- Je kunt gratis facturen maken met tools zoals Google Docs, Sheets of Canva.
- Gratis tools zijn handig om te starten, maar vragen vaak meer handmatig werk.
- Let op: nummering, btw en fouten moet je zelf goed bijhouden.
- AI-tools helpen je sneller op weg, maar maken niet alles automatisch voor je.
- Groeit je bedrijf? Dan bespaar je tijd en fouten met (betaalde) facturatiesoftware.
Als ondernemer moet je facturen sturen. Maar je hoeft echt geen duur boekhoudprogramma aan te schaffen om facturen te maken. Vaak kan het zelfs gratis.
Vooral als je net begint met ondernemen, is het aantrekkelijk om gebruik te maken van eenvoudige, gratis tools. Je wilt gewoon snel facturen maken die er netjes uitzien, zonder meteen vast te zitten aan software en kosten.
Maar hoe pak je dat handig aan? En waar zitten de haken en ogen van al die gratis opties?
Toen ik zelf begon als ondernemer, rammelde ik iedere factuur, zonder sjabloon, in een Word-documentje — héél tijdrovend en foutgevoelig. Dat kan handiger. Hier lees je hoe.
Gratis een factuur maken zonder facturatiesoftware
Ook zonder speciaal factuurprogramma kun je eenvoudig een factuursjabloon opstellen. In tekstverwerkers en spreadsheets maak je een basis die je steeds opnieuw kunt gebruiken voor nieuwe facturen.
Google Docs
Met Google Docs kun je eenvoudig een factuursjabloon maken die je steeds opnieuw kunt gebruiken.
Zo maak je een sjabloon in Google Docs:
- Open een leeg document.
- Zet de vaste onderdelen neer: bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, factuurdatum, tabel met bedragen, betaalgegevens.
- Voeg je logo toe (Invoegen → Afbeelding) en pas de huisstijl aan (lettertype, kleuren, kopjes).
- Sla dit bestand op als Factuursjabloon.
- Voor elke nieuwe factuur maak je een kopie, die je vervolgens invult en opslaat als PDF.
Google Sheets
Met Google Sheets (de Excel-variant van Google) kun je bedragen automatisch laten berekenen.
Zo maak je een sjabloon in Google Sheets:
- Open een leeg spreadsheet.
- Zet vaste velden bovenaan (bedrijfsnaam, klantgegevens, factuurnummer, datum).
- Maak een tabel met kolommen: Omschrijving – Uren/Aantal – Uurprijs – Bedrag.
- Voeg formules toe, bijvoorbeeld:
- Bedrag per regel: =B2*C2
- Subtotaal: =SUM(D2:D10)
- Btw (21%): =D11*0,21
- Totaal: =D11+D12 - Voeg je logo toe (Invoegen → Afbeelding).
- Pas de kleuren en lettertypes aan in je huisstijl.
- Sla op als Factuursjabloon en maak steeds een kopie voor nieuwe facturen.
Voor- en nadelen van Google Docs en Sheets
Pros
- Voor gebruik hoef je alleen een gratis gmail account aan te maken.
- Opslaan in de cloud (Google Drive) → altijd een back-up en overal toegang.
- Je hebt meteen een archief van je facturen.
Cons
- Nummering en datums moet je zelf bijhouden.
- Het blijft wat handmatig werk.
- Privacy: je facturen staan in de cloud (Google Drive). Let dus goed op je instellingen.
Alternatieven voor Google
LibreOffice (Writer & Calc)
- Gratis alternatief voor Word en Excel, volledig offline.
- Handig als je privacy belangrijk vindt en liever niet in de cloud werkt.
Microsoft Office Online
- Gratis Word en Excel via Office.com.
- Bekende Microsoft-omgeving, maar met minder functies dan de betaalde versie.
OpenOffice
- Vergelijkbaar met LibreOffice.
- Handig voor eenvoudige facturen.
Canva en Adobe Express
- Beide zijn online designplatforms met kant-en-klare factuursjablonen.
- Je kunt eenvoudig je logo toevoegen en de kleuren/fonts aanpassen aan je huisstijl.
- Je downloadt de factuur als PDF en kunt die direct versturen.
Op internet circuleren veel gratis factuurtemplates in Word of Excel. Die zijn handig voor incidenteel gebruik, maar vaak generiek. Wil je facturen met een eigen logo en professionele uitstraling, dan kost het meer tijd om het sjabloon naar jouw stijl aan te passen.
Facturen maken met gratis AI-tools
AI kan je helpen om sneller facturen te maken, zonder dat je zelf alles hoeft uit te zoeken. Toch is er een groot verschil tussen wat je met een gratis AI-versie kunt doen en wat er mogelijk is met een betaalde variant.
Wat je met gratis AI-tools kunt doen
- Berekeningen → AI schrijft de formules voor je uit, bijvoorbeeld voor subtotaal, btw en totaal.
- Standaardteksten → handige voorbeeldzinnen voor betaalinstructies of omschrijvingen.
- Opmaakadvies → uitleg hoe je kleuren, lettertypes en tabellen netjes instelt.
Met gratis AI-tools, zoals de gratis versies van ChatGPT, Gemini of DeepSeek, krijg je geen kant-en-klare bestanden die je kunt downloaden. De output is meestal gewoon tekst: instructies, voorbeeldtabellen of formules. Je moet dit dus zelf overnemen in Google Docs of Sheets.
Een gratis AI-tool is dus vooral een slim hulpje dat meedenkt en uitlegt. Jij maakt het factuursjabloon uiteindelijk zelf.
Vul in prompts liever geen privacygevoelige of vertrouwelijke gegevens in, zoals echte klantnamen, adressen, btw-nummers, IBAN’s of factuurbedragen. Gebruik in plaats daarvan voorbeelden of placeholders zoals [klantnaam], [IBAN] of [factuurbedrag]. Zo voorkom je dat zakelijke of persoonlijke gegevens onnodig in een AI-tool terechtkomen.
- Schrijf de stappen om in Google Sheets een factuursjabloon te maken met velden voor bedrijfsnaam, klantnaam, factuurnummer en factuurdatum. Geef ook de formules die ik kan gebruiken voor subtotaal, btw (21%) en totaal.
- Geef me een voorbeeld van een nette standaardzin voor betaalinstructies op mijn factuur (betaling binnen 14 dagen, IBAN [zelf invullen]).
- Leg stap voor stap uit hoe ik de kopregel van een tabel in Google Sheets donkerblauw (#002B5C) maak en de tekst wit.
Online factureren: gratis facturatiesoftware
Sjablonen werken prima, maar als je vaker facturen stuurt merk je al snel dat automatisering handig is. Denk aan automatische nummering, btw-berekeningen, herinneringen en koppelingen met je bank. Online facturatiesoftware is dus heel handig.
En het mooie is dat je dit soort facturatiesoftware vaak gratis kunt gebruiken om te kijken of het bij je past.
Zo hebben sommige aanbieders een gratis basisversie die je onbeperkt kunt gebruiken, zoals het gratis pakket van Shine. Andere bieden een gratis proefperiode, waarbij je tijdelijk toegang krijgt tot alle functies en daarna moet beslissen of je verder wilt met een betaald abonnement.
Wil je weten welke gratis opties er zijn? Bekijk dan onze Top 5 gratis facturatieprogramma’s voor zzp’ers en freelancers
Wanneer overstappen naar betaalde software voor facturen maken?
Gratis sjablonen of beperkte software zijn ideaal om te starten. Maar zodra je vaker facturen maakt of meer administratie hebt, zijn de voordelen van een betaald pakket duidelijk:
- Minder kans op fouten.
- Sneller werken dankzij automatisering.
- Beter overzicht over je financiën.
- Mogelijkheid voor je boekhouder om mee te kijken.
Voor veel zzp’ers is Shine een logische keuze: overzichtelijk, betaalbaar en speciaal gemaakt voor kleine ondernemers. Je kunt klein beginnen met de gratis variant en doorgroeien naar een alles-in-één oplossing.
Conclusie: gratis factureren kan, maar denk vooruit
Een factuur gratis maken kan op verschillende manieren: met een Google Docs-sjabloon, een AI-template, Canva of via gratis functies in online software. Voor incidentele facturen is dat vaak genoeg.
Maar wil je serieus ondernemen, dan loont het om te investeren in een professioneel systeem. Het bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft rust in je administratie. Begin gerust gratis, maar kies bewust wanneer het tijd is om door te groeien.
Wil je meer tips voor het maken van facturen? Lees hier alles over goede facturen maken of ga naar ons overzicht met de beste facturatiesoftware voor zzp'ers en kleine bedrijven.
Veelgestelde vragen
Je kunt gratis facturen maken op verschillende manieren. Bijvoorbeeld met een zelfgemaakt sjabloon in Google Docs of Google Sheets, met gratis programma’s zoals LibreOffice of Microsoft Office Online, of met online tools zoals Canva en Adobe Express.
Daarnaast zijn er facturatie- en boekhoudpakketten met een gratis versie of een gratis proefperiode. Welke optie het beste is, hangt af van wat je nodig hebt: een simpele pdf-factuur, automatische berekeningen of juist meer gemak en automatisering.
Ja, er zijn boekhoud- en facturatiepakketten met een gratis versie. Daarmee kun je vaak (beperkt) facturen maken en versturen zonder kosten. Daarnaast bieden veel aanbieders een gratis proefperiode aan, waarin je tijdelijk alle functies kunt gebruiken. Dat is handig om te testen welk pakket het beste bij je past.
Kijk hier voor onze Top 5 van gratis facturatiesoftware voor zpp'ers en freelancers.
Je kunt AI gebruiken als hulpmiddel bij het maken van facturen. Denk aan het genereren van formules, voorbeeldteksten en uitleg voor het opzetten van een sjabloon in bijvoorbeeld Google Docs of Sheets.
Gratis AI-tools maken meestal geen kant-en-klare facturen die je direct kunt gebruiken, dus je moet het resultaat zelf verwerken. Let er ook op dat je geen gevoelige informatie invoert, zoals klantgegevens of IBAN’s.