Vergleich: Die besten Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen

In einem wachsenden Unternehmen wird gute Rechnungssoftware schnell unverzichtbar. Rechnungen gehören zu deinem Alltag. Aber sie sollten dich nicht ausbremsen. Gute Rechnungssoftware hilft dir, den Überblick zu behalten, Zahlungen schneller zu bekommen und weniger Zeit mit Admin zu verbringen.

In diesem Vergleich schauen wir deshalb nicht auf den billigsten Preis, sondern auf das, was wirklich zählt: Banking-Anbindung, Belegerfassung, E-Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen und klare Auswertungen. 

Wir zeigen dir Tools, die nicht nur Rechnungen schreiben, sondern deinen ganzen Finanz-Workflow abbilden – inklusive Steuern, Mahnungen und Steuerberater-Zugriff. Damit du dich auf dein Business konzentrieren kannst, nicht auf Papierkram.

Gehörst du noch dazu: Was ist ein kleines Unternehmen?

Für diesen Vergleich sprechen wir über wirklich kleine Unternehmen. Also Teams mit bis zu 9 Personen und unter 2 Millionen Euro Jahresumsatz. Das ist die offizielle Definition für Kleinstunternehmen. In dieser Größe läuft vieles direkt: kurze Wege, wenig Bürokratie, klare Verantwortlichkeiten. Genau deshalb braucht es keine überladenen Systeme, sondern Software, die schnell funktioniert, verständlich ist und nicht unnötig kostet.

Wichtig: Das hat nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun. Hier geht es nicht um Umsatzsteuer, sondern darum, welche Tools zu deinem Unternehmensalltag passen.

Was sind die Vorteile von Rechnungssoftware?

Rechnungssoftware bringt Struktur, Übersicht und Zeitersparnis. Kostenlose Versionen reichen dafür heute meist nicht mehr aus. Wichtig sind Tarife zum regulären Jahrespreis, die mehrere Nutzer und viele Buchungen zuverlässig abdecken – auch wenn dein Unternehmen wächst.

Für kleine und mittlere Unternehmen zählt hauptsächlich der Funktionsumfang. Moderne Lösungen erstellen E-Rechnungen, Angebote und Auswertungen, verbinden sich mit der Buchhaltung und ermöglichen Teamarbeit. So bleiben Umsätze und offene Posten jederzeit sichtbar. Je nach Bedarf kosten diese Tools meist zwischen 30 und 100 Euro im Monat, gute Lösungen starten aber auch schon bei rund 20 Euro.

Am effizientesten ist Rechnungssoftware, wenn Banking und Rechnungen zusammenlaufen. Bei Shine ist das Geschäftskonto integriert, Zahlungen werden automatisch zugeordnet und der Cashflow ist immer im Blick – alles in einem System.

Unsere Favoriten: Diese Rechnungsprogramme sind ideal für kleine Unternehmen

Unser Ranking orientiert sich daran, wie gut die Software den gesamten Finanz-Workflow kleiner Unternehmen abbildet – von Banking über Belege bis zu E-Rechnungen und Steuerberater-Zugriff. Deshalb liegt Shine mit integriertem Geschäftskonto vorn, gefolgt von sevDesk als stärkster deutscher Buchhaltungslösung. Zervant belegt Platz 3 als beste, besonders einfache Rechnungssoftware.
 

Shine

Der Plus-Tarif von Shine richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige, die Rechnungen, Banking und Finanzen in einem System bündeln möchten. Geschäftskonto, Rechnungen, Ausgaben und Berichte sind direkt verbunden. So behältst du den Überblick und sparst Zeit im Alltag.

Der Tarif kostet rund 25 € pro Monat bei monatlicher Zahlung. Mit Jahresabo wird es günstiger: Dann sind es 20 Euro pro Monat. Die Kosten bleiben klar und planbar, ohne kurzfristige Rabatte oder versteckte Stufen.
Mit Shine erstellst und versendest du gesetzeskonforme E-Rechnungen, die digital standardisiert verarbeitet werden können. Über die Online-Banking-Verknüpfung werden Zahlungseingänge automatisch zugeordnet, während du Belege digital erfassen und zentral ablegen kannst. Wiederkehrende Rechnungen, Fremdwährungen sowie Mahnungen sind integriert. Zusätzlich erhältst du Telefonsupport, steuerliche Übersichten und einen Zugriff für deinen Steuerberater.

sevDesk

sevDesk ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen. Du erstellst Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen rechtssicher und GoBD-konform.

Dank Online-Banking-Verknüpfung werden Zahlungseingänge automatisch zugeordnet. Belegerfassung mit Texterkennung und wiederkehrende Rechnungen reduzieren den manuellen Aufwand deutlich und sorgen für einen besseren Überblick über deine Finanzen. Über DATEV-Export können Daten einfach an den Steuerberater übergeben werden.

Der Rechnungstarif startet bei 12,90 € pro Monat. E-Rechnungen lassen sich darin nicht auslesen – dafür ist der Buchhaltungstarif für 25,90 € pro Monat erforderlich.
 

Zervant

Der Pro-Tarif von Zervant kostet 17,99 € pro Monat und bietet deutlich mehr als die kostenlose Basisversion. Du kannst unbegrenzt Kunden und Rechnungen verwalten sowie Angebote, Zahlungserinnerungen und Anhänge nutzen, um professionell mit Kund:innen zu arbeiten.

Zervant unterstützt gesetzeskonforme E-Rechnungen, Zeiterfassung und eine Mobile App, mit der du auch unterwegs Rechnungen und Angebote erstellen kannst. Außerdem sind wiederkehrende Rechnungen, Teilzahlungen und Online-Bezahlung enthalten. Damit eignet sich Zervant Pro besonders für kleine Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse einfach, mobil und flexibel organisieren möchten.
 

FastBill

Der Pro-Tarif von FastBill kostet 27 € pro Monat und richtet sich an kleine Unternehmen, die ihre Rechnungen und Finanzen strukturiert im Team verwalten möchten. Bis zu drei Nutzer können gleichzeitig arbeiten, und mehrere Bankkonten lassen sich anbinden, um Zahlungseingänge zentral zu überwachen.

FastBill Pro unterstützt Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen in gesetzeskonformen Formaten. Wiederkehrende Rechnungen, Kundenverwaltung und ein übersichtliches Mahnwesen sind ebenfalls enthalten. Über den DATEV-Rechnungsdatenservice können Daten direkt an den Steuerberater übergeben werden, was die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht.

Zusätzlich bietet FastBill ein Kundencenter mit Bezahlmöglichkeiten, eine zentrale Mail-Inbox für Dokumente und Schnittstellen für Automatisierungen. Damit ist der Pro-Tarif eine solide Lösung für wachsende Teams, die ihre Rechnungsprozesse professionell und effizient abbilden möchten.

easybill

Der Professional-Tarif von easybill kostet 21,00 Euro pro Monat und richtet sich an kleine Unternehmen, die ihre Rechnungs- und Auftragsprozesse digital abwickeln möchten. Mit easybill lassen sich Angebote, Rechnungen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen einfach erstellen und verwalten. Besonders stark ist easybill bei der Anbindung an Onlineshops und Marktplätze. Rechnungen können direkt aus Systemen wie Shopify, WooCommerce oder eBay erzeugt werden. Zusätzlich lassen sich Bankkonten verbinden, um Zahlungseingänge abzugleichen, und Belege digital verwalten.

easybill Professional eignet sich hauptsächlich für Unternehmen mit E-Commerce oder wiederkehrenden Abrechnungen, die ihre Rechnungsprozesse automatisieren und zentral steuern möchten.
 

Billomat

Der Business-Tarif von Billomat kostet 29 € pro Monat und richtet sich an kleine Unternehmen, die mehr als nur einfache Rechnungen benötigen. Neben Angeboten, Rechnungen, wiederkehrenden Rechnungen und Mahnungen bietet Billomat detaillierte Zugriffsrechte, sodass mehrere Mitarbeitende mit klaren Rollen im System arbeiten können.

Auch E-Rechnungen und die Verknüpfung mit Bankkonten sind enthalten, um Zahlungseingänge automatisch abzugleichen. Eine Besonderheit ist die Factoring-Funktion, mit der sich Forderungen schneller in Liquidität umwandeln lassen – ein Vorteil für wachsende Unternehmen. Zusätzlich können Belege und Dokumente digital verwaltet und direkt mit Rechnungen verknüpft werden. Billomat Business eignet sich damit besonders für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse professionell, teamfähig und liquiditätsorientiert organisieren möchten.
 

BuchhaltungsButler

Der Tarif Light von BuchhaltungsButler kostet 29,95 Euro pro Monat und richtet sich an kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung eigenständig, aber digital unterstützt erledigen möchten. Bankkonten werden angebunden, Umsätze automatisch erkannt und passenden Kategorien zugeordnet. Belege können per App, Upload oder E-Mail erfasst und direkt mit Buchungen verknüpft werden.

Im Selbstbucher-Tarif lassen sich Rechnungen, Angebote, wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen erstellen. Zusätzlich stehen Auswertungen und Exporte für den Steuerberater zur Verfügung, sodass die Zusammenarbeit einfach bleibt. Der Tarif eignet sich besonders für Unternehmen, die Kontrolle über ihre Buchhaltung behalten wollen, dabei aber von Automatisierung und klaren Übersichten profitieren möchten.
 

Papierkram

Der Tarif M von Papierkram kostet 19,90 € pro Monat und richtet sich an kleine Unternehmen, die ihre Rechnungen und Büroarbeit digital erledigen möchten. Du erstellst Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen und verwaltest Kunden sowie Projekte zentral.

Papierkram bietet wiederkehrende Rechnungen, digitale Belegerfassung und eine Online-Banking-Anbindung für automatische Zahlungserkennung. Über die Mobile App lassen sich Belege auch unterwegs erfassen. Der Tarif M ist ideal für Unternehmen, die eine übersichtliche, leicht bedienbare Lösung suchen, ohne komplexe Buchhaltungsfunktionen zu benötigen.

Lexware Office

Der Tarif M von Lexware kostet rund 12,90 € pro Monat und ist ein solides Einstiegs-Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen und Selbstständige. Du erstellst Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen schnell und rechtssicher über klare Vorlagen.

Funktionen wie automatische Nummerierung, wiederkehrende Rechnungen und das Anhängen von Dateien sind enthalten. Offene und bezahlte Posten bleiben übersichtlich, Zahlungseingänge lassen sich manuell erfassen und Rechnungen individuell gestalten. Lexware M ist Teil des Lexware-Systems und kann später um Buchhaltungs- oder Lohnmodule erweitert werden – ideal, wenn dein Unternehmen wächst.