Als kleine ondernemer heb je in 2025 heel wat administratieve verplichtingen. Of je nu je boekhouding zelf doet of uitbesteedt aan een professional, het is belangrijk om precies te weten wat er van je verwacht wordt. 

Een foutje is immers zo gemaakt en de Belastingdienst controleert streng. Vergeet niet: jij blijft als ondernemer eindverantwoordelijk voor je administratie. 

Is de administratie doen niet echt je hobby? Je bent niet de enige. Als ondernemers hebben we het vaak druk, druk, druk en de administratie is dan niet altijd on top of your mind. Zelfs een mailtje aan je boekhouder kan er bij inschieten. 

Máár… 

…als ondernemer ben je verplicht om een sluitende administratie bij te houden. Je belastingaangiften, zoals inkomstenbelasting, btw en eventueel loonheffing, zijn allemaal gebaseerd op je administratie.

De risico's van een onvolledige administratie

Een incomplete of onjuiste administratie kan leiden tot serieuze problemen:

• Naheffingen en boetes: de Belastingdienst kan naheffingen opleggen en boetes uitdelen als je administratie niet klopt.
• Schatting van inkomsten: in het ergste geval kan de Belastingdienst een schatting van je inkomsten doen, wat vaak ongunstig uitpakt.
• Misgelopen belastingvoordelen: zonder een gedegen administratie loop je belangrijke belastingvoordelen mis, zoals de kleineondernemersregeling (KOR), de nieuwe regeling voor kleine ondernemingen die leveren aan het buitenland (KOR-EU), de zelfstandigenaftrek of de investeringsaftrek.

En heb je werknemers, dan krijg je ook te maken met de administratieve verplichtingen voor je loonadministratie. Deze is onlosmakelijk verbonden met je algemene boekhouding en heeft eigen specifieke eisen. 

Je administratie is dus echt te belangrijk om er even snel, snel, snel bij te doen. Gelukkig hoeft het allemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Hieronder lees je de belangrijkste punten voor je zakelijke administratie in 2025.

Wat hoort er allemaal in de administratie?

Eerst back to the basics: administratie is het gestructureerd vastleggen en verzamelen van al je bedrijfsgegevens.

Denk aan:

• Ontvangen en verzonden facturen
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Loonadministratie (hierover later meer)
• Voorraadbeheer
• Contracten en overeenkomsten
• Jaaropgaven
• Notariële stukken
• Grootboek
• Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting

De administratie is dus méér dan je boekhouding. De boekhouding is namelijk alleen de financiële administratie en onderdeel van je hele administratie.

Hoe en hoelang  moet je gegevens bewaren?

Je bent verplicht om de gegevens van je administratie een aantal jaar te bewaren. Deze bewaarplicht is als volgt:

• 7 jaar voor basisgegevens
• 10 jaar voor onroerende zaken en OSS (éénloketsysteem)

Bij een eventuele controle door de Belastingdienst moet alles snel terug te vinden zijn.

Wat zijn basisgegevens?

Basisgegevens bestaan onder andere uit je grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopgegevens, voorraadadministratie en, niet te vergeten, de loonadministratie (als je personeel hebt).

Belangrijk: digitale gegevens, bestanden en software vallen óók onder de bewaarplicht. Let erop dat je deze veilig bewaart en reproduceerbaar houdt, ook bij overstap naar een ander programma. 

Zeg je een boekhoudpakket op? Exporteer dan eerst al je gegevens. Na opzegging kun je er vaak niet meer bij. 

Tip: bij sommige pakketten (zoals Tellow) kun je na het opzeggen van je betaalde abonnement een gratis versie gebruiken waarmee je je oude administratie nog kunt bekijken.

Factureren in 2025: dit moet op je factuur staan

Facturen zijn een belangrijk onderdeel van je financiële administratie en dienen als bewijs voor je inkomsten en btw-afdracht. Ze moeten voldoen aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst. 

Dit zijn in 2025 de gegevens die een factuur moet bevatten voor een correcte administratie:

• Je volledige naam én die van je klant
• Adresgegevens (geen postbus)
• Btw-identificatienummer (of ‘btw vrijgesteld’ bij KOR)
• KVK-nummer
• Factuurdatum en opeenvolgend factuurnummer
• Wat je geleverd hebt, in welke hoeveelheid of omvang
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief én het btw-bedrag
• De datum van levering of vooruitbetaling

Lever je aan het buitenland? Dan gelden extra regels, zoals de verleggingsregeling. In dat geval moet ‘btw verlegd’ op de factuur staan, inclusief het btw-nummer van de klant.

In sommige gevallen gelden iets andere regels voor facturen. De Belastingdienst heeft hiervoor een handig overzicht gemaakt.

Gewijzigde regels voor btw-administratie in 2025

Sinds 2025 zijn er een paar dingen gewijzigd in de regels voor je btw-administratie. 

1. Aangiftetermijnen gewijzigd
   • Kwartaal-aangifte: indienen mag nu tot de 25e van de maand ná het kwartaal (voorheen was dit de 20e). Let op: betalen doe je nog steeds uiterlijk op de 20e.
   • Voor maandelijkse aangiftes blijft alles hetzelfde.

2. Btw-teruggave aangescherpt

   Vanaf 2025 kun je de teruggave alleen nog aanvragen als:

   • het tegoed uit je meest recente btw-aangifte komt
   • de laatste zes aangiftes op tijd zijn gedaan
   • het tegoed minimaal € 50 is
3. Automatische afschrijving btw-schuld
   Ondernemers met btw-schulden kunnen deze automatisch laten afschrijven van hun bankrekening via domiciliëring.

Specifieke verplichtingen voor de loonadministratie in 2025

Heb je personeel in dienst? Dan krijg je, naast de algemene administratieve verplichtingen, ook te maken met specifieke eisen voor de loonadministratie. 

Dit is een belangrijk onderdeel van je boekhouding, want hierin worden alle personeelsgerelateerde inkomsten en uitgaven vastgelegd. 

We hebben de belangrijkste punten voor je op een rij gezet:

Loonadministratie bijhouden per werknemer

Je bent als werkgever verplicht om per werknemer een loonadministratie bij te houden. In een loonadministratie horen onder andere de volgende zaken:

• Loonstaat: dit is een overzicht met de gegevens van de werknemer die nodig zijn voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen.
• Arbeidscontract: een kopie van het getekende arbeidscontract
• Opgaaf van gegevens voor de loonheffingen: het formulier waarop de werknemer zelf gegevens invult
• Kopie van het identiteitsbewijs: een geldige kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer
• Verlof- en ziektestaten: overzichten van opgenomen verlof en ziekteperiodes
• Doelgroepverklaring: als je loonkostenvoordeel wilt krijgen voor een werknemer, bijvoorbeeld voor een herplaatste werknemer met een arbeidsbeperking, moet je deze aanvragen
• Leerwerkovereenkomsten op grond van de beroepsbegeleidende leerweg: indien van toepassing

Onbelaste vergoedingen goed vastleggen

Je kunt verschillende onbelaste vergoedingen geven aan je werknemer, bijvoorbeeld voor de reiskosten die iemand maakt (€ 0,23 per kilometer in 2025) of voor thuiswerken (€ 2,40 per thuiswerkdag in 2025). 

Het voordeel hiervan is dat je werknemers geen loonbelasting hoeven te betalen over deze vergoedingen.

Maar leg de onderbouwing en de bedragen ervan wel nauwkeurig vast in je administratie. Denk hierbij aan:

• Een duidelijke rittenadministratie waarin de werknemer gereden kilometers vastlegt
• Schriftelijke afspraken over het aantal thuiswerkdagen

Loonstrook voor iedere werknemer

Je bent verplicht om iedere werknemer een loonstrook te geven, zelfs als ze daar niet om vragen. De loonstrook informeert de werknemer over de opbouw van het brutoloon en welke bedragen zijn ingehouden.

Een loonstrook moet ten minste de volgende informatie bevatten:

• Het brutoloon in geld
• De gespecificeerde samenstelling van het bruto- of nettoloon
• De gespecificeerde bedragen die je op het loon hebt ingehouden of ermee hebt verrekend (bijv. pensioenpremie, PAWW, werknemersbijdrage privégebruik auto, loonbelasting/premie volksverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zvw, loonbeslag)
• Het aantal uren dat de werknemer werkt volgens de arbeidsovereenkomst
• Of er sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en/of een oproepovereenkomst
• De periode waarover het loon is berekend (het loontijdvak)
• Het wettelijk minimumuurloon of minimumjeugduurloon dat voor de werknemer geldt
• Jouw naam en de naam van de werknemer of uitkeringsgerechtigde 

Jaaropgaaf voor iedere werknemer

Geef iedere werknemer een jaaropgaaf. Hier moet in ieder geval het volgende op staan:

• Naam van de werknemer en de werkgever/inhoudingsplichtige
• Het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen dat de werknemer in 2025 heeft gekregen
• De loonbelasting/premie volksverzekeringen die je hebt ingehouden
• Het totaalbedrag van de arbeidskorting die je hebt verrekend
• Het BSN van de werknemer
• De bijdrage Zvw die je hebt ingehouden op het nettoloon van de werknemer
• Werkgeversheffing Zvw met betrekking tot het loon van de werknemer (het bedrag voor de Zvw dat jij als werkgever aan de Belastingdienst betaalt)
• Totaal van de premies werknemersverzekeringen (het totale bedrag aan premies werknemersverzekeringen dat je voor de werknemer met de aangifte loonheffingen hebt betaald)

Schijnzelfstandigheid voorkomen bij het inhuren van freelancers

Zzp’er inhuren? Dan is het belangrijk dat het géén verkapt dienstverband is. De Belastingdienst controleert hier steeds strenger op.

Let op de volgende punten:

• De freelancer bepaalt zelf hoe en wanneer deze werkt
• Geen gezagsverhouding of verplichte aanwezigheid
• De opdrachtnemer kan opdrachten weigeren en ook voor anderen werken
• Geen doorbetaling bij ziekte of vakantie
• Geen gebruik van jouw spullen, werkkleding of vaste werkplek
• Zelfstandig tarief, KvK-nummer en btw op de factuur

Gebruik bij twijfel een modelovereenkomst. Let op: sinds september 2024 worden geen nieuwe modellen meer beoordeeld, maar bestaande goedgekeurde modellen blijven geldig tot eind 2029 – mits correct toegepast.

Leg de feitelijke werksituatie goed vast, bewaar e-mails, facturen en opdrachtbevestigingen en zorg dat de samenwerking transparant is.

Tot slot: voldoe aan je administratieve verplichtingen met handige software

Het bijhouden van je administratie kan een flinke klus lijken. Gelukkig hoef je dit in 2025 niet meer handmatig te doen. Met goede software voor online boekhouding en salarisadministratie kun je veel tijd besparen en fouten voorkomen. Een paar voordelen:

• Tijdsbesparing en efficiëntie: geautomatiseerde processen zorgen ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan administratieve taken. Facturen, banktransacties en loonberekeningen worden vaak automatisch verwerkt.
• Minder fouten: software minimaliseert de kans op menselijke fouten, wat bijdraagt aan een correcte en sluitende administratie.
• Altijd goed inzicht: je hebt real-time inzicht in je financiële situatie, inkomsten, uitgaven en de status van je loonadministratie. Dit helpt je om sneller weloverwogen beslissingen te nemen.
• Voldoen aan wet- en regelgeving: goede software voor je boekhouding of salarisadministratie is altijd up-to-date met de laatste belastingregels en administratieve verplichtingen, inclusief die voor de loonadministratie. Dit verkleint de kans op naheffingen en boetes.
• Eenvoudige samenwerking met boekhouder: vaak kun je je boekhouder of accountant eenvoudig toegang geven tot je administratie, wat de samenwerking bevordert.

Het aanbod van software is groot, maar we helpen je graag: bekijk onze Top 7 voor facturatiesoftware, onze aanbevelingen voor boekhoudsoftware of neem contact met ons op voor meer info.