XRechnung vs. ZUGFeRD: Grundlagen der Formate und technische Unterschiede

Warum gibt es überhaupt zwei verschiedene Formate? Ganz einfach: Weil nicht alle Empfänger dieselben Anforderungen haben. Je nachdem, ob du mit Behörden oder mit Unternehmen arbeitest, unterscheiden sich die Erwartungen an eine Rechnung. Deshalb schauen wir uns die beiden gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD genauer an, und geben dir eine Empfehlung für dein Unternehmen.

Praktische Vor- und Nachteile

Beide Formate erfüllen die rechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen in Deutschland und der EU. Sie basieren auf strukturierten XML-Daten, die eine automatische Prüfung und Verarbeitung ermöglichen. Damit sind sie ein wichtiger Baustein für die durchgängige Digitalisierung von Rechnungs- und Buchhaltungsprozessen.

XRechnung

Die XRechnung wurde für die digitale Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Wenn du mit Behörden, Kommunen oder öffentlichen Einrichtungen arbeitest, kommst du an diesem Format nicht vorbei. In vielen Fällen ist es verpflichtend, Rechnungen genau so einzureichen.

Technisch basiert die XRechnung auf der EU-Norm EN 16931. Sie ist kein klassisches PDF, sondern ein reines XML-Format. Das macht sie maschinenlesbar, aber für Menschen ohne passende Software kaum verständlich. Genau hier zeigt sich der Vorteil moderner Buchhaltungs- und Rechnungssoftware: Sie erstellt XRechnungen automatisch korrekt und übernimmt den Versand, ohne dass du dich mit technischen Details beschäftigen musst.

ZUGFeRD

Auch ZUGFeRD basiert auf der EU-Norm EN 16931. Der entscheidende Unterschied liegt im Aufbau: ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem ganz normalen PDF.

Das hat einen großen Vorteil im Alltag. Die Rechnung kann automatisiert verarbeitet werden – und gleichzeitig ganz einfach gelesen werden, auch ohne spezielles Rechnungsprogramm. Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD deshalb der pragmatische Mittelweg zwischen Technik und Verständlichkeit. 

Was ist der Syntax?

Die festgelegte Syntax sorgt dafür, dass E-Rechnungen in der EU technisch einheitlich aufgebaut sind. Erlaubt sind dafür zwei Formate: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice).
Der Unterschied ist schnell erklärt: ZUGFeRD nutzt ausschließlich die CII-Syntax. XRechnung ist flexibler und kann sowohl in UBL als auch in CII erstellt werden. Das ist wichtig, weil es darüber entscheidet, ob deine Rechnung beim Empfänger technisch akzeptiert und korrekt verarbeitet wird.
Einsatzbereiche

Seit 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. Die Frage ist also nicht mehr, ob du umstellst, sondern wie. Entscheidend dabei ist vor allem, mit wem du zusammenarbeitest.
 

Arbeitest du mit Behörden oder öffentlichen Auftraggebern, brauchst du in der Regel eine XRechnung. Sie ist im B2G-Bereich der Standard. Rechnest du dagegen mit anderen Unternehmen ab, ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl. Dieses Format wird im B2B-Umfeld breit akzeptiert und ist auch ohne spezielle Software lesbar.

Welches Unternehmen benötigt welches Format?

Wenn man es kurz zusammenfasst, bedeutet das für dich:

Behörden = XRechnung | Unternehmen = ZUGFeRD | Mischkunden = beides