So erstellst du deine erste Rechnung – der einfache Guide für absolute Anfänger

Die erste eigene Rechnung zu schreiben, wirkt auf viele erst mal kompliziert. Welche Angaben müssen auf die Rechnung? Was bedeutet USt‑IdNr.? Und warum sprechen plötzlich alle von E-Rechnungen?

Die gute Nachricht: Du musst kein Buchhaltungsprofi sein, um professionelle Rechnungen zu erstellen. Mit einer guten Rechnungssoftware führt dich der Prozess Schritt für Schritt durch alle wichtigen Bereiche. In diesem Guide zeigen wir dir ganz einfach, wie du mit Shine deine erste Rechnung erstellst – auch dann, wenn du vorher noch nie eine geschrieben hast.

1. Einloggen und Überblick verschaffen
 

Nach dem Login bei Shine landest du direkt im Rechnungsbereich. Hier findest du später alle wichtigen Funktionen an einem Ort: Rechnungen, Kunden, Produkte und Zahlungseingänge.

Gerade am Anfang lohnt es sich, einmal alles sauber einzurichten. Viele Informationen musst du nämlich nur einmal eingeben. Danach übernimmt Shine einen großen Teil der Arbeit automatisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch typische Anfängerfehler.

2. Neue Rechnung erstellen

Mit einem Klick auf „Neue Rechnung“ öffnet sich deine Rechnungsvorlage.

Hier beginnt der eigentliche Prozess der Rechnungserstellung. Du kannst deine Rechnung direkt personalisieren, zum Beispiel mit deinem Firmenlogo. Dadurch wirkt deine Rechnung professioneller und dein Kunde erkennt sofort, von wem die Rechnung stammt.

3. Firmenadresse korrekt hinterlegen

Deine Firmenadresse  gehört zu den wichtigsten Pflichtangaben auf einer Rechnung. Fehlen wichtige Informationen, kann es passieren, dass die Rechnung steuerlich nicht akzeptiert wird.

Deshalb solltest du hier sorgfältig arbeiten.

Wichtige Angaben sind zum Beispiel:

• Firmenname
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Ort
• Kontaktinformationen

Wenn du Umsatzsteuer berechnest, solltest du zusätzlich deine USt-ID hinterlegen. 

4. Einen neuen Kunden anlegen

Bevor du Rechnungen verschicken kannst, solltest du deinen Kunden anlegen. Viele Anfänger möchten diesen Schritt möglichst schnell erledigen. In der Praxis lohnt es sich aber, hier etwas mehr Zeit zu investieren. Je vollständiger die Kundendaten sind, desto einfacher wird später die Rechnungsstellung. Außerdem musst du die Informationen nur einmal eingeben und kannst sie danach jederzeit wiederverwenden. Auch hier sind Adresse und USt-IdNr. besonders wichtig, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.

5. Sprache für internationale Kunden einstellen

Arbeitest du mit Kunden aus anderen Ländern? Dann kannst du die Sprache der Rechnung direkt anpassen.

Das wirkt professioneller und sorgt dafür, dass dein Kunde alle Informationen besser versteht. Besonders bei internationalen Geschäftsbeziehungen macht das einen großen Unterschied. Es gibt außerdem noch ein paar andere Besonderheiten, die wir im Artikel „Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland?“ genauer besprechen.

6. Zahlungsbedingungen festlegen

Nicht jeder Kunde zahlt unter denselben Bedingungen. Deshalb kannst du individuelle Zahlungsfristen festlegen.

Zum Beispiel:

• sofort zahlbar
• 7 Tage
• 14 Tage
• 30 Tage

So behältst du später leichter den Überblick über offene Rechnungen und Zahlungseingänge.

7. Rechnungsadresse und Lieferadresse verstehen

Viele wundern sich beim ersten Erstellen einer Rechnung über die Felder „Rechnungsadresse“ und „Lieferadresse“.

Die Rechnungsadresse zeigt, an wen die Rechnung offiziell gestellt wird. Die Lieferadresse dagegen gibt an, wohin eine Ware oder Leistung geliefert wurde.

Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten ist das häufig wichtig.

8. E-Rechnungsadresse hinterlegen

Immer mehr Unternehmen arbeiten inzwischen mit E‑Rechnungen. Dafür werden oft zusätzliche Informationen benötigt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Leitweg-ID
• USt-ID
• elektronische Rechnungsadresse
• IBAN

Diese Informationen erhältst du normalerweise direkt vom Kunden. Wenn du noch mehr Informationen zum Thema benötigst, haben wir dir im Artikel „Was ist eine E‑Rechnung?“ alles Wichtige zusammengefasst.

9. Produkte oder Dienstleistungen anlegen

Jetzt geht es um den eigentlichen Inhalt deiner Rechnung: deine Produkte oder Dienstleistungen.

Du entscheidest selbst, wie du abrechnen möchtest. Manche rechnen Stunden ab, andere Stückzahlen, Tage oder Pauschalen. Außerdem kannst du festlegen, welcher Umsatzsteuersatz verwendet wird – meistens 19 % oder 7 %. 

Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, schreibst du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Es ist aber wichtig, dies auf deinen Rechnungen zu nennen! Häufig wird die Formulierung „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ verwendet. Die kommt am besten in die Fußzeile deiner Rechnung (siehe Punkt 13).

Shine berechnet alle Beträge automatisch für dich. Du musst also keine Steuern oder Endbeträge selbst ausrechnen. Besonders praktisch: Einmal angelegte Produkte bleiben gespeichert. Beim nächsten Mal kannst du sie einfach auswählen und alle Informationen werden automatisch übernommen. Du musst aber noch die Anzahl an Stunden oder verkauften Stücken angeben. Das spart im Alltag enorm viel Zeit.

10. Zahlungsinformationen hinterlegen

Damit dein Kunde die Rechnung bezahlen kann, solltest du deine Bankdaten hinterlegen.

Dazu gehören:

• IBAN
• gegebenenfalls BIC

11. Zusätzliche Optionen nutzen

Shine bietet viele zusätzliche Funktionen, die dir den Alltag erleichtern können.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Rabatte
• Teilzahlungen
• Anzahlungen
• Wiederholungsrechnungen

Gerade bei größeren Projekten oder regelmäßigen Kunden spart das später viel manuellen Aufwand.

12. Nachrichtenfeld für den Kunden nutzen

Auf Rechnungen gibt es oft auch ein Nachrichtenfeld. Viele nutzen dieses Feld gar nicht – dabei kann es sehr hilfreich sein.

Hier kannst du beispielsweise:

• Ansprechpartner nennen
• dich für die Zusammenarbeit bedanken
• Hinweise zu Anzahlungen ergänzen
• Informationen zu Folgerechnungen hinterlassen

Eine kurze persönliche Nachricht wirkt oft professioneller und freundlicher.

13. Die Fußzeile der Rechnung

Auch die Fußzeile deiner Rechnung ist wichtig. Dort stehen häufig rechtliche Informationen oder zusätzliche Unternehmensdaten.

Das können etwa sein:

• Handelsregisterdaten
• Steuerinformationen
• Geschäftsführer
• Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Viele dieser Angaben musst du nur einmal einrichten. Shine übernimmt sie danach automatisch.

14. Rechnung als Entwurf speichern

Du musst deine Rechnung nicht sofort fertigstellen.

Mit Shine kannst du Rechnungen jederzeit als Entwurf speichern und später weiterbearbeiten. Das ist besonders praktisch, wenn noch Informationen fehlen oder du die Rechnung später noch einmal prüfen möchtest.

15. Rechnung prüfen und versenden

Bevor du die Rechnung verschickst, kannst du über die Vorschau noch einmal alles kontrollieren.

Anschließend kannst du die Rechnung:

• per E-Mail als PDF
• als E-Rechnung
• oder klassisch per Post versenden

Außerdem kannst du verschiedene Formate herunterladen oder Kartenzahlung aktivieren, damit Kunden schneller bezahlen können. In Zukunft wird das E‑Rechnungsformat Pflicht in der EU sein. Zwar gelten noch bis 2028 Übergangsfristen, du solltest dich aber mit dem Format vertraut machen. Es kann zudem sein, dass Kunden schon vorher eine E-Rechnung von dir benötigen. Wer sich nicht an die E-Rechnungspflicht hält, riskiert Strafzahlungen.

16. Überblick über Rechnungen und Zahlungen behalten

Nach dem Versand landen alle Rechnungen automatisch in deiner Rechnungsübersicht.

Dort siehst du sofort:

• welche Rechnungen bezahlt wurden
• welche noch offen sind
• welche überfällig sind

Gerade für Anfänger ist das unglaublich hilfreich, weil man schnell den Überblick verliert, sobald mehrere Rechnungen gleichzeitig unterwegs sind.

Mit Shine musst du dafür keine Tabellen mehr pflegen oder Zahlungseingänge manuell kontrollieren. Alles bleibt zentral an einem Ort organisiert.

Fazit: Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein

Die erste Rechnung kostet oft etwas Überwindung. Doch sobald Kunden, Produkte und Zahlungsinformationen einmal eingerichtet sind, dauert das Schreiben neuer Rechnungen meist nur noch wenige Minuten.

Shine unterstützt dich dabei:

• professionelle Rechnungen zu erstellen
• E-Rechnungen zu versenden
• Zahlungseingänge im Blick zu behalten
• internationale Kunden zu verwalten

Gerade für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen bedeutet das vor allem eines: weniger Stress, weniger Fehler und deutlich mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.