Als ondernemer moet je facturen sturen. Maar je hoeft echt geen duur boekhoudprogramma aan te schaffen om facturen te maken. Vaak kan het zelfs gratis.

Vooral als je net begint met ondernemen, is het aantrekkelijk om gebruik te maken van eenvoudige, gratis tools. Je wilt gewoon snel facturen maken die er netjes uitzien, zonder meteen vast te zitten aan software en kosten. 

Maar hoe pak je dat handig aan? En waar zitten de haken en ogen van al die gratis opties?

Toen ik zelf begon als ondernemer, rammelde ik iedere factuur, zonder sjabloon, in een Word-documentje — héél tijdrovend en foutgevoelig. Dat kan handiger. Hier lees je hoe.
 

Gratis een factuur maken zonder software

Ook zonder speciaal factuurprogramma kun je eenvoudig een factuursjabloon opstellen. In tekstverwerkers en spreadsheets maak je een basis die je steeds opnieuw kunt gebruiken voor nieuwe facturen.

1. Google Docs

Met Google Docs kun je eenvoudig een factuursjabloon maken die je steeds opnieuw kunt gebruiken.
Zo maak je een sjabloon in Google Docs:

• Open een leeg document.
• Zet de vaste onderdelen neer: bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, factuurdatum, tabel met bedragen, betaalgegevens.
• Voeg je logo toe (Invoegen → Afbeelding) en pas de huisstijl aan (lettertype, kleuren, kopjes).
• Sla dit bestand op als Factuursjabloon.
• Voor elke nieuwe factuur maak je een kopie, die je vervolgens invult en opslaat als PDF.

2. Google Sheets

Met Google Sheets (de Excel-variant van Google) kun je bedragen automatisch laten berekenen.
Zo maak je een sjabloon in Google Sheets:

• Open een leeg spreadsheet.
• Zet vaste velden bovenaan (bedrijfsnaam, klantgegevens, factuurnummer, datum).
• Maak een tabel met kolommen: Omschrijving – Uren/Aantal – Uurprijs – Bedrag.
• Voeg formules toe, bijvoorbeeld:
  - Bedrag per regel: =B2*C2
  - Subtotaal: =SUM(D2:D10)
  - Btw (21%): =D11*0,21
  - Totaal: =D11+D12
• Voeg je logo toe (Invoegen → Afbeelding).
• Pas de kleuren en lettertypes aan in je huisstijl.
• Sla op als Factuursjabloon en maak steeds een kopie voor nieuwe facturen.

Groot voordeel: de berekeningen gaan automatisch, waardoor je geen rekenfouten maakt.

3. Andere gratis programma’s

Naast Google Docs en Sheets zijn er nog meer gratis opties voor het maken van facturen:

LibreOffice (Writer & Calc)

• Gratis alternatief voor Word en Excel, volledig offline.
• Ideaal als je privacy belangrijk vindt en liever niet in de cloud werkt.

Microsoft Office Online

• Gratis Word en Excel via Office.com.
• Bekende Microsoft-omgeving, maar met minder functies dan de betaalde versie.

OpenOffice

• Vergelijkbaar met LibreOffice.
• Handig voor eenvoudige facturen.

Canva en Adobe Express

• Beide zijn online designplatforms met kant-en-klare factuursjablonen.
• Je kunt eenvoudig je logo toevoegen en de kleuren/fonts aanpassen aan je huisstijl.
• Je downloadt de factuur als PDF en kunt die direct versturen.

👉 Let op: Canva en Adobe Express zijn handig voor een mooie, professioneel ogende factuur. Heb je automatische berekeningen nodig? Dan zijn Google Sheets of LibreOffice Calc handiger.

Facturen maken met gratis AI-tools

AI kan je helpen om sneller facturen te maken, zonder dat je zelf alles hoeft uit te zoeken. Toch is er een groot verschil tussen wat je met een gratis AI-versie kunt doen en wat er mogelijk is met een betaalde variant.

Wat je met gratis AI-tools kunt doen

• Berekeningen → AI schrijft de formules voor je uit, bijvoorbeeld voor subtotaal, btw en totaal.
• Standaardteksten → handige voorbeeldzinnen voor betaalinstructies of omschrijvingen.
• Opmaakadvies → uitleg hoe je kleuren, lettertypes en tabellen netjes instelt.

Drie voorbeeldprompts (gratis AI-tools)

1. “Schrijf de stappen om in Google Sheets een factuursjabloon te maken met velden voor bedrijfsnaam, klantnaam, factuurnummer en factuurdatum. Geef ook de formules die ik kan gebruiken voor subtotaal, btw (21%) en totaal.”
2. “Geef me een voorbeeld van een nette standaardzin voor betaalinstructies op mijn factuur (betaling binnen 14 dagen, IBAN [zelf invullen]).”
3. “Leg stap voor stap uit hoe ik de kopregel van een tabel in Google Sheets donkerblauw (#002B5C) maak en de tekst wit.”

Met gratis AI -tools (zoals ChatGPT 3.5, Gemini of DeepSeek) krijg je geen kant-en-klare bestanden die je kunt downloaden. De output is altijd tekst: instructies, voorbeeldtabellen of formules. Je moet dit dus zelf overnemen in Google Docs of Sheets. 

Een gratis AI-tool is dus vooral een hulpje dat uitlegt en meedenkt. Jij maakt het sjabloon zelf.

Wat je met betaalde AI-tools kunt doen

Met een betaalde versie van AI-tools (bijvoorbeeld ChatGPT-4 met geavanceerde tools) gaat het een stap verder. Dan kun je wel bestanden genereren die je direct kunt downloaden en gebruiken.

Factuurmogelijkheden met betaalde AI-tools:

• Kant-en-klare factuursjablonen maken → Word (.docx), Excel (.xlsx), PDF.
• Minder handwerk → formules en opmaak kloppen vaak meteen.
• Geheugen → de AI onthoudt je laatste factuurnummer of huisstijl.
• Complexere opdrachten → zoals dropdowns voor btw-tarieven of automatische vervaldatums.

Drie voorbeeldprompts (betaalde AI-tools)

1. “Maak een factuursjabloon in Word (.docx) met mijn huisstijl: donkerblauw (#002B5C), oranje (#FF6600), Arial-lettertype, logo bovenaan en duidelijke blokken voor bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurdetails en betaalinstructies.”
2. “Genereer een Excel-bestand (.xlsx) voor facturen met automatische berekening van subtotaal, btw (21%) en totaal. Voeg dropdowns toe voor btw-tarieven (0%, 9%, 21%).”
3. “Maak een factuur in PDF waarin factuurnummer = 2025-015, factuurdatum = vandaag, vervaldatum = 14 dagen later.”

Tip:  Stel dat je al betaalt voor ChatGPT voor andere doeleinden, dan kun je dit slim inzetten om ook je facturen sneller en ‘gratis’ te maken.

Andere gratis AI-mogelijkheden

Naast ChatGPT zijn er ook andere AI-tools die je kunt gebruiken bij het maken van je facturen, zoals:

• Gemini (Google)
• DeepSeek
• Anthropic
• Perplexity AI
• Lumio AI
• iWeaver 

👉 Deze tools zijn allemaal handig , maar net als bij ChatGPT geldt: bij de gratis versies moet je het resultaat vaak zelf overzetten in je sjabloon.

Andere gratis sjablonen

Op internet circuleren veel gratis factuurtemplates in Word of Excel. Die zijn handig voor incidenteel gebruik, maar vaak generiek. Wil je facturen met een eigen logo en professionele uitstraling, dan kost het meer tijd om het sjabloon naar jouw stijl aan te passen.

Online factureren: gratis boekhoudsoftware

Sjablonen werken prima, maar als je vaker facturen stuurt merk je al snel dat automatisering handig is. Denk aan automatische nummering, btw-berekeningen, herinneringen en koppelingen met je bank.

Veel aanbieders hebben gratis functies of proefperiodes, voor het maken van facturen zoals:

• Tellow by Shine → tot 3 facturen gratis, daarna € 12,99.
• Moneybird → tot 3 facturen gratis, daarna € 14.
• e-Boekhouden.nl → 15 maanden gratis, daarna € 9,95.
• Rompslomp → 30 dagen gratis, daarna vanaf € 7,50.
• Jortt → gratis Starter, daarna € 19,95.
• MoneyMonk → gratis tot € 5.000 omzet, daarna vanaf € 7,50.
• DigiBoox → 30 dagen gratis, daarna vanaf € 12,50.

Waarom een gratis periode tóch waardevol kan zijn
Veel software biedt een gratis proefperiode of beperkte gratis functies. Ook al stopt dat voordeel na een paar maanden, het kan je veel opleveren:

• Je kunt rustig uitproberen zonder risico.
• Je leert beter begrijpen wat je nodig hebt.
• Als je groeit, is overstappen vaak eenvoudig.
• Je bent beter voorbereid op verplichte e-facturatie (als je aan de overheid wilt leveren en vanaf 2030 ook voor grensoverschrijdende handel tussen ondernemers).

👉 Zie een gratis periode dus niet alleen als kostenbesparing, maar ook als investering in het vinden van de juiste tool.

Gratis is nooit helemaal gratis

Gratis klinkt aantrekkelijk, maar je betaalt vaak op een andere manier:

• Beperkte functies → upgraden zodra je serieuzer onderneemt.
• Data → sommige aanbieders gebruiken (geanonimiseerde) gegevens voor analyses.
• Tijd → handmatig corrigeren en nummeren kost uren die je niet aan klanten besteedt.

Het bovenstaande hoeft niet per se verkeerd  te zijn, zolang je je ervan bewust bent. Betrouwbaarheid is vaak belangrijker dan een paar euro besparen.

Wanneer overstappen naar betaalde software voor facturen maken?

Gratis sjablonen of beperkte software zijn ideaal om te starten. Maar zodra je vaker facturen maakt of meer administratie hebt, zijn de voordelen van een betaald pakket duidelijk:

• Minder kans op fouten.
• Sneller werken dankzij automatisering.
• Beter overzicht over je financiën.
• Mogelijkheid voor je boekhouder om mee te kijken.

Voor veel zzp’ers is Tellow by Shine een logische keuze: overzichtelijk, betaalbaar en speciaal gemaakt voor kleine ondernemers. Je kunt klein beginnen met de gratis variant en doorgroeien naar een alles-in-één oplossing.

Conclusie: gratis factureren kan, maar denk vooruit

Een factuur gratis maken kan op verschillende manieren: met een Google Docs-sjabloon, een AI-template, Canva of via gratis functies in online software. Voor incidentele facturen is dat vaak genoeg.

Maar wil je serieus ondernemen, dan loont het om te investeren in een professioneel systeem. Het bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft rust in je administratie. Begin gerust gratis, maar kies bewust wanneer het tijd is om door te groeien.

👉 Met een slimme start bespaar je kosten en leer je wat voor jou werkt. En onthoud: gratis is mooi, maar overzicht en gemak zijn uiteindelijk meer waard.

Wil je meer tips voor het maken van facturen? Lees hier hoe je een goede factuur maakt.