Facturen maken voor klanten in het buitenland werkt net even een tikkie anders dan een factuur sturen naar een ondernemer in Nederland.
Het is allemaal niet zo heel ingewikkeld, maar je moet wel even weten waar je op moet letten.
Want zodra je een factuur stuurt naar bedrijven in het buitenland of naar particulieren, krijg je te maken met andere spelregels.
Denk aan btw, maar ook aan taal, valuta, betaalmethoden en betaaltermijnen.
Lees waar je rekening mee moet houden, wat btw verleggen betekent en het 0%-tarief, hoe je dat op de factuur zet en hoe een facturatieprogramma dit een stuk eenvoudiger maakt.
- Waar je klant zit (EU of niet) bepaalt de regels voor je factuur
- Bedrijven en particulieren hebben andere btw-regels
- Je zet vaak géén btw op facturen naar het buitenland
- Digitale diensten hebben ook aparte btw-regels
- Met boekhoudsoftware wordt het een stuk makkelijker
Bij factureren aan klanten in het buitenland zijn er drie belangrijke vragen om mee te beginnen:
- Zit je klant binnen of buiten de EU?
- Is je klant een bedrijf (B2B) of particulier (B2C)?
- Lever je diensten of goederen?
Dit bepaalt namelijk wat de belastingregels zijn (bijvoorbeeld of je btw moet verleggen) en wat je op je factuur zet.
Facturen sturen naar bedrijven in ander EU-land
Lever je diensten aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan moet je in veel gevallen de btw verleggen. Stuur je een factuur voor goederen aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan kun je 0% btw toepassen, als je aan de voorwaarden voldoet.
Vanaf 1 juli 2030 ben je verplicht om een e-factuur te sturen als je vanuit Nederland een factuur naar een bedrijf in een ander EU-land stuurt. Een e-factuur is niet hetzelfde als een pdf of ander digitaal bestand per e-mail versturen. 2030 lijkt misschien ver weg, maar zorg dat je op tijd bent voorbereid, want het vraagt wel om wat aanpassingen. Lees onze praktische tips voor e-facturatie.
Wat is btw verleggen?
Als je btw verlegt, verreken je geen btw over het bedrag op je factuur. De klant moet de btw over het bedrag zelf berekenen en betalen in eigen land. Meestal moet je de btw verleggen als je diensten levert aan een bedrijf in een ander EU-land.
Btw verleggen wordt ook wel de verleggingsregeling genoemd. Zodra de verleggingsregeling geldt, ben je verplicht om de btw te verleggen.
Btw verleggen op je factuur
- Je zet geen btw op de factuur (dus ook geen 0%)
- Je zet onderaan de factuur: VAT reverse charged oftewel btw verlegd
- Je zet het btw-nummer van je klant op de factuur
Voordeel van btw verleggen
Het voordeel van btw verleggen is onder andere dat jij geen btw hoeft 'voor te schieten'. Dat zit zo: je moet altijd btw-aangifte doen over facturen die je hebt verstuurd. Het kan zijn dat een factuur nog niet is betaald, maar je wel al de btw moet betalen (dus voorschieten) omdat je btw-aangifte hebt gedaan. Wanneer je de btw verlegt, heb je dat probleem niet.
Wanneer mag je geen btw verleggen?
In een paar gevallen mag je geen btw verleggen.
- Wanneer je levert aan een particulier
- Wanneer je levert aan een onderneming die niet-btw-plichtig is
- Waneer een bedrijf geen geldig btw-nummer heeft
Wanneer zet je 0% btw op je factuur ?
Je kunt het 0%-tarief voor de btw onder andere op je factuur zetten als je goederen aan een bedrijf in een ander EU-land levert. Er zijn wel wat voorwaarden. Daarover later meer.
Het leveren van goederen aan een bedrijf in een ander EU-land heet intracommunautaire levering.
Ook als je een aantal specifieke diensten levert aan een bedrijf in een ander EU-land, geldt het 0%-tarief voor de btw.
De voorwaarden voor het toepassen van 0% btw:
- je klant heeft een geldig buitenlands btw-nummer (dit moet je ook op de factuur zetten)
- de goederen worden daadwerkelijk naar een ander EU-land vervoerd
- je kunt dit transport bewijzen
- je doet opgaaf ICP bij de Belastingdienst
Je klant berekent en betaalt de btw volgens het tarief in zijn eigen EU-land. Daarin lijkt het op btw verleggen, maar strikt gezien is het niet hetzelfde.
De Belastingdienst heeft een handige tool om te kijken of je 0% btw op de factuur mag zetten.
Check altijd eerst in de EU-zoekmachine VIES of je klant een geldig btw-nummer heeft, vóórdat je btw gaat verleggen of 0% btw toepast. Dit geldige btw-nummer moet je altijd op je factuur zetten. Als het voor de Belastingdienst niet duidelijk is wie je klant is, kunnen ze verschuldigde btw alsnog bij je naheffen.
Wanneer je facturen stuurt naar ondernemers in een ander land binnen de EU, moet je een opgaaf Intracommunautaire prestaties (ICP) doen bij de Belastingdienst.
Je vindt dit formulier 'Opgaaf ICP' als je ingelogd bent in Mijn Belastingdienst Zakelijk. In je opgaaf ICP zet je precies wat en hoeveel je hebt geleverd per ondernemer in een ander EU-land.
Factuur sturen naar particulier in ander EU-land
Heb je een particuliere klant in een ander EU-land? Vaak moet je dan het Nederlandse btw-tarief op je factuur zetten. Je geeft die btw aan in je Nederlandse btw-aangifte.
Een uitzondering zijn digitale diensten. Als je digitale diensten levert en je omzet hoger ligt dan € 10.000, ben je verplicht om de btw van het land van je afnemer in rekening te brengen.
Digitale diensten zijn bijvoorbeeld elektronische diensten: diensten die via internet of een digitaal netwerk worden geleverd zoals een online cursus of een app.
Facturen sturen aan bedrijven buiten de EU
Lever je als ondernemer goederen vanuit Nederland levert naar landen buiten de EU? Dan zet je meestal 0% btw op je facturen. Je moet wel aantonen dat je spullen de EU echt hebben verlaten. Denk bijvoorbeeld aan douanedocumenten.
Lever je diensten? Dan stuur je meestal een factuur zonder Nederlandse btw. Je geeft deze dienst niet op in je je btw-aangifte en ook niet in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Je klant regelt de belasting zelf in zijn land. Bewaar een bewijs dat je klant buiten de EU zit.
Gebruik de tool van de Belastingdienst om te checken of en hoe je btw moet verrekenen als je zakendoet buiten de EU.
Factureren aan particulier buiten EU
Heb je een particuliere klant buiten de EU (B2C), dan reken je meestal gewoon Nederlandse btw.
Digitale diensten zijn een uitzondering: Als je omzet hoger ligt dan € 10.000, ben je verplicht om de btw van het land van je particuliere klant in rekening te brengen. Digitale diensten zijn bijvoorbeeld diensten die via internet of een digitaal netwerk worden geleverd zoals een app of een online cursus.
Let op als je meedoet aan de kleineondernemersregeling in de EU. Dit een btw-vrijstelling voor ondernemers die zakendoen in het buitenland. Je hoeft dan uiteraard geen btw op je factuur te zetten en ook geen btw-aangifte te doen. Maar je moet wel ieder kwartaal een opgaaf kwartaalomzet indienen bij de Belastingdienst.
Facturen in het Engels of een andere taal
Internationaal factureren betekent meestal dat je facturen niet in het Nederlands opstelt.
Engels is de standaard, maar in sommige landen kan een lokale taal gewenst of verplicht zijn.
Veelgebruikte termen in het Engels zijn:
- Invoice
- Invoice number
- Invoice date
- Due date
- VAT number
- VAT reverse charged
- Total amount
Betaaltermijnen en betaalmethoden
Betaaltermijnen verschillen per land. Binnen de EU geldt meestal een standaardtermijn van 30 dagen, tenzij je iets anders afspreekt. Veel bedrijven gebruiken 30 of 60 dagen.
Buiten de EU bestaan geen uniforme regels. Termijnen van 30, 45 of 60 dagen komen vaak voor, maar bij grote organisaties kan dit langer zijn.
Zorg dat je factuur duidelijke betaalinformatie bevat, zoals de betaaltermijn, IBAN of rekeningnummer, BIC/SWIFT-code en een betalingsreferentie. Dat verkleint de kans op vertraging.
Betaalmethoden
Veelgebruikte internationale opties zijn:
- bankoverschrijving (SEPA of SWIFT)
- creditcard
- PayPal of Stripe
- andere online betaalplatforms
Vreemde valuta op je factuur
Je kunt uiteraard facturen opstellen in dollars, ponden of andere valuta. Maar de Belastingdienst verplicht wel dat je de bedragen in je administratie omrekent naar euro’s. Dit doe je door de wisselkoersen te gebruiken. Dit is de prijs van buitenlandse valuta in euro's. Die prijs varieert. En dollar kan vandaag € 0,87 kosten en morgen € 0,84.
Op de website van de Europese Centrale Bank kun je de actuele wisselkoersen bekijken.
Denk je erover om een online facturatieprogramma aan te schaffen? Kijk dan even of deze ook geschikt is om internationale facturen mee te maken. Met het facturatieprogramma van Shine kun je bijvoorbeeld makkelijk e-facturen versturen, de taal of valuta aanpassen, en alles in je eigen huisstijl.
Of ga voor meer inspiratie naar ons overzicht met de beste online facturatieprogramma's voor kleine ondernemers.
Veelgestelde vragen
Binnen de EU zet je meestal 0% btw op je factuur als je goederen levert aan een bedrijf met een geldig buitenlands btw-nummer. Bij diensten verleg je vaak de btw.
Buiten de EU zet je meestal ook 0% btw op facturen voor goederen. Lever je diensten aan een bedrijf buiten de EU? Dan stuur je meestal een factuur zonder Nederlandse btw.
In beide gevallen moet je klant in het buitenland zelf de btw berekenen en betalen volgens het tarief in eigen land. Maar het 0%-tarief geldt specifiek voor goederen en bepaalde diensten. Als je de btw verlegt, zet je geen 0% btw op je factuur, maar “btw verlegd".
Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je vrijgesteld van btw en reken je geen btw op je facturen, ook niet aan buitenlandse klanten. Goed om te weten: er is ook een EU-KOR. Daarmee krijg je btw-vrijstelling voor 1 of meer EU-landen waar je zakendoet.