Facturen maken.. het is waarschijnlijk niet echt je hobby. Maar als hardwerkende kleine ondernemer wil je natuurlijk wel op tijd betaald krijgen. En op tijd betaald krijgen begint bij het versturen van een goede factuur, op het juiste moment.  

Een factuur moet aan allerlei wettelijke regels voldoen. Denk bijvoorbeeld aan btw-regels. Een foutje in je facturen sluipt er dan ook makkelijk in, zeker als je druk bent. En foutjes kunnen er weer toe leiden dat je klant niet op tijd betaalt. Of dat je gedoe krijgt met de Belastingdienst!  

Bovendien kun je te maken krijgen met klanten die je factuur niet op tijd betalen, als je niet scherp let op betalingstermijnen of geen betaalherinneringen stuurt.

Maar laat de moed niet zakken. Als slimme zzp'er kun je gelukkig zelf veel doen om fouten in je facturen en late betalingen te voorkomen. Daar hoef je echt geen boekhouder of supergeorganiseerd voor te zijn.

Lees hier alles wat je nodig hebt om goede facturen te maken en op tijd betaald te krijgen. Van verplichte gegevens op een factuur tot handige tips voor vriendelijke maar duidelijke betaalherinneringen.

Wanneer moet je een factuur sturen?

Eerst even back to the basics. Als zzp'er of freelancer ben je verplicht een factuur te sturen wanneer je een product of dienst levert aan:

• ondernemers
• een rechtspersoon die geen ondernemer is, zoals een vereniging of stichting
• overheidsdiensten (let op: verplichte e-facturen)

Lever je aan een particulier? Dan hoef je in de meeste gevallen geen factuur te sturen, maar het is wel aan te raden voor je eigen administratie.

Een factuur aan particulieren is alleen verplicht: 

• Als je een groothandel  hebt in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van je afnemers ondernemer is.
• Je een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel levert aan een afnemer in een ander EU-land.

Wat moet er op een factuur van een zzp'er of freelancer staan?

De Belastingdienst stelt hele precieze eisen aan facturen. Dit zijn de verplichte gegevens op een factuur:

• Factuurdatum (de datum waarop je de factuur verstuurt)
• Uniek, oplopend factuurnummer (bijv. 2026-001)
• Je naam of bedrijfsnaam en volledig adres
• Je btw-identificatienummer (tenzij je vrijgesteld bent van btw)
• Je KvK-nummer
• Naam en adres van de klant
• Het btw-nummer van de klant 
• Duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Leverdatum of leverperiode
• Bedrag exclusief btw per tarief
• Btw-tarief en het btw-bedrag
• Totaalbedrag inclusief btw
• Je IBAN 

Let op! Als je factuur niet aan deze eisen voldoet, kan de Belastingdienst je factuur ongeldig verklaren. En dan kun je bijvoorbeeld geen btw aftrekken of je moet je aangifte moet aanpassen. In het ergste geval kun je een verzuimboete krijgen die kan oplopen tot € 6.709.

Welk btw-tarief zet je op een factuur als zzp'er of freelancer?

Als zzp'er of freelancer moet je vaak btw verrekenen over je diensten of producten. Deze btw komt op je factuur te staan. Hoeveel btw je moet berekenen, hangt af van het btw-tarief dat geldt voor jouw werkzaamheden.
In Nederland zijn er drie btw-tarieven voor ondernemers:

• 21%: het algemene tarief voor de meeste diensten
• 9% : het lage tarief voor sommige goederen (zoals voedingsmiddelen en boeken) en diensten (zoals het repareren van fietsen, kapperdiensten)
• 0%: voor export buiten de EU en intracommunautaire leveringen

Het juiste tarief kiezen is je eigen verantwoordelijkheid. Kies je verkeerd, dan moet je zowel de factuur als je btw-aangifte corrigeren. Check dus altijd even de btw-tarieven op de website van de Belastingdienst.

Wanneer zet je geen btw op je factuur? Btw-vrijstelling voor zzp'ers en freelancers

Voor sommige goederen en diensten geldt een btw-vrijstelling. Dat betekent dat je geen btw op je factuur hoeft te zetten. Denk aan bepaalde werkzaamheden in de zorg en het onderwijs, financiële diensten en journalistieke werkzaamheden. 

Let op: de vrijstelling geldt niet automatisch voor alles wat je binnen zo’n beroepsgroep doet. Als je bijvoorbeeld als zelfstandig onderwijsadviseur trainingen geeft aan docenten, moet je wel btw berekenen. Check daarom altijd of jouw specifieke werkzaamheden onder een btw-vrijstelling vallen. Ga hiervoor naar de informatie over vrijstellingen van de Belastingdienst.

Wat zijn veelgemaakte fouten op facturen? (Zodat jij ze niet hoeft te maken)

Als kleine ondernemer heb je het vaak druk, druk, druk. Een foutje in de facturen is snel gemaakt. Dit zijn de veelvoorkomende fouten.  In willekeurige volgorde:

• factuurnummer klopt niet
• factuurnummer ontbreekt
• verkeerde datum
• foutje in adres van een klant
• btw-nummer van een klant ontbreekt
• verkeerd btw-tarief

Als je deze fouten voorkomt, ben je al een heel eind. En gaat het toch een keertje mis? No worries. Je lost het op met een creditfactuur en een nieuwe, correcte factuur erachteraan.

Hoe verstuur je een factuur: als pdf of e-factuur?

Er zijn vast nog een paar ondernemers die papieren facturen sturen. Maar de meeste zzp'ers en freelancers gaan toch voor digitaal.  

Er zijn een paar mogelijkheden om digitale facturen te versturen:

• Pdf via je eigen e-mail: je maakt een factuur, slaat hem op als pdf en mailt hem naar je klant.
• Pdf via een factuurprogramma: je maakt en verstuurt de factuur rechtstreeks vanuit het programma.
• UBL-factuur via een factuurprogramma: een UBL-factuur is een e-factuur. De factuurgegevens staan in een vast, gestructureerd format dat de boekhoudsoftware van je klant automatisch kan uitlezen en verwerken.

En wat is de handigste manier om een digitale factuur te sturen? 
Als je nu nog pdf's stuurt, is dat prima. Voor een enkele factuur is een pdf per e-mail vaak de simpelste oplossing. Verstuur je regelmatig facturen, dan is een al factuurprogramma handiger: je maakt, verstuurt en bewaart je facturen als pdf op één plek.  
 
Maar wacht niet te lang met overstappen naar e-facturen. Als de plannen van de overheid doorgaan, worden ondernemers vanaf 1 juli 2030 verplicht om e-facturen te versturen. 
En als je als zzp'er of freelancer opdrachten voor de overheid doet, ben je nu al verplicht om e-facturen te sturen. Met bepaalde factuurprogramma’s zoals Shine kun je  naast pdf's ook e-facturen versturen. 

E-facturatie via Peppol: wat moet je weten als zzp'er of freelancer?

Peppol is een beveiligd netwerk waarmee je e-facturen rechtstreeks van het ene systeem naar het andere verstuurt. Vraagt je klant om een e-factuur via Peppol, dan heb je een factuur- of boekhoudprogramma nodig dat dit ondersteunt. 

In Belgie is e-facturatie via het Peppol-netwerk sinds 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.  En ook bedrijven die alleen facturen sturen aan particulieren, zijn in België verplicht om zich aan te melden bij het Peppol-netwerk om e-facturen van leveranciers te kunnen ontvangen.

In Nederland is e-facturatie via Peppol alleen verplicht als je in opdracht werkt van de Rijksoverheid. Maar het zou kunnen dat het in de toekomst ook gaat gelden. Als je echter een goed facturatieprogramma hebt dat e-facturatie ondersteunt, ben je wel goed voorbereid. 

Hoe voeg je een betaallink toe aan je factuur?

Maak het je klanten gemakkelijk door een betaallink of QR-code aan je factuur toe te voegen. Zo kunnen ze direct betalen zonder zelf het bedrag, factuurnummer en rekeningnummer over te nemen. Je kunt zelf betaallinks genereren via betaalproviders zoals Mollie, PayPal of Stripe, of een betaallink regelen via je bank.

Nog handiger is het als je de betaallink rechtstreeks vanuit je factuurprogramma kunt toevoegen. In Shine kun je bijvoorbeeld eenvoudig een betaallink aan je factuur toevoegen.

Houd er wel rekening mee dat sommige klanten huiverig zijn om op een betaallink te klikken of een QR-code te scannen vanwege phishing en factuurfraude. Maak daarom duidelijk waar de betaallink naartoe leidt en gebruik bij voorkeur steeds dezelfde, herkenbare manier van factureren. Je kunt ook in de begeleidende e-mail vermelden dat de factuur een betaallink of QR-code bevat. Vertrouwt je klant de link toch niet? Dan kan die het bedrag altijd handmatig overmaken naar het rekeningnummer op de factuur.

Hoe schrijf je een goede e-mail bij een factuur?

Of je nu een e-factuur verstuurt of een pdf, de begeleidende e-mail bij je factuur is belangrijk. Je wilt immers dat je klant je e-mail meteen ziet en zo snel mogelijk opent.  Zo schrijf je een goede mail.

1. Schrijf een duidelijke onderwerpregel. 
Met een duidelijke onderwerpregel wordt de kans groter dat klanten je e-mail met de factuur sneller lezen. En duidelijke onderwerpregels helpen je ook om zelf het overzicht in je eigen inbox te houden. 
In een duidelijke onderwerpregel zet je:  

• het woord Factuur vooraan
• maand/project waarvoor de factuur is 
• een PO-nummer, als je dit van de klant hebt gekregen
• je factuurnummer

2. Gebruik de juiste aanhef
Begin je de e-mail met Beste (naam), Hallo team, Geachte of iets anders? Dat hangt helemaal af van de relatie die je hebt met de persoon aan wie je de e-mail stuurt en van wie jij bent als persoon. Een hoihoi, Haaidiehaai is waarschijnlijk altijd te informeel. Maar je hoeft bij het sturen van een factuur ook niet meteen in een formele kramp te schieten. Als je normaal wat informeler communiceert, kun je dat ook prima doen bij het sturen van een factuur. 

3. Wees to the point
En dan? Wat zet je in de eerste zin? Met een simpele zin zoals Hierbij stuur ik je de factuur voor mijn werkzaamheden in augustus kom je al een heel eind.
Wees in ieder geval to the point, want niemand heeft tijd/zin om lange e-mails te lezen. En alle informatie die in de factuur staat, hoef je niet in je e-mail te herhalen. Je kunt best eerst even vragen hoe iemand zijn weekend was, als jullie dat wel vaker bespreken. Maar houd het verder kort.

4. Sluit vriendelijk af
Ook de afsluiting hoeft geen uitgebreid verhaal te zijn. Afhankelijk van de toon die je gebruikt kan een Heb je nog vragen  of opmerkingen, laat het me dan gerust weten. Vriendelijke groeten, (je naam) voldoen.
Het is meestal ook niet nodig om je klant om een ontvangstbevestiging te vragen. Tenzij je uit eerdere ervaring weet dat er wel eens wat mis gaat bij een specifieke klant. 

5. Vergeet de bijlage met de factuur niet
Ja, duh! Maar serieus, je zult echt niet de eerste ondernemer zijn die de bijlage vergeet mee sturen. Vooral als je snel tussen andere werkzaamheden door een factuur verstuurt kan dit gebeuren. 

Wat is de wettelijke betalingstermijn voor zzp'ers en freelancers?

De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen, tenzij je schriftelijk een andere termijn hebt afgesproken. Dat betekent dus dat je klant na ontvangst van de factuur 30 dagen  de tijd heeft om je te betalen. Je kunt eventueel schriftelijk een kortere of langere betaaltermijn afspreken met je klanten. Maar volgens de wet mag de betalingstermijn nooit langer zijn dan 60 dagen. 

Wat moet je doen als een klant je factuur niet betaalt?

Een betaalherinnering sturen kan wat ongemakkelijk aanvoelen. En daarom laten sommige ondernemers het bedrag van openstaande facturen te hoog oplopen, waardoor ze in de financiële problemen komen. 

Als professional moet je gewoon op tijd worden betaald voor het werk dat je hebt gedaan. Zelf betaal je toch ook je rekeningen op tijd? Dus wees geen dief van je eigen portemonnee en kom in actie als een klant niet op tijd betaalt.

1. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering
Als een van je klanten niet op tijd betaalt, kan dat best een administratief foutje zijn of ander misverstand zijn. Vaak los je dat al op met even een vriendelijk mailtje, een bericht in Slack of Teams, een whatsappje of snel telefoontje. Zo'n bericht hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Denk aan: Hoi Sam, ik ben mijn administratie aan het doen en zag net dat mijn factuur voor augustus nog niet is betaald. Kun je dat even voor me checken? In de bijlage vind je de factuur waar het om gaat.

Sommige mensen reageren sneller via een app of Slack dan via e-mail. Maar bewaar wel een bewijs van je bericht waarin je de klant vraagt om de factuur alsnog te betalen.

2. Geen reactie? Verstuur een aanmaning
Reageert je klant niet op je betalingsherinnering? Dan kun je een aanmaning sturen. Die is wat zakelijker en dringender van toon. Je geeft je klant nog één duidelijke termijn om de factuur te betalen voordat je bijvoorbeeld een incassobureau inschakelt of juridische stappen neemt.

In de aanmaning zet je in ieder geval: 

• het factuurnummer 
• openstaande factuurbedrag 
• nieuwe uiterste betaaldatum

Je kunt in de aanmaning ook aangeven hoeveel wettelijke handelsrente je klant inmiddels moet betalen.

3. Incassobureau of juridische hulp inschakelen
Werkt de aanmaning ook niet. Dan wordt het tijd voor een incassobureau of juridische hulp. Bij standaard facturen met kleinere bedragen is het inschakelen van een incassobureau meestal voldoende. Bij grote bedragen of discussie over de factuur heb je waarschijnlijk juridische hulp nodig. 

Bij bedrijven mag je trouwens meteen een incassobureau inschakelen, zodra de betalingstermijn verstreken is. Je hoeft niet per se eerst een  schriftelijke aanmaning te sturen. Bij consumenten moet je wel altijd eerst een schriftelijke aanmaning sturen én hen vervolgens nog 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen. 

Wat zet je op facturen aan klanten in het buitenland?

Lever je diensten of producten aan een bedrijf in het buitenland? Dan gelden andere btw-regels en dat heeft weer invloed op hoe je factuur eruit ziet. Zo mag je in veel gevallen de btw verleggen. Dat betekent dat jij geen btw op je factuur in rekening brengt, maar deze btw verlegt naar je klant.  In plaats van de btw zet je dan onderaan de factuur: VAT reverse charged oftewel btw verlegd.  

En zo zijn er nog meer dingen waar je rekening mee moet houden. Wil je meer info, bekijk dan onze tips over facturen maken voor klanten in het buitenland (als kleine ondernemer). 

Hoelang moet je facturen bewaren? 

Als zzp'er  of freelancer ben je wettelijk verplicht je facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Alleen facturen die betrekking hebben op vastgoed en bedrijfspanden moet je 10 jaar bewaren. Je mag je facturen digitaal bewaren, maar er gelden wel wat voorwaarden. Zo moeten de facturen leesbaar en ongewijzigd blijven. En de Belastingdienst moet bij een boekenonderzoek je facturen direct kunnen inzien.
Zorg dus altijd voor goede backups of bewaar je facturen in de cloud. Met een handige boekhoudtool in de cloud zoals Shine, kun je niet alleen makkelijker facturen maken, maar zo ook veilig opslaan en archiveren.

Wat is beter: een factuurprogramma of facturen maken in Word of Excel? 

Je kunt gemakkelijk zelf facturen maken met online tools zoals Word, Google Docs, een AI-template, Canva of online factuurtemplates. Als je niet zo veel facturen stuurt, is dat vaak genoeg. 

Maar wil je fouten voorkomen en tijd besparen, dan is een factuurprogramma in de cloud wel heel erg handig. Je kunt dan in het programma zelf je facturen maken en versturen. Bovendien heb je voor e-facturen een goed facturatieprogramma nodig. Er bestaan gratis factuurprogramma's (echt blijvend gratis dus geen proefperiode), waarmee je eenvoudig en onbeperkt professionele facturen kunt maken en versturen.  Dat is vooral handig als je het factuurprogramma wilt uittesten, maar meer tijd nodig hebt dan een gratis proefperiode. Check onze top 5 van beste gratis factuurprogramma's voor zzp'ers en freelancers om een goede keuze te maken.