Wat is voor jou als freelancer nu de beste oplossing: iedere maand je facturen naar een boekhouder sturen of zelf boekhouden met een online boekhoudprogramma?
We helpen je op weg om de juiste keuze te maken voor jouw manier van werken.
Check! Om te onthouden
- Als freelancer moet je een administratie bijhouden
- Een boekhouder inhuren is niet verplicht, maar soms handig
- Met een online boekhoudprogramma kun je eenvoudig zelf boekhouden
- Een boekhoudprogramma is meestal goedkoper dan een boekhouder
- Of kies de middenweg: gebruik een boekhoudprogramma en geef je boekhouder toegang
Eerst even dit: wat zijn je boekhoudverplichtingen als freelancer?
Freelancer is geen wettelijke rechtsvorm voor een onderneming. In dit artikel gaan we er vanuit dat je een eenmanszaak hebt, omdat dit onder freelancers de populairste rechtsvorm is. Voor een bv gelden andere (en strengere) regels.
Als freelancer met een eenmanszaak ben je verplicht om een administratie bij te houden. Die administratie moet inzicht geven in:
- je inkomsten (facturen, betalingen)
- je uitgaven (bonnetjes, kosten)
- je btw (als je btw-plichtig bent)
- je resultaat (winst of verlies)
Het goede nieuws:
- er is geen verplichte vorm voor je administratie.
- je hoeft niet te werken met ingewikkelde balansen of journaalposten.
Zolang je administratie maar volledig, juist en controleerbaar is, zit je goed. Lees hier meer over de administratieve verplichtingen van kleine ondernemingen.
Mogelijkheid 1: als freelancer een boekhouder inhuren
Als freelancer kun je je boekhouding (deels of volledig) uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor. Dat betekent meestal dat je je facturen, bonnetjes en bankafschriften aanlevert, en dat de boekhouder de verwerking en aangiftes voor je regelt.
De voor- en nadelen van een boekhouder inhuren
Pros
- Weinig omkijken naar je administratie: je hoeft alleen je facturen en uitgaven aan te leveren
- Minder kans op fouten als je boekhouder ervaren is
- Je kunt bij je boekhouder terecht met vragen over belastingen
- Handig als je administratie complexer wordt, bijvoorbeeld bij groei of met internationale klanten
Cons
- Kosten kunnen oplopen: veel boekhouders rekenen een uurtarief die kan variëren tussen € 50 en € 120)
- Niet altijd direct inzicht in je cijfers: hangt af van de werkwijze van je boekhouder
- Facturen en bonnetjes vaak aanleveren via mail of gedeelde mappen, waardoor je snel zelf het overzicht verliest
- Je vergeet snel dat je als ondernemer altijd eindverantwoordelijk blijft voor een goede administratie
- Boekhouder is geen beschermde titel: je moet dus extra scherp letten op ervaring en kwaliteit
Mogelijkheid 2: online boekhoudprogramma voor freelancers gebruiken
Steeds meer freelancers gebruiken een online boekhoudsoftware om zelf hun administratie te doen. Je hoeft geen boekhoudexpert te zijn om dit soort programma's te gebruiken.
De voor- en nadelen van een online boekhoudprogramma
Pros
- Bespaart tijd en verkleint de kans op fouten in je facturen: minder handmatig invoeren
- Meestal goedkoper dan een boekhouder: zo heb je Shine vanaf € 11 per maand
- Facturen maken, versturen én verwerken in één systeem: in je eigen huisstijl, zonder losse tools
- Koppeling met je bank: geeft direct overzicht van je inkomsten en uitgaven
Cons
- Het kiezen van het juiste online boekhoudprogramma kan lastig zijn door het grote aanbod
- Zelf je boekhouding doen kan in het begin onzeker voelen (doe ik alles wel goed?)
- Bij complexere vragen heb je soms alsnog hulp van een boekhouder nodig
Tip! Een gratis boekhoudpakket is een perfecte manier om te ontdekken hoe een boekhoudprogramma werkt. Ga snel naar ons overzicht met de beste gratis boekhoudsoftware voor freelancers.
Mogelijkheid 3: de middenweg kiezen
Je kunt je boekhouder toegang geven tot je boekhoudprogramma. Zo doe je zelf de dagelijkse administratie, zoals het maken van facturen, het verwerken van bonnetjes en banktransacties, terwijl een professional met je meekijkt waar nodig.
Je boekhouder kan dan bijvoorbeeld:
- je btw-aangifte doen
- je jaaraangifte inkomstenbelasting verzorgen
- controles uitvoeren op je administratie
Bij Shine kun je e boekhouder of accountant eenvoudig toegang geven via een aparte admin- of accountant-login. Zo kies je een handige middenweg tussen alles zelf doen en alles uitbesteden.
Wil je weten wat voor jou de beste boekhoudsoftware is? Laat je inspireren door ons overzicht met de beste boekhoudsoftware voor freelancers.
Veelgestelde vragen
Niet per se. Als freelancer met een eenmanszaak kun je prima zelf je boekhouding doen, zeker als je administratie overzichtelijk is. Een boekhouder is dan vooral handig als je extra zekerheid wilt, weinig tijd hebt of hulp nodig hebt bij bijvoorbeeld de btw-aangifte of jaaraangifte.
Werk je als freelancer met een bv, dan is een boekhouder in de praktijk vaak wél nodig vanwege de complexere administratie en strengere regels. In alle gevallen blijft het een keuze die afhangt van jouw situatie en voorkeur.
Ja. Als freelancer ben je verplicht om een administratie bij te houden. Voor een eenmanszaak betekent dit dat je inkomsten, uitgaven en eventuele btw duidelijk vastlegt. De vorm is vrij: je hoeft geen uitgebreide jaarrekening te maken, zolang je administratie maar overzichtelijk en controleerbaar is.
Werk je als freelancer met een bv, dan gelden strengere eisen en is een uitgebreide boekhouding wél verplicht.
Ja, dat mag. Je hoeft geen opleiding of certificaat te hebben om je eigen boekhouding te doen. Met een online boekhoudprogramma kun je dit vaak eenvoudig zelf regelen. Wil je extra zekerheid, dan kun je altijd een boekhouder laten meekijken of specifieke taken uitbesteden.