Sådan laver du en fejlfri faktura: Hvad skal din faktura indeholde?

Når du arbejder som selvstændig eller freelancer, er fakturaen et vigtigt element at have styr på i din forretning. Den fungerer nemlig ikke kun som betalingsgrundlag for din kunde, men også et juridisk dokument, som skal leve op til en række krav. Heldigvis er reglerne klare, og når du først har styr på dem én gang, bliver det hurtigt rutine.

Her får du en enkel guide til, hvad en faktura skal indeholde, og hvordan du sikrer, at den bliver gyldig, professionel og let for dine kunder at forstå.

Hvilke krav er der til en faktura?

Det kan være svært at have det fulde overblik over, hvad det lige præcist er en faktura skal indeholde. I Danmark er der dog klare krav til, hvilke punkter der skal fremgå i en faktura, for at den lever op til standarden fra SKAT. Disse punkter består af: 

• Afsender (navn, adresse, CVR)

Fakturaen skal tydeligt vise, hvem der udsteder den. Hvis du har CVR-nummer eller virksomhedsnavn, skal det stå her.

• Modtager (navn, adresse, CVR hvis relevant)

Kundens navn, adresse og CVR-nummer, hvis kunden er en virksomhed. Det sikrer, at fakturaen er korrekt adresseret og kan bruges i kundens bogføring.

• Unikt fakturanummer

Alle fakturaer skal nummereres i løbende rækkefølge, så der ikke mangler numre.

Det gør det muligt at holde styr på regnskabet og er vigtigt ved en eventuel kontrol.

• Fakturadato og leveringsdato

Fakturadato: den dag, du udsteder fakturaen

Leveringsdato: den dag ydelsen eller varen blev leveret

Hvis de to datoer er ens, angiver du blot fakturadato.

• Beskrivelse af leverancen

Kunden skal præcist kunne se, hvad de betaler for. Det kan fx være:

“Konsulenttimer.”

“Materialer”

“Bukser”

•  Prisen – inkl. enhedspris, antal og samlede beløb

Kunden skal kunne se præcist hvad varen eller ydelsen koster. Her angives både:

Enhedspris

Antal timer / produkter

Det samlede beløb, eks. moms.

• Moms (hvis relevant)

Hvis du er momsregistreret, skal du tillægge 25% moms oven i købsprisen samt angive momssatsen- og beløbet tydeligt på fakturaen. 

• Totalbeløb inkl. moms

Det samlede beløb for varen eller ydelsen, både før og efter moms:

“Subtotal (Beløb eks. moms)”

“Moms (procent samt del af samlede beløb)”

“Total (samlede beløb inkl. moms)”

• Betalingsoplysninger

Angivelse af betalingsmuligheder, eksempelvis kontonummer, Mobilepay mm. Derudover skal der også angives en dato for betalingsfrist.

Forenklet faktura: hvornår kan du lave sådan en?

En forenklet faktura er en forenklet version af en almindelig (fuld) faktura, som du må udstede når salgsbeløbet er under 3000 kr. til virksomheder, eller under 5000 kr til privatpersoner.

Hvis du f.eks. er grafisk designer og sælger en mindre opgave til en privatkunde for 1.500 kr., kan du nøjes med at udstede en forenklet faktura. Det samme gælder, hvis du driver en webshop og sælger et produkt til en privatperson — her er en fuld faktura som udgangspunkt ikke nødvendig.

Selvom den er “forenklet”, er der stadig krav til oplysninger. Minimumskravene er:

• Dit virksomhedsnavn og registreringsnummer (CVR/SE-nr.).

• Et fortløbende fakturanummer.

• Fakturadato (dato for udstedelse).

• Beskrivelse af varen eller ydelsen (arten af leverancen, og hvis relevant antal eller omfang).

• Det samlede beløb (pris).

• Momsbeløbets størrelse - moms skal være tydeligt angivet, medmindre du er moms-fritaget.

Der er altså en del af punkterne fra den fulde version af en faktura, som du kan undlade ved at benytte den forenklede faktura, såfremt dette er muligt for den gældende handel. 

Automatiser faktureringen med et fakturaprogram

Selvom det er vigtigt at kende kravene til en korrekt faktura, behøver du ikke udstede dem manuelt. Et regnskabs- eller fakturaprogram som Shine kan gøre hele processen både hurtigere og mere sikker. De fleste systemer sørger automatisk for løbende fakturanumre, korrekte momsberegninger, gemte kundedata og professionelt layout. Så undgår du risikoen for fejl, som kan koste tid og frustration.

For mange selvstændige bliver fakturering pludselig meget nemmere, når et program tager sig af formalia, og du kan i stedet fokusere på det, du er bedst til: at drive din virksomhed.