Het boekjaar afsluiten klinkt misschien als een hoop gedoe, maar uiteindelijk valt het best mee, zeker als je een online boekhoudprogramma gebruikt en/of hulp krijgt van een boekhouder of accountant. Bovendien hebben we hieronder een handig stappenplan voor je om je op weg te helpen. 

Stap 1: Weet wanneer je de jaarafsluiting doet

Je hoeft het boekjaar niet om 23.55 uur af te sluiten met een oliebol in je mond. Maar wanneer dan wel? Je sluit het boekjaar af, als je weet dat er geen wijzigingen meer worden doorgevoerd voor het afgelopen boekjaar. 

Dit betekent bijvoorbeeld wanneer je geen facturen meer verzendt of aankopen doet. Sluit het boekjaar in ieder geval af, vóórdat je aangifte doet voor de inkomstenbelasting. Je hebt de gegevens van de jaarafsluiting namelijk nodig voor de aangifte.

Stap 2: Verzamel alle financiële administratie van het jaar

Voor het afsluiten van je boekjaar heb je de volgende gegevens nodig:

• alle verkoop- en inkoopfacturen
• bonnen van zakelijke uitgaven
• bankafschriften of gekoppelde banktransacties
• een kilometerregistratie (als dit van toepassing is)
• gegevens over zakelijke leningen, leasecontracten en investeringen, eventuele correcties (bijv. privégebruik auto, spullen of telefoon)
   

Werk je met een boekhoudprogramma? Dan kun je deze gegevens meestal eenvoudig terugvinden in rapportages of automatisch verwerken. Als je de boekhouding hebt uitbesteed, geef je je boekhouder toegang tot je software of zet je alles in één duidelijk overzicht.

Stap 3:  Controleer of alle boekingen volledig en juist zijn verwerkt

Check of al je boekingen, dus de registraties van al je financiële transacties zoals inkomsten en uitgaven, goed zijn verwerkt. Controleer hiervoor of:

• alle banktransacties zijn verwerkt en overeenkomen met het saldo op 31 december
• je btw-aangiftes van alle kwartalen zijn opgenomen in je administratie (inclusief betalingen of terugontvangsten)
• je facturatie klopt (alle facturen zijn geboekt, verzonden en gekoppeld aan betalingen)
• je alle zakelijke bonnen hebt geüpload en gekoppeld aan de juiste boeking of transactie
• je eventueel een beginbalans hebt ingevuld als je midden in het jaar bent gestart met een nieuw boekhoudpakket zoals Tellow

Laat bij twijfel je boekhouder meekijken. Als alles netjes geboekt is, voorkom je fouten of vragen tijdens de belastingaangifte.

Stap 4: Controleer veelvoorkomende correcties

Naast de standaard boekingen zijn er altijd een paar zaken die je extra moet controleren aan het eind van het jaar. Denk aan privégebruik van zakelijke spullen, voorraad die niet klopt of werk dat je al hebt gedaan maar nog moet factureren. 

Dit geldt voor zowel de inkomstenbelasting (bij eenmanszaak of vof) als de vennootschapsbelasting (bij een bv). 

Daarnaast zijn dit vaak ook situaties waarvoor je btw moet corrigeren, bijvoorbeeld als je spullen deels privé gebruikt. 

Let dus extra goed op de volgende punten bij je jaarafsluiting:

Privégebruik van zakelijke auto in 2025

Heb je meer dan 500 km privé gereden met een auto van de zaak? Dan moet je een bijtelling toepassen.  Dat betekent dat je een deel van de waarde van de auto optelt bij je winst, en daar betaal je inkomstenbelasting over.

De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van je auto. In 2025 zijn er 2 tarieven voor de bijtelling: 17% en 22%. 

Voor de btw: als je een zakelijke auto privé gebruikt, moet je ook een btw-correctie doen voor dit privégebruik. Dat betekent dat je eerder teruggevraagde btw deels moet terugbetalen. Dit doe je meestal via de vierdekwartaalaangifte.

Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2025

Gebruik je een privéauto, fiets of motor voor zakelijke ritten? Dan mag je in 2025 € 0,23 per kilometer van je winst aftrekken. 

Je mag in dat geval geen losse kosten aftrekken, zoals brandstof of parkeerkosten: alles zit in dat bedrag van € 0,23/km.

Voor de btw: je mag in dit geval géén btw aftrekken over kosten van een privéauto, ook niet gedeeltelijk.

Privégebruik van zakelijke spullen (zoals laptop, telefoon of internet)

Gebruik je zakelijke apparatuur ook privé? Dan moet je het privédeel uitsluiten van de zakelijke kosten én van de btw-aftrek. 

Alleen het deel dat je écht zakelijk gebruikt, mag je aftrekken van je winst én alleen van dat zakelijke deel mag de btw terugvragen. 

Bij de Belastingdienst vind je een actueel overzicht met zakelijke kosten die je mag aftrekken van de winst en de regels voor btw-aftrek.

Werk uitgevoerd, factuur nog niet verstuurd

Heb je eind 2025 nog werk geleverd dat pas in 2026 wordt gefactureerd? Dan hoort de omzet nog bij 2025. Boek dit als "nog te factureren omzet".

Voorraad controleren en waarderen

Heb je een fysieke voorraad? Tel deze op 31 december en vergelijk met de boekhouding. Pas eventuele verschillen aan.

Stap 5: Maak je winst- en verliesrekening

Een winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening genoemd) geeft een overzicht van je omzet, kosten en winst (of verlies) over 2025. Deze kun je vaak automatisch genereren met je boekhoudpakket.

De winst- en verliesrekening is belangrijk voor:

• je inkomstenbelasting (bij eenmanszaak of vof)
• de jaarrekening en vennootschapsbelasting (bij een bv),
• je eigen inzicht en besluitvorming voor het komende jaar

Laat je dit doen door een boekhouder? Zorg dan dat zij over alle gegevens beschikken en geef duidelijk aan of er nog bijzondere posten zijn (zoals investeringen, subsidies of privécorrecties).

Stap 6: Verwerk het resultaat in je boekhouding

Aan het eind van je boekjaar boek je de winst of het verlies weg:

• Bij een eenmanszaak of vof boek je de winst of het verlies naar de kapitaalrekening*.
• In een vof wordt de winst meestal verdeeld over de vennoten volgens de afgesproken verdeelsleutel. Die verdeling is zoals afgesproken in het vof-contract. Een gebruikelijke verdeling is 50/50 of naar verhouding van het aantal gewerkte uren.
• Bij een bv blijft de winst eerst in het eigen vermogen staan. Pas later wordt er formeel besloten wat er met die winst gebeurt, bijvoorbeeld uitkeren als dividend of reserveren voor toekomstige investeringen.

*De kapitaalrekening is een overzicht in je boekhouding die het eigen vermogen van jou (of de vennoten) in de onderneming weergeeft. 
Naast jouw deel van de winst of het verlies, staat op de kapitaalrekening bijvoorbeeld ook het geld dat je privé inbrengt (storting) en geld dat je uit de zaak haalt (opname).

Je boekhouder of accountant kan deze stap 6 voor je uitvoeren, of controleren of je alles correct hebt gedaan.

Stap 7: Maak (of laat maken) je jaarrekening of rapportages

Afhankelijk van je rechtsvorm en verplichtingen doe je het volgende:

• Als je een eenmanszaak of vof hebt hoef je geen officiële jaarrekening te maken, maar een rapport met je balans en winst- en verliesrekening is wél nodig voor je belastingaangifte en eventueel voor financiering of subsidieaanvragen.
• Als je een bv hebt, moet je een officiële jaarrekening opstellen en binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar aan de aandeelhouders voorleggen én deponeren bij de KvK.
• Gebruik je boekhoudsoftware of vraag je accountant om deze rapportages. Bewaar ze ook voor je eigen administratie (wettelijke bewaarplicht: 7 jaar).

Stap 8: Bereid je belastingaangifte voor

Zodra je cijfers compleet en gecontroleerd zijn, bereid je de belastingaangifte voor. Hiervoor doe je het volgende:

• Bereken hoeveel inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting je moet betalen (gebruik bijvoorbeeld de rekentool inkomstenbelasting van de KVK).
• Check of je nog in aanmerking komt voor aftrekposten (zoals zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling of KIA).
• Verzamel bewijsstukken voor je aangifte (zoals jaaroverzichten van bankrekeningen, verzekeringen, hypotheek, etc.).
• Stel de aangifte op of laat je boekhouder of belastingadviseur dit doen.

Let op: de deadline voor je inkomstenbelasting 2025 is 1 mei 2026. Uitstel aanvragen is mogelijk. 
De deadline voor vennootschapsbelasting is 1 juni 2026 bij een boekjaar dat eindigt op 31 december.

Stap 9: Sluit het boekjaar definitief af

Tot slot: sluit het boekjaar echt af in je administratie. In sommige boekhoudprogramma’s kun je het jaar “vastzetten” zodat er geen aanpassingen meer worden gedaan. Handig om fouten achteraf te voorkomen.

Laat eventueel nog een laatste check doen door je boekhouder of stel een checklist op voor jezelf. Daarna kun je met een gerust hart beginnen aan het nieuwe boekjaar.

Wil je de afsluiting nóg soepeler laten verlopen? Maak een terugkerend moment van je administratie: houd maandelijks alles bij, verwerk bonnen direct en stem regelmatig af met je boekhouder. Dan is je jaarafsluiting volgend jaar zo gepiept.