Als zzp’er ben je soms veel onderweg. Je gaat naar klanten, leveranciers, netwerkborrels of cursussen en al die kilometers kosten geld. Maar hoe zit het met het terugvragen of aftrekken van reiskosten als zelfstandig ondernemer in 2025? Welke regels gelden er, en hoe pak je het handig aan? Let's go!
Wat betekent reiskosten aftrekken precies?
Eerst even back to basic. Als ondernemer kun je reiskosten aftrekken. Dit betekent dat je al je reiskosten bijhoudt in je administratie en vervolgens:
- bij je aangifte inkomstenbelasting deze reiskosten aftrekt van je winst
- bij je btw-aangifte de betaalde btw over je reiskosten aftrekt van de btw die je moet betalen (btw terugvragen)
Waarom zou je reiskosten aftrekken?
Simpel: omdat je daarmee op twee manieren belastingvoordeel kunt krijgen:
- Je verlaagt je winst → je betaalt minder inkomstenbelasting.
- Je kunt btw terugvragen → je betaalt dan minder btw.
Maar let op: er zijn wel wat spelregels. En die hangen af van hoe je reist: met je eigen auto, een leaseauto, ov of zelfs een fiets.
Zakelijke reizen met je privéauto
Veel zzp’ers gebruiken hun eigen (privé)auto voor zakelijke ritten. Denk aan afspraken met klanten, netwerkborrels, beurzen of leveranciers. In dat geval blijft de auto privébezit, maar mag je wél een kilometervergoeding rekenen. Dit zijn de regels voor de inkomstenbelasting en btw:
- Inkomstenbelasting
Je mag in 2025 € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst. Dit verlaagt je belastbare winst, dus je betaalt minder inkomstenbelasting. - Btw
Omdat de auto privébezit is, mag je geen btw terugvragen over brandstof, onderhoud of andere autokosten, ook al zijn de ritten zakelijk.
Rekenvoorbeeld zakelijke reizen met privéauto
Je rijdt elke maand 1.200 kilometer voor zakelijke ritten: 1.200 km x € 0,23 = € 276 per maand aan kosten. Op jaarbasis is: 12 x € 276 = € 3.312 aftrekbaar van je winst.
Je krijgt hierdoor belastingvoordeel via de inkomstenbelasting, maar je kunt geen btw terugvragen.
Extra tip: Gebruik een app zoals RitMeter, Driversnote of een eenvoudige Excelsheet. Noteer altijd: datum, vertrekpunt, bestemming, afstand en het zakelijke doel van de rit. Zo voldoet je rittenadministratie aan de eisen van de Belastingdienst.
Auto van de zaak
Heb je je auto op naam van je bedrijf staan? Dan gelden er andere regels dan bij een privéauto. Je mag dan namelijk álle kosten rondom de auto opvoeren als zakelijke kosten. Dit zijn de regels voor de inkomstenbelasting en btw:
- Inkomstenbelasting
Je mag alle autokosten (exclusief btw) aftrekken van je winst: brandstof, onderhoud, verzekering, wegenbelasting, afschrijving en parkeerkosten. Daarmee verlaag je je winst → en dus je inkomstenbelasting. - Btw
Je mag ook de btw op deze kosten terugvragen, maar je moet een sluitende kilometeradministratie bijhouden waarin je precies bijhoudt hoeveel km je zakelijk en privé rijdt.
En rijd je meer dan 500 km per jaar privé met deze auto? Dan moet je een deel van de teruggevraagde btw corrigeren voor privégebruik.
De Belastingdienst hanteert als standaardcorrectie 2,7% van de cataloguswaarde (inclusief btw en bpm) bij gemengd gebruik, tenzij je het precieze privégebruik kunt aantonen met een rittenregistratie. Gebruik de rekentool van de Belastingdienst om uit te rekenen hoeveel btw je moet betalen bij privé-gebruik van een auto van de zaak.
Rekenvoorbeeld auto van de zaak
Stel : je hebt een auto met een cataloguswaarde van € 30.000 die je ook privé gebruikt en je hebt geen rittenadministratie voor het privégebruik.
Onderhoudskosten: € 600 incl. € 100 btw
Inkomstenbelasting
Onderhoud excl. btw: € 500 aftrekbaar
Bijtelling privégebruik: 22% van € 30.000 = € 6.600 bijtelling
Over die € 6.600 betaal je inkomstenbelasting (afhankelijk van je tarief, bv. 37% = € 2.442).
Btw
Terug te vragen: € 100 btw
Correctie privégebruik 2,7% van € 30.000 = € 810
Per saldo betaal je € 710 btw
Kosten openbaar vervoer
Reis je met trein, tram, metro of bus voor je werk? Dan mag je de kosten exclusief btw aftrekken van je winst bij de inkomstenbelasting.
Maar ook voor de btw zijn er mogelijkheden.
Btw aftrekken openbaar vervoer
Voor openbaar vervoer in Nederland geldt 9% btw. Je mag deze btw aftrekken als je een geldig vervoersbewijs hebt. Volgens de Belastingdienst geldt een vervoersbewijs als factuur, mits het de juiste gegevens bevat:
- Datum van het overzicht
- Naam van het vervoersbedrijf
- Datum van de reis
- Traject
- Btw-bedrag of gegevens waarmee je het btw-bedrag kunt berekenen
Extra tip: gebruik je een OV-chipkaart of een zakelijke betaalpas? Dan kun je vaak online een transactieoverzicht downloaden dat aan deze eisen voldoet.
Rekenvoorbeeld kosten openbaar vervoer
Je reist 4 keer per maand naar een opdrachtgever met de trein. Een retourticket kost € 18 inclusief 9% btw.
Per maand betaal je 4 × € 18 = € 72. Dit bedrag bestaat uit € 66,06 excl. btw (aftrekbaar van je winst voor de inkomstenbelasting) en € 5,94 btw (terug te vragen in je btw-aangifte).
Op jaarbasis is dat 12 × € 72 = € 864 incl. btw. Daarvan is € 792,66 aftrekbaar van je winst en kun je € 71,34 btw terugvragen, mits je een correct transactieoverzicht hebt.
Kosten vliegen of taxi
Ook als je reist per vliegtuig of taxi kun je kosten aftrekken, zolang het om een zakelijke reis gaat. Denk aan een conferentie, klantbezoek in het buitenland of een netwerkdag. Dit zijn de regels voor de inkomstenbelasting en de btw.
- Inkomstenbelasting
Vliegtickets, taxi’s en andere vervoerskosten zijn volledig aftrekbaar als de reis zakelijk is. - Btw
Vliegtickets: Hier zit meestal geen btw op → dus niets terug te vragen.
Taxi binnen Nederland: 9% btw → terug te vragen als je een bonnetje hebt.
Taxi in het buitenland: Buitenlandse btw is meestal niet terugvraagbaar via de Nederlandse aangifte.
Rekenvoorbeeld kosten vliegen of taxi aftrekken
Je vliegt naar Berlijn voor een zakelijke conferentie. Het vliegticket kost € 250 en is volledig aftrekbaar van je winst voor de inkomstenbelasting. In Berlijn neem je een taxi van € 40 met 7% Duitse btw. Deze € 40, dus inclusief btw, is aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. De Duitse btw kun je niet terugvragen.
In Nederland neem je voor vertrek een taxi naar Schiphol van € 35, waarvan € 2,89 btw. De ritprijs van € 32,11 (€ 35 exclusief btw) is aftrekbaar van je winst. De € 2,89 btw mag je terugvragen in je btw-aangifte.
Je privéfiets voor je bedrijf gebruiken
Veel zzp’ers gebruiken hun eigen fiets voor zakelijke ritten, bijvoorbeeld naar klanten, leveranciers of hun werkruimte. De fiets blijft privébezit, maar je mag wel een kilometervergoeding rekenen. Dit zijn de regels voor de inkomstenbelasting en btw.
- Inkomstenbelasting
Je mag € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst. Dit verlaagt je belastbare winst, net als bij een privéauto. - Btw
Omdat de fiets privébezit is, mag je geen btw terugvragen over onderhoud of reparatie, ook al gebruik je de fiets zakelijk.
Rekenvoorbeeld privéfiets zakelijk gebruiken
Je fietst elke maand 300 km zakelijk: 300 km x € 0,23 = € 69 per maand
Op jaarbasis kun je 12 x € 69 = € 828 aftrekken van je winst voor de inkomstenbelasting.
Deze methode is eenvoudig en voorkomt dat je de fiets moet opnemen in je administratie of bijtelling moet toepassen.
Fiets van de zaak
Gebruik je een (elektrische) fiets voor je werk, bijvoorbeeld voor klantenbezoek, koeriersdiensten of woon-werkverkeer naar je kantoorruimte? Dan kun je de fiets op de zaak zetten.
Er is wel een belangrijke voorwaarde: minstens 10% van alle gefietste kilometers moet zakelijk zijn. Is dat niet het geval, dan wordt de fiets fiscaal als privé beschouwd. Dit zijn de regels voor de inkomstenbelasting en btw:
- Inkomstenbelasting
Je mag afschrijving, onderhoud, accessoires en verzekering aftrekken als zakelijke kosten. Je mag ook de aanschafkosten van de fiets in meerdere jaren afschrijven. Elk jaar schrijf je maximaal 20% van de waarde af.
Je kunt daarnaast kosten voor lease, verzekering, reparatie en accessoires aftrekken.
Let op: gebruik je de fiets ook privé? Dan moet je een bedrag bij de winst tellen voor privégebruik. Die bijtelling is 7% van de adviesprijs van de fiets per jaar. Je hoeft geen kilometers te registreren. - Btw
Je mag btw terugvragen op de kosten, maar alleen voor het zakelijke deel van het gebruik. Gebruik je de fiets ook privé? Dan moet je een deel van de btw corrigeren of bijtelling toepassen.
Extra tip: investeringsaftrek
Koop je een (dure) fiets van de zaak? Dan kun je soms gebruikmaken van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) – een extra aftrekpost bovenop de normale kosten.
Gaat het om een milieuvriendelijke fiets (zoals een elektrische bakfiets of speed pedelec)? Dan kom je misschien ook in aanmerking voor milieu-investeringsaftrek.
Rekenvoorbeeld fiets van de zaak
Je koopt een e-bike van € 2.400 (inclusief 21% btw = € 415,70). Je gebruikt de fiets 70% zakelijk → je mag 70% van de btw (dus € 291) terugvragen. Voor de inkomstenbelasting schrijf je in 5 jaar af: € 480 per jaar aan kosten. Jaarlijks moet je eventueel een correctie toepassen voor het privégebruik.
Welke reiskosten mag je niet aftrekken?
Er zijn ook valkuilen. Niet alle reiskosten zijn automatisch aftrekbaar. Hieronder de belangrijkste uitzonderingen:
- Woon-werkverkeer: hoe zit het echt?
Er is vaak verwarring over woon-werkverkeer voor zzp’ers. Even helder op een rij. Voor de inkomstenbelasting is de regel als volgt: rijd je vanuit huis naar een vaste werkplek, zoals een coworking space? Dan telt dat als een zakelijke rit. Je mag dus € 0,23 per kilometer aftrekken van je winst.
Voor de btw wordt woon-werkverkeer gezien als privégebruik. Je mag dus geen btw terugvragen over kosten die hiermee samenhangen (zoals brandstof of onderhoud).
Let op dit onderscheid, want het geldt ook als je je auto op de zaak hebt staan en een deel privé rijdt. - Vakantiereizen of privéomwegen
Reis je op vakantie of maak je een omweg voor privézaken? Dan mag je alleen het deel dat écht zakelijk is, aftrekken. De rest valt onder privégebruik en is dus niet aftrekbaar. - Parkeer- of verkeersboetes
Boetes zijn nooit aftrekbaar. Ook niet als je onderweg was naar een klant of een zakelijke afspraak. - Ritten zonder zakelijk doel
Reed je naar de bouwmarkt voor iets persoonlijks of langs de supermarkt tijdens werktijd? Dan mag je die kilometers niet opvoeren als zakelijke rit. Alleen ritten met een aantoonbaar zakelijk doel zijn aftrekbaar. - Geen bewijs of administratie
Kun je geen bonnetje, ov-transactie of ritregistratie laten zien? Dan loop je het risico dat de Belastingdienst je aftrek weigert. Zorg dus altijd voor goede onderbouwing.
Inkomstenbelasting vs. btw: overzicht per vervoersmiddel
Wil je snel per vervoersmiddel zien of en hoeveel zakelijke kosten je kunt aftrekken? Hier een handig overzicht:
Boekhoudtips voor je reiskosten
- Zet elke maand je kilometers in je boekhoudprogramma of Excelsheet.
- Bewaar ov-bonnen of download je reishistorie.
- Maak duidelijke omschrijvingen: wat was het doel van de rit?
- Bonnetjes scannen? Gebruik apps zoals die van Tellow by Shine of Exact Online.
- Rijd je vaak voor verschillende klanten? Maak aparte tabjes per opdrachtgever.
Vragen? Neem contact met ons op
Twijfel je of een bepaalde reis aftrekbaar is? Of wil je weten hoe je je reiskosten het beste kunt verwerken in je boekhouding? Neem contact met ons op.