Een goede factuur opstellen is niet ingewikkeld, maar een foutje sluipt er makkelijk in. Believe me, deze ondernemer spreekt uit ervaring. Een verkeerde datum, een verkeerd factuurnummer…ik kan er over meepraten.

Een foutje in de factuur kan gebeuren, zeker als je weinig tijd hebt en er nog 1000 andere dingen op je to-do-lijstje staan.

Maar foutjes in je factuur kunnen wel grote gevolgen hebben: van te late betalingen tot gedoe met de Belastingdienst. Ik heb mijn lesje inmiddels geleerd, the hard way.

Om jou die harde les te besparen, heb ik een stappenplan voor je opgesteld voor het opstellen van een goede factuur.

Stap 1: Weet wat er verplicht op je factuur moet staan

Dit is een inkopper, maar als je net begint met ondernemen is het niet gek als je dit nog niet precies weet. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Vergeet je iets, dan kan je factuur ongeldig zijn.

En de gevolgen zijn vervelender dan je denkt:

• Je btw-aangifte kan niet kloppen, waardoor je moet corrigeren (met kans op boetes).
• Je klant kan de btw niet aftrekken, wat irritatie of vertraging in betaling oplevert.
• In het ergste geval wordt je factuur helemaal niet betaald omdat deze niet aan de regels voldoet.

Kortom: zorg dat je factuur van begin af aan klopt, dan voorkom je gedoe achteraf.

In Nederland moet dit op je factuur staan:

• Je naam, adres en KvK-nummer
• Je btw-identificatienummer
• Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
• Factuurdatum + datum/tijdvak van levering
• Naam en adres van je klant
• Omschrijving van goederen/diensten + aantal/uren
• Toegepast btw-tarief
• Bedrag exclusief btw, btw-bedrag en totaalbedrag inclusief btw

Tip: Is je factuur lager dan € 100 (incl. btw)? Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met alleen de datum, je gegevens, omschrijving en btw. Let op: dit mag niet bij facturen naar het buitenland.

En wat moet er op een factuur naar het buitenland?
Eigenlijk bijna hetzelfde als bij een Nederlandse factuur: altijd je eigen bedrijfsgegevens en die van je klant, factuurdatum, nummering en een duidelijke omschrijving. Wat wél verschilt: de btw-regels en een paar extra vermeldingen.

• Binnen de EU
  - Aan particulieren → meestal Nederlandse btw.
  - Aan ondernemers met een geldig btw-nummer → gebruik de regeling btw verlegd. Zet géén btw op de factuur, maar wél: de tekst “btw verlegd” en het btw-nummer van je klant.
• Buiten de EU
  - Meestal geen btw berekenen, maar zet dit duidelijk op je factuur, bijvoorbeeld: “0% btw – levering buiten de EU”.
• Altijd handig bij internationale facturen
  - Vermeld de valuta waarin je factureert (euro, dollar, etc.)
  - Overweeg Engels als factuurtaal (maakt het vaak duidelijker)

Stap 2: Kies een duidelijk en logisch factuurnummer

Dit lijkt misschien een detail, maar het is belangrijker dan je denkt. Factuurnummers moeten opeenvolgend en uniek zijn. Een klant of de Belastingdienst kan bij een ontbrekend nummer vragen gaan stellen: “Waar is factuur 2025-015 gebleven?”

Hoe pak je dit handig aan?

• Werk met een jaartal in je nummering, bijvoorbeeld 2025-001, 2025-002, …
• Of gebruik een klantcode als dat overzicht geeft, bijvoorbeeld KLM-2025-001.
• Zorg dat je systeem automatisch het volgende nummer genereert.

Stap 3: Wees helder in je omschrijving

Een vage omschrijving is een recept voor misverstanden. Stel, je stuurt een factuur met alleen: “Diensten geleverd – € 500”. Grote kans dat je klant denkt: “Ehm, waarvoor ook alweer?”
Een goede factuurbeschrijving bevat:

• Wat je precies geleverd hebt
• Wanneer de dienst of het product geleverd is
• Eventueel hoeveelheden of uren

Voorbeeld
“Contentmarketingstrategie: opstellen plan en twee overleguren – geleverd op 1 september 2025.”
Dat is duidelijk, professioneel en voorkomt discussie. Het vergroot ook de kans dat je klant sneller betaalt, omdat er geen twijfel is waar de factuur over gaat.

Tip: Soms krijg je van klanten een PO (purchase order), oftewel een ordernummer of inkooporder. Zet dit nummer altijd op je factuur, zodat de administratie van je klant de factuur meteen kan matchen. Dat scheelt een hoop heen-en-weer gemail en versnelt vaak de betaling.

Stap 4: Vermeld je betaalvoorwaarden

In Nederland geldt standaard een betalingstermijn van 30 dagen. Het is niet verplicht om je betalingstermijn op je factuur te zetten, tenzij je een andere termijn dan de standaard 30 dagen afspreekt met je klant. 

Maar ook al geldt de standaard termijn van 30 dagen en heb je geen andere termijn afgesproken, toch is het handig om de betaaltermijn wel op je factuur te zetten. Bijvoorbeeld een zin als: “Deze factuur moet binnen dertig dagen na de factuurdatum worden betaald.”

Zorg ook dat je bankrekeningnummer / IBAN duidelijk op de factuur staat en eventueel betaalmethodes zoals iDEAL, PayPal of creditcard.

Je kunt ook aangeven wat er gebeurt als een betaling te laat komt. Een simpele zin als “Bij te late betaling kan rente of een vergoeding worden berekend” kan genoeg zijn.
Maar ik kan me voorstellen dat je als kleine ondernemer zo’n zin misschien toch iets te streng of corporate vindt klinken. Ik gebruik ‘m zelf ook niet in mijn facturen.

Stap 5: Maak het je klant makkelijk om te betalen

Hoe makkelijker je het maakt om te betalen, hoe sneller je geld binnenkomt. Klanten hebben vaak geen zin om lange IBAN-nummers over te typen.
Enkele manieren om dat te verbeteren:

• Voeg een betaallink toe (bijvoorbeeld via je boekhoudprogramma of Mollie).
• Zet je IBAN en tenaamstelling duidelijk en bovenaan de factuur.
• Overweeg QR-codes waarmee de klant direct kan betalen via zijn bankapp.

Een kleine moeite voor jou, een groot gemak voor je klant. En hoe minder drempels, hoe sneller die betaling op je rekening staat.

Stap 6: Gebruik online boekhoudsoftware

Handmatig facturen opstellen is tijdrovend en foutgevoelig, ook al werk je met vaste templates. Daar ben ik inmiddels wel achter. 

Online facturatiesoftware is echt veel handiger.

Met online facturatiesoftware kun je makkelijker en sneller foutloze facturen maken in je eigen huisstijl. De factuurnummers worden automatisch aangemaakt, de btw wordt automatisch berekend, je kunt betaalherinneringen versturen en betaallinks toevoegen, enz. 

Bovendien ben je beter voorbereid op verplichte e-facturatie (als je aan de overheid wilt leveren en vanaf 2030 ook voor grensoverschrijdende handel tussen ondernemers).

Je hoeft niks te installeren en hebt alleen internet nodig. Je hoeft ook geen boekhoudexpert of enorme tech geek te zijn om dit soort programma’s te gebruiken. 

En vanaf zo’n € 12,95 per maand heb je al een abonnement.

Check onze Top 7 beste facturatiesoftware en de beste boekhoudsoftware om ideeën op te doen.

Mijn factuurblunders (zodat jij ze niet hoeft te maken)

Ik heb zelf in de loop der jaren de nodige blunders gemaakt bij het factureren: 

• een factuur zonder nummer
• hetzelfde nummer twee keer gebruiken
• verkeerde datum
• geen betaaltermijn opnemen
• het verkeerde adres van een klant opnemen
• het btw-nummer van een buitenlandse klant vergeten of
• mijn favoriet – de urenspecificatie van een andere klant meesturen 

Ja, echt gebeurd.

Het goede nieuws: als je deze fouten voorkomt, ben je al een heel eind. En maak je tóch een keer een slippertje? Geen paniek. Je lost het op met een creditfactuur en een nieuwe, correcte factuur erachteraan.

Heb je nog vragen of hulp nodig bij het opstellen van je factuur? Shine helpt je graag verder met advies en handige tools.