Freelancer? Sådan holder du styr på momsen

Livet som freelancer er fyldt med frihed i en hverdag hvor du selv skaber strukturen, og hvor to dage sjældent er ens. Men det frie freelance-liv handler også om fakturaer, momsregnskab og bogholderi. Det kan være uoverskueligt at tage hul på, men heldigvis er der genveje til at gøre administration lettere, så du kan bruge din tid på det, du allerhelst vil: din forretning. 

Du har taget springet, sagt dit job op og valgt en ny hverdag til: freelancelivet. Én ting er at se sin drøm blive til virkelighed. Noget andet er at opdage, at administration og regnskab udgør en stor del af din arbejdstid som freelancer. Tid, du som enhver anden ildsjæl hellere vil bruge på at pleje din forretning, gøre ideer til virkelighed og skabe nye relationer. 

Det gælder om at holde tungen lige i munden og finde en arbejdsstruktur, der passer til dig, så du både prioriterer det nødvendige og det sjove. I bund og grund handler det om at få indarbejdet vaner, der gør det lettere for dig på den lange bane. Måske har du det bedst med at registrere dine bilag med det samme, måske vil du hellere sætte en månedlig dag af til at få styr på dine udgifter og indtægter. 

Moms tager tid: kom godt fra start

Først og fremmest er det vigtigt at slå fast, at økonomi og administration er vigtige dele af livet som iværksætter, selvstændig eller freelancer. Det er dig, der er ene-ansvarlig for at holde styr på regnskabet, du skal vide, hvor meget moms, du skal betale og hvor meget moms, andre betaler til dig. Et regnestykke, du skal aflevere i et fyldestgørende momsregnskab hvert eneste år. Det er lovpligtigt, det er tungt, og ja: det tager tid. Heldigvis kan gode vaner hjælpe dig et godt stykke ad vejen.

Seks tips til gode vaner:

1. Sæt tid af til dit regnskab hver måned. Læg faste dage ind i din kalender flere måneder frem, så du husker det.
2. Læg et budget, så du ved, hvor mange penge, du har – og hvad du kan bruge
3. Gennemgå alle bevægelser på din bankkonto, sørg for at de også er i dit regnskab og tjek, at du har gemt og registreret alle bilagene.
4. Tag billeder af dine kvitteringer og husk at skrive på dem, hvad indkøbet er til, f.eks. ”Indkøb til møde med XYZ”.
5. Hold øje med, om dine fakturaer bliver betalt til tiden. Hvis betalingen mangler, så kontakt kunden og følg op. Kommer pengene stadig ikke, så tag fat i din bankrådgiver eller en erhvervsrådgiver, f.eks. fra din kommunes erhvervsafdeling.
6. Spørg om hjælp! Der er masser af grupper, både fysisk og online, for freelancere. Mange har stået i samme situation som dig. Måske har din fagforening en freelancegruppe, du kan koble dig på?

Skab overblik over fakturaer og bilag med et regnskabsprogram

Hvis du vælger at bruge et regnskabsprogram, får du mange genveje med i købet, og det hele bliver lidt lettere. De fleste onlineprogrammer har en struktur, der gør det let at opdele dit regnskabsår i kvartaler. Som nystartet virksomhed betaler du moms hvert kvartal, men efter nogle år, kan du betale hvert halve år. Der er også skabeloner til fakturaer, så du fremstår professionel og skarp i alt, du sender ud.

Fordele ved at bruge et regnskabsprogram

• Design dine fakturaer med programmets skabeloner
• Du får overblik over dit salg og dermed din omsætning
• Købs- og salgsmoms bliver automatisk registreret
• Du kan let uploade kvitteringer for køb
• Du får adgang til online support og FAQ

Bruger du et regnskabsprogram, bliver der automatisk lagt moms på de rigtige ydelser på din faktura. Og når du opretter eller uploader et bilag for en udgift, er der i systemet oprettet forskellige varegrupper, der gør det let at overskue, om det er med eller uden moms. Så snart du har uploadet dit bilag, er det en del af regnskabet. Du skal altså ikke selv sidde og udregne satser, procentandele og købs- eller salgsmoms.

Købsmoms + salgsmoms = momsregnskab

For ja. Der er forskel på momsen. Du tænker måske ikke så meget over det, men det er vigtigt at holde øje med både købs- og salgsmoms. Når du som momsregistreret virksomhed sælger en ydelse eller en vare, opkræver du salgsmoms. Køber du til gengæld noget fra andre virksomheder, er det dig, der betaler moms; den såkaldte købsmoms. Det er dét beløb, du kan trække fra i dit momsregnskab. Køber du mere, end du sælger, får du penge tilbage fra SKAT. Som tommelfingerregel skal de to beløb gerne være så tæt på hinanden som muligt.

Hvad er momsfritagelse?

Men er der moms på alle freelance-ydelser? Det kommer an på, hvordan du bliver betalt, hvor meget du arbejder, og hvilken type ydelse, du sælger. Har du f.eks. hel- eller deltidsansættelse som vikar, timelønnet eller freelancer, hvor du får løn fratrukket A-skat, skal der aldrig opkræves moms.

Mange varer eller ydelser er med moms. Men ingen regel uden undtagelse. Det er her, momsfritagelse kommer ind i billedet. Momsfritagelse er relevant for dig, der underviser, tilbyder sundhedsbehandlinger og dig, der har en kunstnerisk virksomhed som musik, skulptur-arbejde og kunstmaleri. I stedet for at betale og opkræve moms, skal freelancere i disse grupper betale det, der hedder lønsumsafgift.

Hvilke ydelser er momsfritaget?

• Journalistik
• Forfattervirksomhed
• Bestemte former for oversættelsesydelser
• Sundhedsbehandlinger
• Undervisning
• Kunstnerisk virksomhed (skulptører, malere, musikere mv.)

Der er mange gråzoner i dette felt, og det er derfor en god idé at tjekke op ved SKAT, hvis du er det mindste i tvivl.

Din bogholder kan også være med

Nogle vælger at betale en bogholder for at udføre og gennemgå regnskabet, mens andre har det bedst med at styre det hele selv. Hvis du har hyret en bogholder til at hjælpe dig med økonomien, kan vedkommende også let få adgang til dit regnskabsprogram. Og nå ja, udgifter til en bogholder kan naturligvis indgå i dit regnskab, og momsen trækkes fra. 

Husk at gemme dine regnskaber!

Som freelancer eller selvstændig skal du opbevare dit momsregnskab i fem år, så du kan udlevere det til myndighederne, hvis de beder om det. Og ja, den regel gælder også, hvis du lukker din virksomhed. Er du en virksomhed, der har med ejendomshandler at gøre, så skal du gemme dit regnskab i 10 år.