So erstellst du dein erstes Angebot – der komplette Guide für Einsteiger

Ein Angebot zu schreiben, klingt komplizierter, als es ist. Dabei ist es einer der wichtigsten ersten Schritte in jedem Geschäftsleben: Bevor ein Kunde einen Auftrag erteilt, möchte er wissen, was deine Leistung kostet und was er genau bekommt. Genau das leistet ein professionelles Angebot.

In diesem Guide erklären wir dir Schritt für Schritt, was ein Angebot überhaupt ist, welche Angaben draufgehören – und wie du mit Shine in wenigen Minuten dein erstes Angebot erstellst.

Was ist ein Angebot – und warum brauchst du es?

Ein Angebot (auch Kostenvoranschlag oder Offerte genannt) ist ein schriftliches Dokument, mit dem du einem potenziellen Kunden mitteilst, was du anbietest (Produkt oder Dienstleistung), wie viel es kostet (Einzelpreise, Steuern, Gesamtsumme) und bis wann das Angebot gültig ist.

Ein Angebot ist noch keine Rechnung. Es ist eine unverbindliche oder verbindliche Preisauskunft, die der Kunde annehmen oder ablehnen kann. Erst wenn der Kunde das Angebot akzeptiert, kommt ein Vertrag zustande – und du kannst loslegen.

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Wann solltest du ein Angebot schreiben?

Bei größeren Projekten oder Aufträgen
Wenn ein Kunde explizit danach fragt
Wenn du verschiedene Leistungsoptionen anbieten möchtest
Bei Neukunden, die dich noch nicht kennen.

Pflichtangaben: Was muss in dein Angebot?

Ein professionelles Angebot enthält folgende Angaben:

Deine Kontaktdaten: Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail
Kundendaten: Name und Anschrift des Empfängers
Angebotsnummer: eindeutige Nummer zur späteren Zuordnung
Angebotsdatum: Das Datum, an dem du das Angebot erstellst
Gültigkeitsdauer: Bis wann das Angebot gilt (z. B. 30 Tage)
Leistungsbeschreibung: Was genau du anbietest
Menge und Einheit: Wie viel davon (z. B. 5 Stunden, 3 Stück)
Einzelpreis: Preis pro Einheit (netto)
Umsatzsteuer: Steuersatz und Betrag (in der Regel 19 %)
Gesamtbetrag: Netto- und Bruttosumme

Keine Sorge: Du musst das nicht alles im Kopf haben. Eine gute Angebotssoftware wie Shine führt dich automatisch durch alle Felder.

Schritt-für-Schritt: Ein Angebot mit Shine erstellen

Schritt 1: Die Angebotsübersicht öffnen

Übersicht mit allen Angeboten

Nachdem du dich bei Shine eingeloggt hast, findest du im Menü den Bereich „Angebote“. Dort siehst du eine Übersicht aller deiner Angebote – mit Status (Entwurf, angenommen usw.) und dem jeweiligen Gesamtbetrag. Klicke oben rechts auf „Neues Angebot“, um loszulegen.

Schritt 2: Das Formular ausfüllen

Es öffnet sich ein übersichtliches Formular. Hier gibst du alle wichtigen Informationen ein. Das Formular ist in mehrere Bereiche aufgeteilt.

Oben links wählst du einen Kunden aus oder legst einen neuen an. In der Mitte werden Angebotsnummer, Angebotsdatum und Gültigkeitsdatum automatisch vorausgefüllt – du kannst sie aber jederzeit anpassen. Im Nachrichtenfeld kannst du dem Kunden eine persönliche Nachricht hinterlassen, z. B. einen kurzen Projektüberblick oder einen Hinweis auf deine Zahlungsbedingungen. Rechts in der Seitenleiste findest du Optionen, um Firmendetails hinzuzufügen, Zahlungsinformationen zu hinterlegen und das Dokumentendesign anzupassen.

Schritt 3: Kunden auswählen oder neu anlegen

Klicke auf das Feld "Kunden auswählen oder erstellen". Shine zeigt dir bereits angelegte Kunden an – oder du erstellst direkt einen neuen. Wenn du auf "Neuer Kunde" klickst, öffnet sich ein Formular, in dem du alle Kundendaten erfassen kannst: Kundentyp (Firmenkunde oder Privatkunde), Firmenname und Kontaktdaten (Name, Steuernummer, USt-IdNr., Telefon, E-Mail), Rechnungsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land), optional eine abweichende Lieferadresse sowie Rechnungssprache und Zahlungsbedingungen (standardmäßig Deutsch und 30 Tage).

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Tipp:

Je vollständiger du die Kundendaten hinterlegst, desto einfacher wird die Angebots- und Rechnungserstellung in Zukunft – du musst nichts zweimal eingeben.

Schritt 4: Leistungen oder Produkte hinzufügen

Jetzt kommt der inhaltliche Kern deines Angebots: Was bietest du an, und was kostet es? Klicke auf das Feld „Beschreibe oder wähle ein Produkt“ und trage deine Leistung ein. Du kannst auch aus bereits angelegten Produkten wählen.

Für jede Position gibst du an: die Beschreibung (was du anbietest, z. B. „Beratungsgespräch“, „Webdesign“, „Montage“), das Datum (wann die Leistung erbracht wird), die Menge (z. B. 1,00), die Einheit (z. B. h für Stunden, Stück, Pauschal), den Preis (Nettopreis pro Einheit) und den USt.-Satz (meistens 19 %).

Shine berechnet den Bruttobetrag automatisch – du musst nicht selbst rechnen. In einem Beispiel ergibt 1 Stunde zu 100,00 € netto eine Gesamtsumme von 119,00 € brutto (inkl. 19 % USt.). Über „Posten hinzufügen“ kannst du beliebig viele weitere Positionen ergänzen.

Schritt 5: Design und weitere Optionen anpassen

In der rechten Seitenleiste hast du weitere Möglichkeiten, dein Angebot zu vervollständigen. Unter „Firmendetails hinzufügen“ hinterlegst du Logo, Adresse und rechtliche Angaben – nur einmal einrichten, dann immer automatisch übernommen. Unter „Zahlungsinformationen hinzufügen“ trägst du deine IBAN ein, damit Kunden wissen, wohin sie zahlen sollen. Mit „Dokumentendesign anpassen“ kannst du Farben, Schriften und Layout nach deinem Geschmack einstellen. Die Option „Rabatt“ aktivierst du, wenn du deinem Kunden einen Preisnachlass gewähren möchtest.

Schritt 6: Vorschau und Versand

Bist du fertig? Dann klicke oben rechts auf "Vorschau". Shine zeigt dir, wie das Angebot für den Kunden aussehen wird – mit allen Positionen, Preisen und Firmenangaben, genau so, wie es der Kunde erhalten wird.

Von hier aus hast du drei Möglichkeiten: Per E-Mail versenden (direkt aus Shine heraus, ohne ein weiteres Programm öffnen zu müssen), PDF herunterladen (falls du das Angebot ausdrucken oder manuell versenden möchtest) oder Bestätigen & schließen (wenn das Angebot bereits mündlich akzeptiert wurde).

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Tipp:

Shine weist dich auch darauf hin, falls noch Firmendetails fehlen – damit nichts Wichtiges vergessen wird.

Was passiert nach dem Angebot?

Sobald dein Kunde das Angebot annimmt, kannst du es in Shine direkt in eine Rechnung umwandeln – mit einem einzigen Klick. Alle Daten werden automatisch übernommen, du musst nichts neu eingeben.

Falls der Kunde nicht reagiert oder ablehnt, bleibt das Angebot in der Übersicht gespeichert. Du kannst es jederzeit anpassen oder erneut versenden.

Warum Shine die beste Wahl für Angebote ist

Shine ist mehr als nur eine Angebotssoftware – es ist ein vollständiges Finanzsystem für Selbstständige und kleine Unternehmen: Angebote, Rechnungen, Banking und Belegerfassung in einer einzigen Oberfläche. Angebote lassen sich mit einem Klick in Rechnungen umwandeln, Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet, und gesetzeskonforme E-Rechnungen sind inklusive.

Teste Shine jetzt kostenlos und erstelle dein erstes Angebot in weniger als 5 Minuten.

Häufige Fragen zu Angeboten

Muss ein Angebot rechtlich bindend sein?

Das hängt davon ab, wie du es formulierst. Ein Angebot „freibleibend“ oder „ohne Gewähr“ ist nicht bindend. Ohne diesen Hinweis gilt ein schriftliches Angebot in Deutschland in der Regel als verbindlich – prüfe im Zweifel, was für dein Geschäft sinnvoll ist.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Typisch sind 14 bis 30 Tage. So hast du genug Zeit für Rückfragen, aber der Kunde entscheidet sich zeitnah.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Rechnung?

Ein Angebot ist eine Preisauskunft vor dem Auftrag. Eine Rechnung wird ausgestellt, nachdem die Leistung erbracht wurde und zahlungspflichtig ist. Mit Shine kannst du Angebote direkt in Rechnungen umwandeln.

Muss ich Umsatzsteuer auf dem Angebot ausweisen?

Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst: Ja. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt (Umsatz unter 25.000 Euro im Vorjahr), darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen und gibst stattdessen einen entsprechenden Hinweis an.