E-Rechnung verstehen: Alles Wichtige auf einen Blick

Ab 2025 hält die E-Rechnung Schritt für Schritt Einzug in den Geschäftsalltag. Sie ersetzt langfristig die klassische Papierrechnung und bringt klare Vorgaben für Unternehmen mit sich. Doch was genau ist eine E-Rechnung, welche Formate sind erlaubt – und was musst du jetzt beachten? Hier findest du die wichtigsten Informationen und praktische Tipps zur Einführung.

Die E-Rechnung – das neue Standardformat für Unternehmen

Die E-Rechnung ist ein spezielles Rechnungsformat, das die Vorgaben des Wachstumschancengesetzes erfüllt. Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht schrittweise eingeführt.

Phase 1: 01.01.2025 bis 31.12.2026

In dieser Übergangszeit müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Eine Pflicht zur Ausstellung besteht noch nicht – Papierrechnungen dürfen weiterhin verwendet werden.

Phase 2: 01.01.2027 bis 31.12.2027

Ab 2027 gelten erweiterte Anforderungen. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Unabhängig von der Umsatzhöhe müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren.

Phase 3: Ab 01.01.2028

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Es gibt zwei Ausnahmen:

• Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fallen, sind von der Pflicht befreit.
• Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro müssen nicht im E-Rechnungsformat ausgestellt werden.

Technologie: Diese Formate gibt es

Mit der E-Rechnung möchte die Europäische Union Büro- und Buchhaltungsprozesse vereinfachen und digitalisieren. Klassische Rechnungen im PDF-, JPG- oder Word-Format erfüllen diese Anforderungen nicht, da sie nicht maschinell lesbar sind. Eine echte E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, die automatisiert verarbeitet werden können. Die beiden gängigen Formate, die diesen neuen Standard erfüllen, sind XRechnung und ZUGFeRD. 

Bei der XRechnung handelt es sich um eine reine Datendatei, die von einem geeigneten Programm geöffnet und gelesen werden muss. Das ZUGFeRD-Format kombiniert dagegen eine E-Rechnung mit einer PDF-Datei. Dadurch kann die Rechnung wie gewohnt angezeigt oder ausgedruckt werden – ein normaler PDF-Reader genügt. Gleichzeitig enthält die Datei die maschinenlesbaren Daten, die sich mit einer Buchhaltungssoftware automatisch auslesen und archivieren lassen. Du benötigst also eine passende Software, um die neuen Vorgaben zu erfüllen. Es gibt spezialisierte Programme, die sich ausschließlich auf das Erstellen von E-Rechnungen konzentrieren. 

Die meisten Anbieter von Buchhaltungs- und Rechnungssoftware haben sich jedoch längst auf die neuen Anforderungen eingestellt und bieten die E-Rechnungsfunktion bereits an. Wenn du schon mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, stehen die Chancen gut, dass du kein zusätzliches Programm benötigst. Falls noch kein Programm im Einsatz ist, lohnt es sich oft, gleich auf eine umfassende Software zu setzen – so digitalisiert du nicht nur den Rechnungsversand, sondern gleich mehrere Arbeitsschritte in deiner Buchhaltung.

Ablauf: So werden E-Rechnungen verarbeitet

Ganz gleich, ob du im E-Commerce tätig bist, Arbeitszeiten abrechnen oder Abonnements an deine Kunden verkaufst – spätestens ab 2028 musst du deine Leistungen im B2B-Bereich als E-Rechnung abrechnen (sofern keine Ausnahmeregelung greift).

Das funktioniert nur mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die E-Rechnungen in einem der zulässigen Formate – also XRechnung oder ZUGFeRD – erstellen kann. Auch deine Geschäftspartner benötigen ein entsprechendes System, um die Rechnung empfangen und auslesen zu können.

Der Vorteil: Viele Prozesse lassen sich dadurch automatisieren. Beispiel: Du versendest eine E-Rechnung per E-Mail. Das System deines Kunden erkennt die Rechnung automatisch über eine Schnittstelle zwischen E-Mail-Postfach und Buchhaltungssoftware. Die Rechnung wird eingelesen, auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüft – etwa durch den Abgleich mit einer Auftragsbestätigung – und anschließend erstellt die Software einen Buchungsvorschlag. Wenn dieser stimmt, kann die Rechnung mit einem Klick gebucht werden. Verfügt das Programm zudem über ein integriertes Online-Banking, kann die Rechnung im Anschluss sogar direkt bezahlt werden.

Fazit: Jetzt auf die E-Rechnung vorbereiten

Die E-Rechnung wird in den kommenden Jahren Schritt für Schritt zum verbindlichen Standard. Schon heute lohnt es sich, die eigenen Buchhaltungsprozesse zu überprüfen und auf digitale Lösungen umzustellen. Mit der richtigen Software kannst du nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch Zeit sparen, Fehler vermeiden und Abläufe automatisieren.

Ob kleiner Betrieb oder mittelständisches Unternehmen – wer frühzeitig umstellt, profitiert von einem reibungslosen Übergang und einer effizienteren Buchhaltung. Die E-Rechnung ist damit nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, die eigene Verwaltung moderner und zukunftssicher zu gestalten.

🧾 Checkliste:

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025

1. Grundlagen klären
■ Prüfen, ob das Unternehmen betroffen ist
■ Wissen, was eine E-Rechnung ist
■ Prüfen, ob Kunden oder Lieferanten E-Rechnungen fordern oder senden

2. Technische Voraussetzungen
■ Software prüfen oder aktualisieren
■ Unterstützt die Software XRechnung oder ZUGFeRD?
■ Schnittstellen einrichten (z. B. Peppol, DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat)
■ Archivierungslösung vorbereiten (8 Jahre, GoBD-konform)

3. Prozesse anpassen
■ Rechnungsworkflow prüfen (Erstellung → Versand → Eingang → Prüfung → Buchung → Archivierung)
■ Workflows für Rechnungseingang definieren
■ Mitarbeitende schulen (Formate, Abläufe, rechtliche Anforderungen)

4. Rechtliche Anforderungen
■ EU-Norm EN 16931 und § 14 UStG kennen
■ Ausnahmen prüfen (Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)
■ Datensicherheit und DSGVO-Konformität sicherstellen

5. Kommunikation und Partner
■ Kunden und Lieferanten informieren
■ Interne Ansprechpartner festlegen (IT, Buchhaltung, Steuerberatung)
■ Testphase starten (E-Rechnungen erzeugen, senden, empfangen)

6. Zukunft: Digitale Meldesysteme (ab 2028)
■ Entwicklung des E-Reportings im Blick behalten
■ Auswirkungen auf interne Prozesse frühzeitig einschätzen