig in je boekhoudsoftware én maak een back-up (cloud of harde schijf).

Tip: geef je bestanden logische namen (bijv. 2025-015_KlantBV.xml) en sorteer per jaar.

Wat als je klant de factuur voor jou maakt? (self-billing)

Bij self-billing maakt de klant de factuur namens jou, vaak op basis van je uren of prestaties in hun systeem.

• Vaak gaat dit al via UBL/XML en Peppol.
• Jij ontvangt een kopie en moet die opnemen in je administratie.
• Jij blijft verantwoordelijk voor juistheid en bewaarplicht.

Gaat het niet via Peppol? Dan ontvang je waarschijnlijk een pdf of xml per mail. Dat mag, maar is minder efficiënt.

Hoeveel kost e-facturatie?

De meeste zzp’ers en kleine bedrijven denken bij e-facturatie meteen aan extra kosten. Gelukkig valt dat mee.

• Gratis instap → veel pakketten bieden een gratis proefperiode of een eenvoudige basisversie. Handig om uit te proberen of het bij je past.
• Voor kleine ondernemers en zzp’ers → Vanaf zo'n  € 12 per maand heb je al een online pakket waarmee je facturen kunt sturen én je administratie bijhoudt.
• Voor grotere bedrijven → bij meer gebruikers of uitgebreidere functies lopen de prijzen vaak op naar € 20 tot € 40 per maand.

Zie het niet alleen als een kostenpost: met e-facturatie bespaar je tijd, voorkom je fouten en heb je minder gedoe met je administratie. Vaak verdien je die paar tientjes per maand snel terug.

Conclusie: begin klein, maar begin wel

• Nu al verplicht → facturen aan de overheid.
• Per 2030 verplicht → grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU.
• Waarschijnlijk later → binnenlandse B2B in NL.

Omdat een e-factuur een UBL/XML-bestand moet zijn dat via Peppol wordt verstuurd, is handmatig knutselen in Word of Excel geen optie meer.
Je zult dus software of een dienst moeten gebruiken die dit automatisch regelt.

En over Peppol: in de EU is dit het meest gebruikte en aanbevolen netwerk, en in landen als België al de verplichte route. In Nederland is nog niet 100% zeker of Peppol de enige standaard wordt, maar de kans is groot dat het een belangrijke rol blijft spelen.

Wat betekent dit voor jou?

• Kies al een pakket dat UBL/XML ondersteunt, zodat je klaar bent voor de toekomst.
• Check of je software ook Peppol ondersteunt, zodat je direct mee kunt doen met het Europese netwerk (en ook handig als je nu al aan de overheid wilt factureren).
• Pin je niet teveel vast op Peppol: houd het de ontwikkelingen rond het ViDA-pakket in de gaten, zodat je flexibel blijft als Nederland een definitieve keuze maakt. 

Zo ben je straks voorbereid, zonder stress en profiteer je meteen van tijdwinst, minder fouten en een professionelere administratie.