Een klant betaalt te laat en ineens zit je krap bij kas. Je hebt het misschien weleens meegemaakt. En de rekeningen blijven gewoon binnenkomen. Late betalingen zijn helaas een risico voor zzp’ers en kleine bedrijven. Wat doe je bij een late betaling en hoe voorkom je ze? Lees het hier en houd je cashflow gezond.

Ken de wettelijke betaaltermijnen

De betaaltermijnen zijn wettelijk vastgelegd. Dus zelfs als je niets hebt afgesproken met je klant, zijn er betaaltermijnen waar de klant zich aan moet houden. Als je geen betalingstermijn hebt afgesproken, is de maximale betalingstermijn 30 dagen. De betalingstermijn gaat in op de dag dat de factuur is ontvangen. 

Wat doe je als een klant niet op tijd betaalt?

Je ontdekt dat een klant een bepaalde factuur nog niet heeft betaald. Wat doe je?

1. Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering

Soms is het gewoon een misverstand of administratieve fout. Even een vriendelijk mailtje sturen, een bericht in Slack of Teams, of zelfs een appje of telefoontje kan al veel oplossen.

Afhankelijk van de relatie die je hebt met je klant, hoeft het geen formele brief te zijn. 

Let ook op het kanaal. Sommige mensen reageren sneller via een app of Slack dan via e-mail.  Zorg wel dat je een bewijs bewaart van verzending.

2. Geen reactie? Verstuur een aanmaning

Een aanmaning is iets anders dan een eerste herinnering: het is een schriftelijke betalingsherinnering die wat zakelijker en dringender van toon is. 

Je informeert je klant in een aanmaning ook duidelijk over de gevolgen van het uitblijven van betaling. 
In een aanmaning zet je onder andere het volgende:

• Factuurnummer
• Datum van eerdere herinnering(en)
• Factuurbedrag
• Wettelijke rente
• Incassokosten (zie de wettelijke percentages hieronder)
• Termijn waarbinnen alsnog betaald moet worden
   

De toon hoeft niet ineens heel formeel te zijn, als je normaal gesproken ook niet formeel met je klant communiceert. Maar een aanmaning moet wel duidelijk en zakelijk zijn. 

Je stelt in feite een laatste redelijke termijn voor voordat je verdere stappen onderneemt, zoals het inschakelen van een incassobureau.

3. Schakel een incassobureau of juridische hulp in

Negeert een klant je betalingsherinneringen en aanmaningen? Dan wordt het tijd om een incassobureau in te schakelen of juridische hulp. 

Als het om een standaard factuur gaat en de zaak niet heel ingewikkeld is, voldoet een incassobureau. Bij grote bedragen of discussie over de factuur kan juridische hulp handiger zijn.

Bij zakelijke klanten mag je direct na het verstrijken van de betalingstermijn al een incassobureau inschakelen. Zij kunnen eventueel ook aanmaningen voor je versturen. Maar daar zijn uiteraard wel kosten aan verbonden. 

Bij consumenten moet je eerst een betalingsherinnering of aanmaning sturen met 14 dagen betaaltermijn zonder bijkomende kosten.

Voorkom late betalingen

Voorkomen is beter dan genezen. Veel cashflowproblemen zijn te voorkomen met goede afspraken en een strakke administratie.

1. Zet duidelijke betalingstermijnen op je facturen
   Liefst 14 of 30 dagen, en bespreek dit vooraf met je klant.
2. Vraag een aanbetaling bij grote opdrachten
   Zo voorkom je dat je alle kosten moet voorschieten.
3. Gebruik automatische herinneringen
   Met slimme boekhoudsoftware kun je automatische reminders instellen. Dan hoef je er zelf niet steeds achteraan.
4. Check nieuwe klanten vooraf
   Bij grote bedragen is het slim om de kredietwaardigheid van nieuwe klanten te controleren. Je kunt bijvoorbeeld het Handelsregister van de KVK raadplegen of het Centraal Insolventieregister of een kredietrapport opvragen bij gespecialiseerde bureaus.

Richt een goede debiteurenadministratie in

Een overzichtelijke administratie helpt je om sneller te reageren op openstaande facturen.

1. Werk met een actueel overzicht
   Bijvoorbeeld in Excel of een boekhoudtool: factuurnummer, klant, bedrag, verzenddatum, betalingstermijn en status.
2. Automatiseer je facturatie
   Facturen automatisch versturen verlaagt de kans op fouten.
3. Zorg voor een vast opvolgsysteem
   Bijvoorbeeld:
   Dag 1 na vervaldatum: vriendelijke herinnering
   Dag 7: formele aanmaning
   Dag 14: incasso-overweging
4. Houd je eigen betalingen ook strak bij
   Een gezonde cashflow begint bij een goed overzicht van je inkomsten en uitgaven.

Als je je administratie op orde hebt, word je sneller betaald. Kijk hier voor meer informatie over je administratieplichten als ondernemer. 

Gebruik slimme boekhoudsoftware

Je wilt bezig zijn met ondernemen, niet met achterstallige betalingen. Boekhoudsoftware zoals Shine kan je helpen bij:

• Supersnel facturen versturen
• Automatische herinneringen
• Inzicht in openstaande posten
• Actueel overzicht van je cashflow