Die neun besten Rechnungsprogramme 2025 – unser großer Vergleich

Rechnungen zu schreiben gehört zum Unternehmertum einfach dazu. Oft ist es sogar ein schöner Moment: Du siehst schwarz auf weiß, was du im vergangenen Monat geleistet hast. Doch dann kommen die Fragen: Ist die Rechnung wirklich korrekt? Könnte das Finanzamt etwas beanstanden? Und warum dauert das Ganze eigentlich so lange?

Hier setzen Rechnungsprogramme an. Sie automatisieren viele Arbeitsschritte: Artikel und Preise lassen sich speichern und mit einem Klick einfügen, Angebote können schnell in Rechnungen umgewandelt werden – und das alles rechtssicher und gesetzeskonform.

Eine echte Erleichterung also – aber zu welchem Preis? Und welches Programm passt am besten zu dir? Wir stellen die besten Rechnungsprogramme 2025 im Überblick vor.

E-Rechnungspflicht ab 2025 – das musst du wissen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) im Inland.

Übergangsfristen:

Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Kunden) verwenden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000€, ab dem 1. Januar 2028 dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

In folgenden Fällen muss keine E-Rechnung ausgestellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250€ (§ 33 UStDV)

• Fahrausweise (z. B. Bahntickets, § 34 UStDV)

• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)

• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. Vereine oder Behörden)

• Bestimmte Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken

In diesen Fällen genügt weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung.

Welches Programm passt zu dir?

Eines vorab: Es gibt keine Pflicht, sich ein Rechnungsprogramm zu kaufen. Allerdings müssen gewisse Standards eingehalten werden, wie das GoBD-konforme Speichern von Rechnungen. Hier müssen Änderungen erkennbar sein und dokumentiert werden. Eine in Word erstellte Rechnung als PDF zu speichern, erfüllt diese Anforderung nicht. 

Es gibt viele Anbieter von Rechnungssoftware. Manche bieten umfangreiche Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen, andere sind spezialisiert auf bestimmte Tätigkeiten oder Berufsgruppen.

Bevor du dich entscheidest, solltest du genau überlegen, welche Anforderungen du hast:

• Art der Rechnungen: Reichen einfache Rechnungen aus, oder stellst du auch wiederkehrende Rechnungen (z. B. für Abonnements) aus?

• Verkauf von Produkten: Dann ist eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft sinnvoll.

• Abrechnung nach Stunden: Eine integrierte Zeiterfassung spart viel Arbeit.

• Zahlungsabwicklung: Möchtest du Rechnungen direkt über das Programm bezahlen, oder genügt ein einfacher Abgleich mit dem Konto?

• Buchhaltung: Soll die Software auch die Buchhaltung übernehmen, oder benötigt dein Steuerberater lediglich eine Schnittstelle?

• Nutzerzugang: Reicht ein Benutzerkonto, oder sollen mehrere Personen im Team Zugriff haben?

Wenn du diese Fragen im Voraus klärst, findest du leichter eine Software, die wirklich zu deinem Unternehmen passt. Wir haben eine kurze Übersicht über die neun besten Rechnungsprogramme 2025 erstellt und werden uns genauer ansehen, welches Programm sich für welche Anforderungen besonders eignet.

sevDesk

sevDesk überzeugt durch ein geführtes Onboarding, das den Einstieg deutlich erleichtert. Neue Nutzerinnen und Nutzer werden Schritt für Schritt an alle Funktionen herangeführt und können sofort mit der Arbeit beginnen. Das Programm deckt die wichtigsten Bereiche wie Rechnungen, Angebote und Mahnwesen ab, sodass ein reibungsloser Arbeitsablauf möglich ist. Besonders kleine Unternehmen profitieren von der einfachen Bedienung. Ein Nachteil ist jedoch das Fehlen einer Schnittstelle zu Kassensystemen, was für den Einzelhandel problematisch sein kann.

Lexwareoffice (lexoffice)

Lexware Office (lexoffice) punktet mit einem klaren und übersichtlichen Design. Neben der klassischen Rechnungserstellung umfasst das Programm auch eine Buchhaltungsfunktion, Finanzauswertungen und eine integrierte Kundenverwaltung. Belege lassen sich einfach scannen und automatisch zuordnen, was viel Zeit spart. Es fehlen jedoch einige nützliche Extras: Eine Zeiterfassung ist nur über ein Add-on möglich, Fremdwährungen werden nicht unterstützt und Textbausteine für Rechnungen lassen sich nicht individuell gestalten. Auch der Versand von Rechnungen per Post ist nicht vorgesehen. Es gibt auch ein Programm zur Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung, da dieses aber für knapp 15€ weniger Funktionen bietet, macht die Vollversion mehr Sinn.

WISO MeinBüro

WISO MeinBüro ist besonders leicht zu bedienen und bietet dennoch zahlreiche Funktionen. Dazu gehören Abo-, Wiederholungs- und Stornorechnungen sowie eine gute Unterstützung bei der Abrechnung von Arbeitszeiten. Das Onboarding ist hervorragend gestaltet, was wichtig ist, da manche Menüpunkte etwas versteckt sind. Für Unternehmen mit internationalen Kunden ist das Programm allerdings weniger geeignet, da Rechnungen in Fremdwährungen nicht erstellt werden können.

Zervant

Zervant bietet eine kostenlose Basisversion, mit der sich Rechnungen einfach erstellen und personalisieren lassen. Das Programm eignet sich gut für Einsteiger oder Gründer, die nur wenige Rechnungen schreiben. Wer sich mit seinem Google-Account einloggt, ist in wenigen Klicks bereit zum Rechnungen schreiben. Allerdings ist der Funktionsumfang begrenzt: Lieferscheine können zwar erstellt, aber nicht direkt versendet werden, sondern nur als Download bereitgestellt.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler zeichnet sich durch flexible Preisgestaltung aus: Wer nur Basisfunktionen benötigt, erhält ein günstiges Paket, während umfangreiche Features entsprechend mehr kosten. Besonders interessant ist die vorhandene Schnittstelle zu Amazon, was das Programm für Onlinehändler attraktiv macht. Nachteile bestehen in der fehlenden mobilen App und der nicht vorhandenen Zeiterfassung, wodurch die Nutzung unterwegs eingeschränkt ist.

FastBill

FastBill kombiniert Rechnungsstellung und Buchhaltung in einem System. Besonders hilfreich sind Video-Tutorials, die den Einstieg erleichtern und Schritt für Schritt durch die Funktionen führen. Dadurch eignet sich FastBill auch für Einsteiger ohne Buchhaltungskenntnisse. Der Hauptnachteil ist der begrenzte Speicherplatz, der bei intensiver Nutzung schnell ausgeschöpft sein kann.

Billomat

Billomat bietet zahlreiche Funktionen und Add-ons, die sich individuell anpassen lassen. So kann das Programm optimal auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen zugeschnitten werden. Es eignet sich sowohl für kleine Betriebe als auch für wachsende Unternehmen. In den günstigeren Tarifen gibt es jedoch Einschränkungen, da die Zahl der Kunden und Dokumente begrenzt ist, was den Einsatzumfang reduziert.

easybill

Easybill richtet sich besonders an Onlinehändler. Es bietet Schnittstellen zu verschiedenen Shopsystemen und ermöglicht eine Bonitätsprüfung von Kunden. Zudem sind Rechnungs- und Mahnwesen integriert, sodass Verkaufsprozesse effizient verwaltet werden können. Eine vollwertige Buchhaltungsfunktion fehlt allerdings, weshalb sich easybill eher als Ergänzung denn als umfassende Lösung eignet.

Papierkram

Papierkram spricht vor allem Solo-Selbstständige und Freiberufler an, die projektbasiert arbeiten. Die integrierte Projektzeiterfassung ist übersichtlich und ermöglicht eine einfache Abrechnung von Stundenleistungen. In der Buchhaltung und Belegerfassung ist das System jedoch wenig automatisiert, was zu Mehraufwand führen kann. Erweiterungen oder Add-ons sind nicht verfügbar, wodurch die Flexibilität eingeschränkt bleibt.

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