Leo runt een bouwbedrijf. De kwaliteit liet de afgelopen tijd te wensen over, waardoor het bedrijf te maken kreeg met ontevreden klanten. Sindsdien staat de telefoon niet meer roodgloeiend en is het lastig om nieuwe opdrachten binnen te halen. Leo wil daarom de prestaties van zijn bedrijf verbeteren. Zit jij in een vergelijkbare situatie? Dan kan de Deming-cirkel uitkomst bieden!

Wat is de Deming-cirkel?

De Deming-cirkel is een cyclisch model dat bestaat uit vier fasen: Plan, Do, Check, Act (PDCA). Het model is bedacht door de Amerikaanse statisticus W. Edwards Deming en wordt veel gebruikt om de kwaliteit binnen bedrijven blijvend te verbeteren.

Elke fase heeft een eigen doel:

• Plan: stel doelen, bepaal de werkwijze en benodigde middelen, breng mogelijke knelpunten in kaart en maak een plan van aanpak.
• Do: voer het plan uit en verzamel gegevens om de prestaties te meten.
• Check: vergelijk de resultaten met de doelstellingen en analyseer eventuele afwijkingen.
• Act: pas de werkwijze aan op basis van de uitkomsten en verbeter waar nodig.

Hoe gebruik je de Deming-cirkel?

Wil je met de Deming-cirkel aan de slag? Bepaal dan eerst welk proces je wilt verbeteren. Kies een specifiek onderdeel van je organisatie dat je wilt optimaliseren, bijvoorbeeld productie, dienstverlening of projectmanagement. Volg hierna de onderstaande stappen:

1. Plan: stel duidelijke verbeterdoelen en werk een gedetailleerd plan uit. Beschrijf de stappen, middelen en succescriteria.
2. Do: voer het plan uit en zorg dat alles volgens plan wordt uitgevoerd.
3. Check: verzamel gegevens en vergelijk de resultaten met je oorspronkelijke doelen. Analyseer wat goed ging en wat beter kan.
4. Act: pas je aanpak aan op basis van de bevindingen. Voer verbeteringen door en zet deze nieuwe inzichten om in een blijvend proces.

Voorbeeld Deming-cirkel: producent van elektronische apparaten

Een bedrijf dat elektronische producten assembleert wil de kwaliteit verbeteren door het aantal defecte producten terug te dringen.

Proces dat verbeterd moet worden: kwaliteitscontrole tijdens de assemblage.

• Plan: het bedrijf stelt als doel om het aantal defecte producten binnen zes maanden met 20% te verminderen. Er wordt een plan opgesteld dat bestaat uit personeelstraining, nieuwe apparatuur voor kwaliteitscontroles en strengere testprocedures.
• Do: het plan wordt uitgevoerd. Het personeel wordt getraind en de nieuwe apparatuur wordt geïnstalleerd. Er komen strengere kwaliteitscontroles voor de producten.
• Check: na zes maanden blijkt dat het aantal defecten met 18% is gedaald, het doel is bijna bereikt.
• Act: op basis van deze resultaten past het bedrijf het plan verder aan. Er komen meer personeelstrainingen en er worden kleine verbeteringen doorgevoerd in de controleapparatuur. Het proces wordt stap voor stap verder ontwikkeld.
   

Voorbeeld Deming-cirkel: makelaarskantoor

John runt een makelaarskantoor waar de afhandeling van verkooptransacties veel te lang duurt. Klanten klagen en sommige deals lopen zelfs gevaar.

• Plan: John stelt als doel om de doorlooptijd van transacties binnen een jaar te halveren. Hij maakt een plan waarin hij werkwijzen tegen het licht houdt, repetitieve taken automatiseert en zijn personeel traint in efficiëntere werkwijzen.
• Do: het plan wordt uitgevoerd. De focus ligt op het automatiseren van administratieve taken. Standaardcontracten worden aangepast zodat onderhandelingen sneller gaan en werknemers krijgen training om klantdossiers beter te beheren.
• Check: na een jaar ziet John dat de doorlooptijd flink is verkort en de klanttevredenheid is gestegen. De verkooptransacties verlopen soepeler en sneller.
• Act: John is tevreden met de resultaten, houdt vast aan de verbeteringen en blijft de verkooptransacties monitoren voor nog verdere verbetering.

De Deming-cirkel in het kort

De Deming-cirkel (of PDCA-cyclus) bestaat uit vier fasen:

• Plan: stel duidelijke doelen en maak een plan van aanpak.
• Do: voer het plan uit.
• Check: evalueer de resultaten.
• Act: pas aan en blijf verbeteren.