Boekhoudsoftware voor e-facturatie kiezen in 2026

Facturen maken en versturen hoort bij ondernemen. Toch werken veel ondernemers nog met Word, Excel of een losse pdf per e-mail. Dat verandert snel. E-facturatie wordt steeds vaker de standaard en is soms al verplicht.

Lever je aan de overheid? Dan moet je in de meeste gevallen nu al e-facturen sturen.
En vanaf 1 juli 2030 worden grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU verplicht als e-factuur verstuurd.

Voor binnenlandse facturen is e-facturatie nog niet verplicht, maar die kans is groot in de toekomst.

Daarom is dit hét moment om je facturatiesoftware hierop voor te bereiden. Waar moet je op letten? En welk pakket past bij jou? Hieronder lees je de belangrijkste aandachtspunten én vind je een vergelijkingstabel.

1. Ondersteunt de software echte e-facturatie?

Niet elke aanbieder die “e-facturatie” noemt, bedoelt ook echte e-facturatie. Soms gaat het alleen om het versturen van een pdf per e-mail, en dat is geen e-factuur.

Echte e-facturatie betekent dat de software:

• facturen kan aanmaken in UBL/XML-formaat;
• deze facturen automatisch kan verwerken en verzenden;
• geschikt is voor automatische verwerking door de boekhouding van je klant.

Een e-factuur is dus geen leesbaar document voor mensen, maar een gestructureerd databestand dat software direct kan inlezen.

2. Werkt de software met UBL/XML?

De technische standaard voor e-facturen is UBL (Universal Business Language). Dit is een vaste manier om gegevens zoals factuurnummer, datum, btw en bedragen vast te leggen in een XML-bestand.

Je hoeft dit bestand niet zelf te maken of te begrijpen. Goede boekhoudsoftware zet jouw factuur automatisch om naar UBL/XML. Dat is belangrijk want zonder UBL geen geldige e-factuur.

3. Is de software aangesloten op Peppol?

De meest gebruikte en veiligste manier om e-facturen te versturen is via Peppol. Dit is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische facturen rechtstreeks naar elkaars boekhoudsystemen sturen.

De voordelen van Peppol:

• Veiligheid – minder kans op fraude of onderschepping;
• Automatisering – facturen worden direct ingelezen;
• Uniformiteit – één standaard voor bedrijven en overheden.

Je meldt je niet zelf aan bij Peppol. Dat loopt via je boekhoudsoftware. Zodra het pakket is aangesloten, krijg je automatisch een Peppol-ID.

4. Hoe zit het met bewaarplicht en archivering?

De Belastingdienst verplicht ondernemers hun administratie 7 jaar te bewaren (10 jaar voor onroerend goed).

Bij e-facturatie betekent dit:

• het XML-bestand is leidend en moet bewaard blijven;
• een pdf mag als extra weergave, maar telt niet als origineel;
• zorg voor veilige opslag én een back-up.

Goede boekhoudsoftware regelt dit automatisch en helpt je overzicht houden. Lees hier meer over de administratieve verplichtingen voor kleine ondernemers. 

5. Wat kost e-facturatie?

 Voor zzp’ers en kleine ondernemers begint boekhoudsoftware vaak rond € 10–15 per maand.

Daarnaast zijn er ook aanbieders met een gratis pakket waarmee je echt kunt e-factureren. Dat is geen proefperiode van 14 of 30 dagen, maar een blijvende gratis versie. Ideaal als je net start of eerst wilt ervaren hoe e-facturatie werkt zonder vaste kosten.

Zo kun je laagdrempelig beginnen. Heb je later meer functies nodig, bijvoorbeeld uitgebreidere rapportages, extra automatisering of koppelingen, dan kun je eenvoudig overstappen naar een betaald pakket.

Weet je nog niet welk boekhoudprogramma je wil voor e-factuatie? Hieronder vind je een vergelijking van een populaire boekhoudsoftware. 

Meer info?

Lees onze technische ins and outs over e-facturatie, speciaal voor kleine ondernemers, bekijk de veelgestelde vragen of neem contact op met ons team!