Als ondernemer wil je natuurlijk niet te veel belasting betalen. Daarom is het handig om te weten hoe en wanneer je btw kunt terugvragen, óók als je je belastingaangifte uitbesteedt.
Btw terugvragen betekent: je trekt alle btw over je zakelijke aankopen af van alle btw die je aan klanten in rekening hebt gebracht.
Het wordt dus ook wel btw aftrekken genoemd.
Heb je meer btw betaald dan ontvangen, dan krijg je geld terug. Heb je meer ontvangen dan betaald…juist, dan moet je dus betalen.
Lees hieronder meer.
- Btw terugvragen gaat via je btw-aangifte
- Btw over zakelijke uitgaven mag je terugvragen
- Zorg voor bewijs dat uitgave echt zakelijk is
- Andere regels voor btw over gemengde kosten (privé en zakelijk)
- Boekhoudsoftware maakt btw terugvragen makkelijker
Eerst even back to belasting-basics
Btw staat voor: belasting over de toegevoegde waarde. Het komt bovenop de prijs van de meeste producten en diensten. Als ondernemer reken je btw aan je klanten, maar betaal je ook btw over je eigen zakelijke aankopen. Btw wordt ook wel omzetbelasting genoemd.
In Nederland gelden in 2026 drie btw-tarieven:
Hoe vraag je btw terug?
Btw terugvragen doe je via je normale btw-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk, je eigen boekhoudsoftware of je boekhouder. Btw-aangifte doe je meestal per kwartaal, dus één keer in de drie maanden.
Om btw terug te vragen, vul je in de aangifte in aan hoeveel btw je in rekening hebt gebracht aan je klanten en hoeveel btw je hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil betaal je of krijg je terug.
Ben je ondernemer voor de btw, maar gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)?
In dat geval reken je geen btw aan klanten en kun je ook geen btw terugvragen.
Btw terugvragen vóór of na betaling?
Mag je btw over een aankoop al terugvragen als je een factuur nog niet hebt betaald? Meestal wel. Dat hangt af van het stelsel dat voor jouw onderneming geldt.
Factuurstelsel (meest voorkomend)
Je mag btw terugvragen zodra je een factuur hebt ontvangen, ook als je die nog niet hebt betaald. Andersom moet je btw over je eigen verkoopfacturen ook meteen aangeven, zelfs als je klant nog niet heeft betaald.
Kasstelsel
Je mag btw pas terugvragen nadat je de factuur daadwerkelijk hebt betaald. Ook draag je btw over je verkopen pas af wanneer je het geld van je klant hebt ontvangen. Dit stelsel geldt vooral voor sectoren waar direct wordt afgerekend, zoals horeca, winkels en kappers.
In de meeste gevallen geldt automatisch het factuurstelsel, tenzij jouw branche onder het kasstelsel valt.
Zakelijke kosten waarover je btw mag aftrekken
Over veel zakelijke uitgaven kun je btw terugvorderen, zolang ze voor je onderneming zijn gemaakt.
Kantoor en apparatuur
- Laptop, telefoon en accessoires
- Bureau, stoel en kantoorinrichting
- Printer en kantoorbenodigdheden
- Software en online tools
Bedrijfsvoering en groei
- Website, hosting en domeinnaam
- Online advertenties en marketing
- Zakelijke abonnementen
- Boekhouder, adviseur of coach
Materialen en voorraad
- Producten die je doorverkoopt
- Grondstoffen
- Verpakkingsmateriaal
Zakelijke diensten
- Inhuur van freelancers
- Opleidingen en trainingen (met btw)
- Zakelijke verzekeringen met btw
Vervoer en reizen
- Brandstof voor zakelijke ritten
- Openbaar vervoer voor werk
- Parkeerkosten
Wanneer je de btw over zakelijke kosten wilt terugvragen, moet je wel kunnen laten zien dat de uitgave echt voor je bedrijf is gedaan en niet (of niet alleen) voor privégebruik.
De Belastingdienst moet, als dat nodig is, kunnen begrijpen waarom deze kosten bij jouw onderneming horen.
Dat doe je bijvoorbeeld met een factuur op naam van je bedrijf, een duidelijke omschrijving van de aankoop en, bij gemengd gebruik, een onderbouwing van het zakelijke deel, zoals een kilometerregistratie of een zakelijke motivatie.
Kosten die je deels mag aftrekken (gemengd gebruik)
Gebruik je zakelijke aankopen ook privé? Dan is er sprake van gemengd gebruik. Je mag in dat geval niet automatisch alle btw terugvragen.
De Belastingdienst kent bij gemengd gebruik drie manieren om met de btw om te gaan:
- Je trekt geen btw af
- Je trekt alleen btw af over het zakelijke deel
- Je trekt eerst alle btw af en betaalt later btw over het privégebruik
Welke van deze mogelijkheden geldt, hangt vooral af van wat je hebt gekocht.
Is het een investeringsgoed of valt het onder overige goederen en diensten?
Investeringsgoederen
Sommige aankopen gebruik je meerdere jaren in je bedrijf. Dit noemt de Belastingdienst investeringsgoederen. Denk aan:
een bedrijfspand
een auto van de zaak
een computer of andere duurzame apparatuur
Gebruik je zo’n aankoop ook privé, dan moet je kiezen hoe je deze voor de btw behandelt:
je rekent de aankoop volledig tot je privévermogen → je trekt geen btw af
je rekent de aankoop volledig tot je bedrijfsvermogen → je trekt alle btw af en betaalt later btw over het privégebruik
je rekent de aankoop deels tot je bedrijfsvermogen → je trekt alleen btw af over het zakelijke deel
Je hoeft hiervoor geen formulier in te vullen. Het is voldoende dat uit je administratie blijkt welke keuze je hebt gemaakt. Dat zie je bijvoorbeeld aan hoeveel btw je terugvraagt en hoe je de aankoop in je administratie opneemt. Een factuur op naam van je bedrijf helpt om te laten zien dat de aankoop bij je onderneming hoort.
Overige goederen en diensten
Voor gewone kosten en kleinere aankopen — zoals een bureaustoel, internet of schoonmaak — kies je meestal niet tussen privé of zakelijk vermogen. Hier kijk je simpelweg naar hoeveel je het zakelijk gebruikt. Je mag dan alleen de btw aftrekken die hoort bij het zakelijke deel.
De Belastingdienst verwacht dat je dit zo goed mogelijk inschat. Blijkt later dat je het anders gebruikt dan gedacht, dan moet je de aftrek aanpassen.
In de praktijk kom je gemengd gebruik vooral tegen bij zaken zoals vervoer, communicatie en werken vanuit huis. Hieronder een paar voorbeelden.
Auto met privégebruik
Gebruik je een auto zowel zakelijk als privé, dan moet je btw corrigeren voor het privédeel. Dat kan op basis van een kilometerregistratie of via een vaste forfaitaire regeling. Je mag dus niet alle btw op autokosten terugvragen als je ook privé rijdt.
Telefoon en internet
Gebruik je je telefoon of internetverbinding ook privé, dan mag je alleen het zakelijke percentage van de btw aftrekken. Kun je bijvoorbeeld aannemelijk maken dat 70% zakelijk is, dan trek je 70% van de btw af.
Thuiswerkplek
Werk je vanuit huis, dan vallen veel kosten onder gemengd gebruik. Denk aan een bureaustoel, energie of onderhoud van de woning. Apparatuur die je uitsluitend zakelijk gebruikt kan volledig aftrekbaar zijn, maar kosten die de hele woning betreffen zijn meestal slechts gedeeltelijk aftrekbaar.
Je koopt een bureaustoel voor € 315 inclusief € 66 btw. Je gebruikt de stoel ongeveer voor de helft privé en voor de helft zakelijk.
Betaalde btw: € 66
Zakelijk gebruik: 50%
Btw die je mag aftrekken: € 33
De andere helft hoort bij privégebruik en mag je niet terugvragen.
Kosten waarover je geen btw mag aftrekken (2026)
Over sommige uitgaven kun je geen btw terugvragen, bijvoorbeeld:
Eten en drinken in horeca
Representatiekosten zoals luxe relatiegeschenken
Privé-uitgaven
Boetes en naheffingen
Kosten zonder geldige factuur
Ook als je leverancier geen btw rekent (bijvoorbeeld door de kleineondernemersregeling), kun je niets terugvragen.
Zakelijke aankopen in het buitenland
Koop je producten of diensten in het buitenland, dan gelden andere btw-regels.
Binnen de EU
Vaak wordt de btw verlegd naar Nederland. Je geeft de btw zelf aan in je aangifte en trekt die tegelijk af.
Buiten de EU
Bij import betaal je btw bij de douane of via een verleggingsregeling. Deze btw kun je meestal terugvragen.
Buitenlandse diensten
Bij digitale diensten of software uit het buitenland wordt de btw vaak naar jou verlegd. Ook hier geef je de btw aan en trek je die af.
Btw terugvragen vraagt om goede administratie
Om btw te kunnen terugvragen moet je administratie op orde zijn.
Correcte facturen
Een geldige factuur bevat onder andere:
Naam en adres van de leverancier
Jouw bedrijfsgegevens
Factuurdatum en nummer
Btw-bedrag en tarief
Omschrijving van de aankoop
Bewaar bonnetjes
Digitale kopieën zijn toegestaan, zolang ze leesbaar blijven.
Onderbouwing van zakelijk gebruik
Bij gemengd gebruik moet je kunnen uitleggen welk deel zakelijk is, bijvoorbeeld met:
een kilometerregistratie
een gebruiksschatting
een berekening voor een thuiswerkplek
Btw terugvragen met boekhoudsoftware
Je btw-administratie handmatig bijhouden kan, maar kost tijd en vergroot de kans op fouten. Veel ondernemers gebruiken daarom boekhoudsoftware, vaak gekoppeld aan hun zakelijke rekening.
Goede software helpt je om:
Bonnetjes direct te scannen en verwerken
Zakelijke uitgaven automatisch te categoriseren
Btw correct te berekenen
Altijd inzicht te houden in wat je moet betalen of terugkrijgt
Snel en eenvoudig btw-aangifte te doen
Ook als je je administratie uitbesteedt, geeft dit meer overzicht en controle. Bovendien heb je boekhoudsoftware die speciaal ontwikkeld is voor kleine ondernemers, zoals Shine, waarbij je ook je boekhouder toegang kunt geven.
Meer info
Behalve btw terugvragen, zijn er nog meer manieren om te voorkomen dat je als ondernemer te veel belasting betaalt. Heb je per ongeluk meer dan € 1000 te veel btw aangegeven (ja, die dingen gebeuren soms!) dan kun je -of beter gezegd - dan moet je een btw-suppletie doen.
En ook bij de inkomstenbelasting is het belangrijk om even goed op te letten. Als ondernemer mag je namelijk bepaalde kosten aftrekken van je winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Bekijk de fiscale aftrekposten die zzp'ers vaak vergeten. Of check hier welke reiskosten je mag aftrekken.
Nadat je je btw-aangifte hebt ingediend, beoordeelt de Belastingdienst je aangifte. Als je recht hebt op een teruggaaf, ontvang je meestal binnen 8 weken een brief waarin staat dat je btw terugkrijgt.
Het geld wordt vervolgens meestal binnen 1 week na de datum van die brief op je rekening gestort.
Nee. Btw terugvragen gebeurt automatisch via je btw-aangifte. Je vult daarin in hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en hoeveel btw je hebt betaald over zakelijke kosten. Heb je meer btw betaald dan ontvangen, dan krijg je het verschil terug. Je hoeft dus geen aparte aanvraag te doen.
Ja, in de meeste gevallen wel. Je mag de btw al terugvragen zodra je een geldige factuur hebt ontvangen en de kosten zakelijk zijn — ook als je de factuur nog niet hebt betaald.
Dit komt doordat de btw-aangifte meestal is gebaseerd op facturen, niet op betalingen.