Je administratie goed op orde hebben: dat wil elke ondernemer. Vaak schakel je daarvoor een boekhouder of accountant in. Maar hoe geef je die op een veilige en overzichtelijke manier toegang tot je online boekhouding? 

De één werkt met een online boekhoudprogramma, de ander deelt documenten via een gedeelde map in bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox. Wat je ook gebruikt: veiligheid en controle staan voorop. In dit artikel lees je hoe je je boekhouder veilig en slim toegang geeft tot je administratie, zonder onnodige risico’s.
 

Voeg je boekhouder toe aan je boekhoudprogramma

Werk je met online boekhoudsoftware? Geef je boekhouder dan een eigen gebruikersaccount in plaats van je eigen wachtwoord en gebruikersnaam te delen. Je boekhouder toegang geven tot je online boekhoudprogramma is veiliger en zorgt voor meer overzicht dan je gebruikersnaam en wachtwoord delen. 

In Tellow Plus of Tellow Compleet kun je bijvoorbeeld onbeperkt gebruikers toevoegen. Zo houd je altijd de controle en kun je achteraf zien wie wat heeft gedaan.

Zorg voor veilige gedeelde mappen in de cloud

Gebruik je geen boekhoudprogramma? Of zijn er documenten die je buiten je boekhoudprogramma om wilt delen met je boekhouder? Een gedeelde map, bijvoorbeeld in Google Drive, Dropbox of Microsoft OneDrive, kan dan een veilige oplossing zijn. Let  wel op het volgende: 

• Deel nooit mappen via openbare links ('iedereen met de link'). Kies altijd voor persoonlijke toegang via het e-mailadres van je boekhouder, zodat jij precies weet wie wat kan zien en dat later ook weer kunt intrekken.
• Deel alleen specifieke mappen, geen hele Drive.
• Verwijder die toegang als je de samenwerking met je boekhouder stopzet.
• Versleutel privacygevoelige documenten of voorzie ze van een wachtwoord, vooral als ze BSN-nummers, bankgegevens of andere gevoelige info bevatten.
• Richt je mappen logisch in: per jaar, kwartaal of soort document. Dat helpt fouten voorkomen. 

Tip: veel boekhoudprogramma’s, zoals Tellow, bieden de mogelijkheid om direct documenten veilig te uploaden. Zo hoef je minder los te delen en blijft alles op één plek.

Kies wat je boekhouder kan zien of aanpassen

Als je je boekhouder toegang geeft tot je administratie, hoeft dat niet per se tot álles te zijn. Denk goed na over welke onderdelen relevant zijn, en welke juist privé of niet nodig zijn. In online boekhoudprogramma’s kun je vaak precies instellen wie wat mag doen. 

In Tellow kun je je boekhouder bijvoorbeeld toegang geven tot onderdelen als:

• Banktransacties en saldo
• Uitgaven en bonnen
• Verkoopfacturen en openstaande posten
• Btw-aangiftes
• Rapportages (zoals winst-en-verlies, balans of auditfiles)

Rechten in gedeelde mappen
Werk je niet met een boekhoudprogramma, maar deel je documenten via een gedeelde map in bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox? Ook dan kun je het toegangsniveau instellen:

• Of je boekhouder bestanden alleen mag bekijken
• Of je boekhouder alleen bestanden mag uploaden of wijzigen
• Of je boekhouder de map weer verder mag delen (liever niet)

Tip: Nodig je boekhouder altijd persoonlijk uit met zijn of haar e-mailadres. Deel geen mappen via een openbare link. Zo weet je precies wie toegang heeft en kun je dat eenvoudig weer aanpassen of intrekken.

Geef veilig inzicht in je online bankgegevens

Ook je bankgegevens maken deel uit van je online administratie, maar uiteraard deel je nooit de inloggegevens van je zakelijke rekening. Dat is niet nodig én onveilig. Er zijn veiligere manieren om je boekhouder toch inzicht te geven:

• Je bankmutaties versleuteld exporteren
  Exporteer je bijvoorbeeld je bankmutaties (bijvoorbeeld als CSV, PDF of auditfile) en upload deze als versleuteld document in je boekhoudprogramma of een gedeelde map in de cloud.
• Boekhouder alleen-lezen toegang geven voor je zakelijke rekening
  Bij veel banken kun je je boekhouder toegang geven tot je zakelijke rekening. Je kunt er dan voor kiezen om alleen-lezen toegang te geven, bijvoorbeeld om alleen je transacties te bekijken in plaats van ze ook uit te voeren.
• Veilig toegang geven via je online boekhoudprogramma
  Werk je met Tellow Compleet? Dan kun je je boekhouder op een veilige manier toegang geven tot je zakelijke rekening, zonder dat hij of zij bij je bank hoeft in te loggen.

Je boekhouder kan dan onder andere het volgende zien:

• Het overzicht van saldo en transacties
• Alle uitgaven (zakelijk, privé en nog te betalen)
• Verkoopfacturen, inclusief winst en openstaande bedragen
• Btw-overzichten
• Rapportages zoals balans en winst-en-verlies

Gebruik passkeys of tweefactorauthenticatie (2FA)

Of je nu werkt met boekhoudsoftware of je administratie deelt via een gedeelde map in de cloud: hoe je inlogt, maakt veel uit voor de veiligheid.

Passkey

Gebruik je boekhoudsoftware zoals Tellow? Dan kun je je account extra goed beveiligen met een passkey. Je logt dan in met biometrie (zoals je vingerafdruk of gezichtsherkenning) of een fysieke beveiligingssleutel. Het grote voordeel: je gebruikt geen wachtwoord dat gestolen of geraden kan worden. In Tellow kun je dit eenvoudig instellen via je beveiligingsinstellingen.

Tweefactorauthenticatie (2FA)
 

Gebruik je nog een gewoon wachtwoord? Zet dan tweefactorauthenticatie (2FA) aan. Je krijgt dan een extra inlogcode via een app (zoals Google Authenticator) of sms. Zelfs als iemand je wachtwoord kent, kunnen ze dan niet zomaar inloggen zonder die tweede code.
Werk je met Google Drive of Dropbox? Ook daar kun je 2FA aanzetten om je account extra te beveiligen en dat is sterk aan te raden als je gevoelige financiële documenten deelt.

Kortom: een paar minuten instellen = veel veiliger werken. En dat geeft jou en je boekhouder meer rust.

Vermijd openbare wifi: gebruik je mobiele telefoon als wifi-hotspot

Even snel iets uploaden of je boekhouder iets toesturen vanuit een café of trein? Doe dat liever niet via openbare wifi-netwerken. Die zijn vaak niet goed beveiligd en kunnen worden gehackt. Zelfs als je een VPN gebruikt is het niet 100% veilig. Zorg er dus voor dat je niet automatisch verbinding maakt met openbare wifi-netwerken.

Het beste is om gevoelige handelingen, zoals belastingaangifte of online bankieren, thuis of op kantoor doen.

Maar wil je toch onderweg iets delen, gebruik dan je eigen smartphone als mobiele wifi-hotspot. Daarmee maak je van je telefoon een persoonlijke internetverbinding, via je mobiele data. Dit doe je via de instellingen van je telefoon.

Wifi-hotspot instellen op je iPhone:

Ga naar Instellingen > Persoonlijke hotspot

Zet Sta anderen toe om verbinding te maken aan

Stel een sterk wachtwoord in (geen standaardwachtwoord!)

Wifi-hotspot instellen op je Android:

Ga naar Instellingen > Netwerk & internet > Hotspot en tethering
Kies Wi-Fi-hotspot

Zet aan en stel eventueel de netwerknaam en het wachtwoord in

Let op bij het gebruik van je mobiele telefoon als hotspot:

• Je verbruikt mobiele data van je bundel
• Zet de hotspot weer uit als je klaar bent
• Gebruik een sterk wachtwoord, en deel het niet zomaar

Stuur geen bonnetjes via WhatsApp

Een snelle app sturen met een foto van een bonnetje? Het lijkt handig, maar het is onveilig en onoverzichtelijk. Upload in plaats daarvan documenten direct in je boekhoudprogramma (zoals in de app van Tellow). Of gebruik een gedeelde, beveiligde map zoals Google Drive en versleutel privacygevoelige info.

Pas op voor phishing en spoofing

Als je informatie deelt met je boekhouder, kun je een doelwit worden van oplichters. Via phishing sturen ze valse berichten die lijken te komen van je boekhoudsoftware of je boekhouder. Ze vragen bijvoorbeeld om in te loggen, een betaling te doen of je gegevens te bevestigen.

Spoofing maakt dat geloofwaardiger: het bericht lijkt van een vertrouwd nummer of e-mailadres te komen.

Twijfel je? Let hierop:

• Klik nooit op links in e-mails of sms’jes, log altijd zelf in via de officiële site
• Geef nooit codes of inloggegevens via de telefoon door
• Neem onbekende telefoonnummers niet op, vooral geen buitenlandse
• Bel verdachte oproepen niet terug
• Wees alert op WhatsApp-fraude: oplichters kunnen zich voordoen als je boekhouder
• Neem bij twijfel zelf contact op met je boekhouder of softwareaanbieder
• Meld verdachte berichten bij de aanbieder van je boekhoudsoftware of je boekhouder, zodat anderen gewaarschuwd kunnen worden

Weet met wie je werkt: boekhouder is geen beschermd beroep

In Nederland mag iedereen zich boekhouder noemen, ook zonder diploma, ervaring of toezicht. Er is geen wettelijke bescherming van de titel. Dat betekent dat je als ondernemer zelf goed moet opletten met wie je samenwerkt.

Twijfel je of je met een goede boekhouder te maken hebt? Check dan het volgende:

• Is de boekhouder aangesloten bij een beroepsvereniging, zoals NOAB (voor boekhouders), RB (Register Belastingadviseurs) of NBA (voor accountants)? Dat geeft meer zekerheid over kennis en gedragscode.
• Heeft je boekhouder aantoonbare ervaring met ondernemers zoals jij? Bijvoorbeeld zzp’ers, kleine BV’s of eenmanszaken in jouw branche.
• Krijg je duidelijke uitleg over wat er gebeurt met je cijfers en aangiftes?
• Wordt er veilig en gestructureerd gewerkt? Bijvoorbeeld met gebruikersrechten, veilige bestandsdeling en duidelijke afspraken.

Andere boekhouder: zorg voor veilige overdracht

Ga je over naar een andere boekhouder, bijvoorbeeld omdat je groeit, andere wensen hebt of de samenwerking niet soepel loopt? 

Zorg dan voor een veilige en gestructureerde overdracht:

• Trek de toegang van je vorige boekhouder in (in je boekhoudsoftware of gedeelde map).
• Zorg dat je alle relevante documenten overdraagt: denk aan jaarrekeningen, btw-overzichten en openstaande posten.
• Geef je nieuwe boekhouder toegang via een persoonlijk gebruikersaccount of specifieke map met beperkte rechten.
• Controleer of machtigingen voor belastingaangiftes (zoals btw of VPB) nog kloppen en pas ze waar nodig aan.

Werk je met een online boekhoudprogramma zoals Tellow? Dan kun je makkelijk en veilig gebruikersbeheer regelen én houd je altijd overzicht over wie toegang heeft tot wat.

Andere boekhoudsoftware: zorg voor veilige overdracht 

Ook bij een overstap naar andere software is veilige toegang belangrijk. Je wilt immers geen gegevens kwijt of per ongeluk vertrouwelijke info op de verkeerde plek zetten. Let daarom op het volgende: 

• Exporteer je volledige administratie uit het oude systeem (bijvoorbeeld als auditfile, CSV of PDF).
• Importeer die in je nieuwe boekhoudprogramma. Veel tools bieden overstaphulp of koppelingen om dit soepel te laten verlopen.
• Laat je boekhouder meekijken om te controleren of alles goed is overgekomen.
• Richt direct gebruikersrechten goed in, zeker als je overstapt naar een pakket zoals Tellow, waarin je precies kunt instellen wie wat mag.

Een overstap is hét moment om je boekhouding veiliger en overzichtelijker te delen.

Hulp nodig? We denken graag met je mee 

Of je nu documenten deelt via Google Drive en wilt overstappen naar een online boekhoudprogramma zoals Tellow of al met een online boekhoudprogramma werkt: we denken graag met je mee. Wil je advies over wat bij jou past, hoe je een overstap regelt of hoe je veilig toegang instelt? Neem contact met ons op.