Steuernummer beantragen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Gründer und Freiberufler

Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele neue Themen mit sich – und eines der wichtigsten ist die Steuernummer. Ohne sie kannst du keine Rechnungen schreiben und offiziell nicht loslegen. Genau hier kommt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ins Spiel: Er ist dein erster formeller Kontakt mit dem Finanzamt als Gründer:in oder Freiberufler:in.

Klingt erst mal trocken? Keine Sorge. Auch wenn der Fragebogen umfangreich ist, lässt er sich mit der richtigen Anleitung gut bewältigen. In diesem Guide zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deine Steuernummer beantragst, worauf du achten solltest und an welchen Stellen du ganz entspannt bleiben kannst.

Was ist ELSTER und wer benötigt eine Steuernummer?

ELSTER ist das offizielle Online-Portal des Finanzamts. Darüber erledigst du deine steuerlichen Pflichten digital, etwa direkt nach der Gründung deines Unternehmens. Du musst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, für jede Unternehmensform gibt es einen eigenen Fragebogen. 

Wenn du dich selbstständig machst oder ein Gewerbe anmeldest, musst du innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Erst danach erhältst du deine Steuernummer, die du für Rechnungen benötigst. Der Fragebogen wird ausschließlich online über ELSTER eingereicht. Dafür legst du ein Mein-ELSTER-Konto an und registrierst dich mit deiner E-Mail-Adresse. Anschließend bestätigst du deine Identität mit einem elektronischen Zertifikat.

Sobald der Fragebogen abgeschickt und vom Finanzamt geprüft ist, bekommst du deine Steuernummer per Post. Ab diesem Zeitpunkt kannst du offiziell Rechnungen schreiben und steuerlich korrekt arbeiten.
Kurz gesagt: Gründen, bei ELSTER registrieren, Fragebogen ausfüllen, Steuernummer erhalten und loslegen.
 

Erster Schritt: Konto bei ELSTER anlegen

Damit du den Fragebogen abschicken kannst, benötigst du ein Benutzerkonto auf elster.de. Wenn du deine Steuererklärung bereits elektronisch abgibst und dort registriert bist und als Einzelunternehmer anfängst zu arbeiten, kannst du mit deinem bestehenden Konto weitermachen und zum Fragebogen springen. 

Handelst du dagegen für eine Organisation – etwa eine GmbH, UG oder einen Verein – benötigst du ein eigenes Organisationskonto mit separatem Zertifikat. Ein bestehendes privates Konto lässt sich dafür nicht umwandeln, da das Finanzamt private und organisatorische Steuerangelegenheiten strikt trennt. Zu Beginn wirst du gefragt, ob das Konto für eine Privatperson oder für eine Organisation eingerichtet werden soll. Diese Auswahl ist wichtig, weil sie festlegt, welche Formulare und Funktionen dir später zur Verfügung stehen.

Steuer-ID eingeben

Als Nächstes gibst du deine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) ein. Wichtig dabei: Steuer-ID und Steuernummer sind nicht dasselbe. Die Steuer-ID bekommst du einmalig automatisch zugeteilt – sie bleibt dein Leben lang gleich.

Du findest sie zum Beispiel auf deiner Lohnabrechnung oder auf deinem letzten Steuerbescheid. Falls du unsicher bist, keine Sorge: Den Unterschied zwischen Steuer-ID und Steuernummer haben wir in einem eigenen Artikel einmal kurz und verständlich für dich erklärt.
 

Wenn du dich für eine Organisation registrierst, wirst du nach einer Steuernummer gefragt. Hast du diese noch nicht – zum Beispiel, weil du gerade gründest – ist das kein Problem. In diesem Fall kannst du dich einfach per E-Mail registrieren.

Dein ELSTER-Konto ist dann zwar zunächst eingeschränkt, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du aber trotzdem bereits ausfüllen und abschicken. Genau das ist in der Gründungsphase der wichtigste Schritt.

Zertifikatsdatei downloaden

Jetzt kommt ein wichtiger Schritt: Du lädst deine ELSTER-Zertifikatsdatei herunter. Diese Datei brauchst du bei jedem Login, also unbedingt sicher speichern und nicht versehentlich löschen. Falls doch etwas passiert, kannst du sie später erneut herunterladen – einfacher ist es aber, sie von Anfang an gut aufzubewahren.

Alternativ kannst du dich bei ELSTER auch über andere Anmeldewege einloggen, zum Beispiel mit der ELSTER-Secure-App auf dem Smartphone, dem elektronischen Personalausweis (eID-Funktion), einem Sicherheitsstick oder einer Signaturkarte.

Zweiter Schritt: Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung

Einloggen bei ELSTER
 

Nachdem deine Anmeldung abgeschlossen ist, kannst du dich einloggen und dich über die gewählte Methode identifizieren. Dann kommt der entscheidende Punkt: Wo findest du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Du erreichst ihn im ELSTER-Portal über folgenden Pfad:
Formulare und Leistungen → Alle Formulare → Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Ausfüllhilfe: Was wird gefragt?

Der Fragebogen ist ziemlich umfangreich. Deshalb gehen wir die einzelnen Punkte Schritt für Schritt mit dir durch und geben dir praktische Tipps, damit du ihn schnell und korrekt ausfüllen kannst.

Steuernummer beantragen
 

Für deine neue Tätigkeit bekommst du eine eigene Steuernummer. Diese musst du beantragen, bevor du den Fragebogen ausfüllst. Klicke dafür auf „Neue Steuernummer beantragen“ und wähle anschließend dein Bundesland sowie das zuständige Finanzamt aus.

Sobald du auf „Weiter“ klickst, startest du mit dem eigentlichen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dein Fortschritt wird automatisch gespeichert.

1 – Allgemeine Angaben

In diesem Abschnitt machst du Angaben zu deiner Person, auch wenn sie dem Finanzamt bereits bekannt sind.

Steuerpflichtige(r)

In diesem Abschnitt machst du Standard-Angaben zu dir und deinem Wohnort:

• Anrede, Titel, Name, Geburtsname, Vorname
• Ausgeübter Beruf
• Geburtsdatum
• Religion
• Identifikationsnummer (deine Steuer-ID)

Dann werden einige Details genauer abgefragt:

Familienstand

Wenn du verheiratet bist, teilst du das dem Finanzamt hier mit.

Adresse

Hier kommt dein Hauptwohnsitz hin, egal ob im In- oder Ausland. Auch über Postfächer musst du das Amt informieren.

Telefon und Internet

Diese Angaben sind optional. Es ist aber einfacher, dich zu erreichen, wenn du eine Telefonnummer angibst. „Internet“ bezieht sich auf eine Internetseite deiner Firma.

Art der Tätigkeit

Im letzten Feld dieser Seite beschreibst du, was du konkret machst. Du musst keine feste Berufsbezeichnung angeben, sondern kannst in bis zu 200 Zeichen die Art und den Umfang deiner Tätigkeit formulieren. Wichtig ist, dass kurz und verständlich klar wird, womit du dein Geld verdienst.

Geeignete Beispiele sind zum Beispiel „Softwareentwicklung und Programmierung von Anwendungen“, „Online-Marketing-Beratung und Kampagnenbetreuung“ oder „Texterstellung und redaktionelle Dienstleistungen“. Das reicht dem Finanzamt in der Regel vollkommen aus.

2 – Ehegatte/Ehegattin/eingetragene(r) Lebenspartner(in)

Hier werden genaue Angaben zu Ehepartnern gemacht. Sollte die Adresse eine andere sein, wird sie hier eingetragen.

3 – Bankverbindung(en) für Steuererstattungen/SEPA-Lastschrift

Um Rückzahlungen vom Finanzamt zu erhalten, musst du eine Kontoverbindung angeben. Idealerweise nutzt du dafür ein Geschäftskonto, damit private und geschäftliche Zahlungen sauber getrennt bleiben. In größeren Strukturen gibt es oft sogar mehrere Konten, zum Beispiel für Umsatzsteuer oder Lohnsteuer – das sorgt für zusätzliche Übersicht und weniger Aufwand im Alltag.

Klicke auf „Weitere Daten hinzufügen“ und trage den Kontoinhaber sowie die IBAN ein. Bei Konten außerhalb der EU bzw. des EWR wird zusätzlich der BIC benötigt. Außerdem gibst du an, wofür das Konto genutzt werden soll – zum Beispiel für Umsatzsteuer oder Einkommensteuer.

Konten außerhalb des SEPA-Raums können nicht direkt im Formular hinterlegt werden. In diesem Fall musst du dich direkt an dein zuständiges Finanzamt wenden.

4 – Steuerliche Beratung

Wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, gib das an dieser Stelle an. Dabei wird unterschieden, ob es sich um eine natürliche Person (etwa einen freiberuflichen Steuerberater) oder um eine Organisation bzw. Kanzlei handelt.

Wichtig zu wissen: Dein Steuerberater ist erst dann offiziell handlungsberechtigt, wenn eine Vollmacht vorliegt. Diese muss entweder postalisch eingereicht oder über die Vollmachtsdatenbank an das Finanzamt übermittelt werden.

5 – Empfangsbevollmächtigte(r) für alle Steuerarten

Du kannst die Empfangsbevollmächtigung nicht nur deinem Steuerberater erteilen – auch andere Personen sind möglich. In der Praxis ist der Steuerberater zwar der häufigste Fall, verpflichtend ist das aber nicht. Auch diese Vollmacht muss ein zweites Mal beim Finanzamt eingereicht werden.

Wenn dein Steuerberater die Post vom Finanzamt erhalten soll, setzt du in Zeile 39 den entsprechenden Haken. Soll eine andere Person bevollmächtigt werden, trägst du deren personenbezogene Angaben ab Zeile 40 ein.

6 – Bisherige persönliche Verhältnisse

Diesen Abschnitt musst du nur ausfüllen, wenn sich in letzter Zeit etwas geändert hat. Das ist der Fall, wenn du in den letzten zwölf Monaten umgezogen bist oder in den vergangenen drei Jahren bereits für Zwecke der Einkommensteuer erfasst warst (also nicht zum ersten Mal gründest). Trifft beides nicht auf dich zu, kannst du diesen Teil einfach überspringen.

7 – Angaben zum Unternehmen

Hier machst du die grundlegenden Angaben zu deiner Tätigkeit oder deinem Unternehmen.

Bezeichnung des Unternehmens

Hier gibst du den Namen an, unter dem du nach außen auftrittst. Als Einzelunternehmer oder Freiberufler ist das in der Regel dein Vor- und Nachname, optional ergänzt um eine beschreibende Tätigkeit.

Adresse und Kontakt

Trage hier deine aktuelle Geschäftsadresse sowie deine Kontaktdaten ein. Dazu zählen Straße, Postleitzahl, Ort und in der Regel auch eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Wenn deine Firmen- und Privatadresse identisch sind, kannst du in Zeile 56 einen Haken machen.

Beginn der Tätigkeit

An dieser Stelle gibst du an, ab wann du deine selbstständige Tätigkeit aufgenommen hast oder aufnehmen wirst. Dieses Datum ist wichtig für die steuerliche Einordnung und weitere Schritte beim Finanzamt.

8 – Abweichender Ort der Geschäftsleitung

Wenn du als Einzelunternehmer oder Solo-Selbstständiger arbeitest, sind Wohn- und Geschäftsadresse häufig identisch – das ist vollkommen normal. Hast du bereits ein separates Büro, Studio oder eine Produktionsstätte, trägst du hier die Anschrift deiner Geschäftsleitung ein.

9 – Betriebsstätten

Übst du deine unternehmerische Tätigkeit dauerhaft an mehr als einem Ort aus, gelten diese Standorte als mehrere Betriebsstätten. Das können zum Beispiel Verkaufs- oder Einkaufsstätten, Filialen sowie Werkstätten oder Lager sein. Falls du mehr als zehn zusätzliche Adressen angeben musst, werden diese nicht einzeln im Formular erfasst, sondern als separate Liste als PDF im Anhang hochgeladen.

10 – Handelsregistereintragung

An dieser Stelle geht es darum, ob für dein Unternehmen ein Eintrag im Handelsregister erforderlich ist. Das betrifft vor allem Gründer:innen mit der Rechtsform eingetragener Kaufmann (e.K.). Hier ist der Handelsregistereintrag Pflicht. Du gibst dann an, seit wann der Eintrag besteht oder wann der Antrag gestellt wurde. Bist du freiberuflich tätig oder führst ein Kleingewerbe, kannst du diesen Abschnitt einfach überspringen. 

11 – Gründungsform

Hier wählst du die passende Gründungsform für dein Vorhaben aus. Zur Auswahl stehen Neugründung, Verlegung, Übernahme und Verschmelzung.

In Zeile 85 öffnest du das Drop-down-Menü und wählst in den meisten Fällen Neugründung aus. Dann reicht es, das Gründungsdatum anzugeben. Eine Verlegung liegt vor, wenn ein bestehendes Unternehmen an einen neuen Standort umzieht. Bei der Übernahme wird ein bereits bestehender Betrieb weitergeführt, während eine Verschmelzung mehrere Unternehmen zu einem neuen zusammenführt. In diesen Fällen musst du Informationen zu den vorherigen Inhabern angeben und alle relevanten Verträge als Anhang senden.

12 – Bisherige betriebliche Verhältnisse

Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn einer der folgenden Fälle auf dich zutrifft. Du musst ihn ausfüllen, wenn du:

• in den vergangenen fünf Jahren bereits ein Gewerbe betrieben hast, 
• freiberuflich oder selbstständig tätig warst, 
• eine land- oder forstwirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt hast, 
• an einer Personengesellschaft beteiligt warst oder 
• mindestens ein Prozent an einer GmbH gehalten hast.

Mit diesen Angaben kann das Finanzamt prüfen, ob bereits Steuernummern oder umsatzsteuerliche Erfassungen bestehen, und deine neue Tätigkeit korrekt zuordnen.

13 – Konzernzugehörigkeit

Dieser Abschnitt ist für Gründer:innen und Freiberufler:innen meist nicht relevant. Hier geht es darum, ob dein neues Unternehmen Teil eines Konzerns ist. Trifft das nicht zu, kannst du das Feld einfach leer lassen und zum nächsten Punkt gehen.

14 – Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen (Einkommensteuer, Gewerbesteuer)

Dieser Abschnitt ist besonders wichtig. Das Finanzamt erwartet hier eine realistische Schätzung deiner Einnahmen im Gründungsjahr und im Folgejahr. Mit einem Businessplan oder einer Finanzprognose fällt dir das deutlich leichter. Je nach Höhe der erwarteten Einnahmen können Steuervorauszahlungen anfallen.

Voraussichtliche Einkünfte

Wie viel wirst du verdienen? Wenn du verheiratet bist, musst du auch für deine Partnerin oder deinen Partner Angaben für das Gründungsjahr und das Folgejahr machen. Neben Einkünften aus der Selbstständigkeit gibt es weitere Bereiche, die berücksichtigt werden müssen. Du füllst nur aus, was auf dich oder euch zutrifft.

Achtung: Es geht hier um den voraussichtlichen Gewinn, nicht den Umsatz.

• Land- und Forstwirtschaft – Einkünfte aus land- oder forstwirtschaftlicher Tätigkeit
• Gewerbebetrieb – Einnahmen aus einem Gewerbe, auch Kleingewerbe
• Selbstständige Arbeit – z. B. freiberufliche oder andere selbstständige Tätigkeiten
• Nichtselbstständige Arbeit – Einkommen aus einem Angestelltenverhältnis (Bruttolohn minus Werbungskosten)
• Kapitalvermögen – z. B. Zinsen, Dividenden oder andere Kapitalerträge
• Vermietung und Verpachtung – Einnahmen aus der Überlassung von Immobilien oder Rechten
• Sonstige Einkünfte – z. B. Renten oder private Veräußerungsgeschäfte

Sonderausgaben und Steuervergünstigungen

Unten auf der Seite hast du die Möglichkeit, weitere steuerlich relevante Beträge einzutragen. Dazu gehören geplante Sonderausgaben und begünstigte Beiträge.

Das sind unter anderem Aufwendungen für deine Absicherung wie Rente, Kranken- und Pflegeversicherung, aber auch Posten wie Kirchensteuer, Spenden oder Unterhaltsleistungen.

15 – Angaben zur Gewinnermittlung
 

Hier legst du fest, wie du deinen Gewinn ermittelst. Diese Entscheidung wirkt sich direkt auf deine Buchhaltung und deren Umfang aus – ein wichtiger Schritt also. Die Art der Gewinnermittlung hängt eng mit der Rechtsform deines Unternehmens zusammen. Zusätzlich gibt es die Kleinunternehmerregelung: Sie ermöglicht dir die vergleichsweise einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): In den meisten Fällen die richtige Wahl. Du erfasst nur deine tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, eine Bilanz ist nicht nötig. Geeignet für alle Freiberufler sowie für Gewerbetreibende mit bis zu 800.000 Euro Umsatz und bis zu 80.000 Euro Gewinn pro Jahr.
• Betriebsvermögensvergleich: Deutlich aufwendiger. Hier sind Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Pflicht, z. B. für Kapitalgesellschaften oder größere Gewerbebetriebe.
• Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen: Eine vereinfachte Methode für kleinere Land- und Forstbetriebe mit pauschalen Berechnungen.
• Sonstige: Für Sonderfälle mit speziellen gesetzlichen Regelungen – bei klassischen Gründungen meist nicht relevant.

16 – Freistellungsbescheinigung gemäß § 48b EStG (Bauabzugssteuer)

Dieser Abschnitt ist relevant, wenn du als Bauunternehmer, Handwerker oder Subunternehmer im Baubereich tätig bist. Trifft das nicht zu, kannst du einfach bei Punkt 17 weitermachen.

Wer zum „goldenen Boden des Handwerks“ unterwegs ist, fällt unter die Bauabzugssteuer: Auftraggeber überweisen 15 % des Rechnungsbetrags direkt an das Finanzamt. Das gilt als Steuervorauszahlung. Du kannst dafür jedoch eine Befreiung beantragen – dann dürfen Kunden den vollen Betrag an dich überweisen.

17 – Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Auch dieser Abschnitt ist nicht für alle relevant. Hier geht es um Angaben zu deinen Mitarbeitenden. Wenn du zunächst allein arbeitest, kannst du direkt zu Punkt 18 springen. Hast du bereits in der Gründungsphase Teammitglieder – egal ob angestellt, als Minijob oder Aushilfe –, musst du die folgenden Angaben machen:

• Mitarbeitende: Wie viele Personen du beschäftigst, inklusive Familienangehöriger und Minijobber.
• Start der Lohnzahlungen: Das Datum, ab dem du erstmals Löhne zahlst.
• Voraussichtliche Lohnsteuer: Eine realistische Schätzung der Lohnsteuer, die du im Jahr abführen wirst.
• Lohnsteuerliche Betriebsstätte: Der Ort, an dem deine Lohnabrechnung geführt wird – meist deine Betriebsadresse.

18 –  Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Jetzt folgt einer der längsten und wichtigsten Abschnitte: die Umsatzsteuer. Nicht jeder Teil ist für alle relevant, eine zentrale Frage musst du hier aber beantworten: Machst du von der Kleinunternehmerregelung gebrauch oder nicht? Wir gehen alle Abschnitte Schritt für Schritt mit dir durch.

Geschäftsveräußerung im Ganzen (§ 1 Absatz 1a UStG)

Dieser Punkt ist nur relevant, wenn du einen bestehenden Betrieb übernimmst. Bei einer Neugründung kannst du hier einfach „Nein“ auswählen.

Bisherige umsatzsteuerliche Verhältnisse

Hattest du bereits für ein anderes Unternehmen eine Steuernummer, trägst du sie hier zusammen mit dem Bundesland ein. Gründest du zum ersten Mal, wählst du auch an dieser Stelle „Nein“.

Summe der Umsätze (geschätzt)

An dieser Stelle gibst du an, wie hoch deine Einnahmen voraussichtlich ausfallen werden – getrennt nach Gründungsjahr und dem Jahr danach. Gemeint ist der Umsatz, also der Gesamtbetrag deiner Einnahmen vor Abzug von Kosten. Die Angaben beruhen auf einer Schätzung. Wenn du noch keine sicheren Zahlen hast, setz lieber moderat an, achte aber darauf, realistisch zu bleiben.

Kleinunternehmerregelung

In diesem Abschnitt entscheidest du, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Sie richtet sich an Selbstständige mit eher niedrigen Umsätzen und bringt klare Vor- und Nachteile mit sich:

• Mit Kleinunternehmerregelung: Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und führst keine Umsatzsteuer ab. Das bedeutet für dich weniger Aufwand.
• Ohne Kleinunternehmerregelung: Dafür kannst du keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. Das heißt, die Umsatzsteuer, die andere Unternehmen dir in Rechnung stellen, bekommst du nicht vom Finanzamt zurück, sondern trägst sie selbst als Kosten.

Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer (seit 2025):

• Im Vorjahr maximal 25.000 Euro netto Umsatz
• Im laufenden Jahr voraussichtlich maximal 100.000 Euro netto Umsatz

Erfüllst du beide Bedingungen und entscheidest dich nicht freiwillig für die Regelbesteuerung, giltst du automatisch als Kleinunternehmer. Die Auswahl ist eindeutig: Feld 130 für die Kleinunternehmerregelung, Feld 131 für den Verzicht.

Zahllast/Überschuss (geschätzt)

Hier gibst du eine grobe Einschätzung ab, ob am Ende Umsatzsteuer an das Finanzamt zu zahlen ist oder ob du eine Erstattung erwartest.

• Mit Kleinunternehmerregelung: Es fällt weder eine Zahllast noch ein Überschuss an – trage einfach 0 Euro ein.
• Mit Regelbesteuerung: Schätze realistisch, wie hoch deine Zahllast ausfallen könnte.

Die Höhe der Zahllast bestimmt, wie oft du Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben musst:

• über 9.000 Euro: monatlich
• 2.000–9.000 Euro: vierteljährlich
• unter 2.000 Euro: keine Voranmeldungen, nur Jahreserklärung

Liegt deine Zahllast voraussichtlich über 9.000 Euro, wählst du den monatlichen Voranmeldungszeitraum.

Steuerbefreiung

Hier geht es darum, ob du umsatzsteuerfreie Leistungen erbringst. Das sind Tätigkeiten, auf die keine Umsatzsteuer anfällt und die im § 4 UStG geregelt sind.

Relevant ist das nur für bestimmte Bereiche, zum Beispiel:

• Heilberufe wie ärztliche oder therapeutische Leistungen
• Unterricht und Bildung, etwa bei Lehr-, Coaching- oder Dozententätigkeiten
• Vermietung, z. B. von Wohnraum

Trifft nichts davon auf dich zu, wählst du einfach „Nein“. Sind einzelne Umsätze steuerfrei, gibst du die passende Nummer aus § 4 UStG sowie eine kurze Beschreibung deiner Leistung an.

Steuersatz: ermäßigter Steuersatz (§ 12 Abs. 2 und Abs. 3 UStG)

In den nächsten beiden Punkten prüfst du, ob für deine Umsätze ein ermäßigter Umsatzsteuersatz gilt. Manche Leistungen werden nicht mit 19 %, sondern günstiger besteuert:

• 7 % Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 2 UStG): z. B. für Bücher, Zeitungen, bestimmte Lebensmittel, Eintrittskarten für Kulturveranstaltungen oder Hotelübernachtungen.
• 0 % Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 3 UStG): gilt unter anderem für bestimmte Photovoltaikanlagen auf Wohngebäuden. Diese Umsätze sind steuerpflichtig, der Steuersatz beträgt aber 0 %.

Trifft das auf dich zu, gibst du die entsprechende gesetzliche Grundlage und eine kurze Beschreibung deiner Umsätze an.

Durchschnittssatzbesteuerung (§ 24 UStG)

Hier wird abgefragt, ob du die Durchschnittssatzbesteuerung nutzen möchtest. Diese Sonderregelung gilt ausschließlich für land- und forstwirtschaftliche Betriebe und erlaubt es, die Umsatzsteuer mit pauschalen Werten zu berechnen, um den Aufwand zu reduzieren.

Soll- oder Istversteuerung

In diesem Abschnitt entscheidest du, wann du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst. Bei der Sollversteuerung wird sie bereits mit Rechnungsstellung fällig. Bei der Istversteuerung erst dann, wenn dein Kunde bezahlt hat – ein klarer Vorteil für deine Liquidität. Die Istversteuerung kannst du wählen, wenn dein Jahresumsatz voraussichtlich unter 800.000 Euro liegt, du nicht buchführungspflichtig bist oder freiberuflich arbeitest.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Hier kannst du eine USt-IdNr. beantragen. Wenn du mit Unternehmen im EU-Ausland Geschäfte machst, benötigst du sie. Auch ohne EU-Geschäfte kannst du sie schon jetzt beantragen, um vorbereitet zu sein.

Wichtig: Die USt-IdNr. ändert nichts an der Kleinunternehmerregelung – sie führt nicht automatisch dazu, dass du Umsatzsteuer abführen musst. Hast du bereits eine USt-IdNr. aus früherer Tätigkeit, gibst du sie hier ebenfalls an.

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei Bau- und/oder Gebäudereinigungsleistungen

Dieser Punkt ist nur relevant, wenn du Bau- oder Gebäudereinigungsleistungen erbringst und diese mehr als 10 % deines Umsatzes ausmachen. Für die meisten Freiberufler und Einzelunternehmen ist das nicht der Fall – dann kannst du den Abschnitt überspringen.

19 – Umsatzsteuerliche Organschaft (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG)

Hier geht es um Unternehmen, die eng mit anderen Unternehmen verflochten sind, etwa in Konzernstrukturen. Trifft das auf dich nicht zu, ist auch dieser Abschnitt für dich nicht relevant und kann ausgelassen werden.

20 – Besonderes Besteuerungsverfahren „One-Stop-Shop“

Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn du an Privatkund:innen in anderen EU-Ländern (B2C) verkaufst, nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt und die EU-weite Umsatzgrenze von 10.000 Euro überschreitest.

In diesem Fall kannst du das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) nutzen. Damit meldest du deine EU-Umsätze zentral in Deutschland, statt dich in jedem EU-Land separat steuerlich zu registrieren.

Wichtig: Das Häkchen im Fragebogen allein reicht nicht aus. Für OSS musst du dich zusätzlich beim Bundeszentralamt für Steuern über das BZStOnline-Portal anmelden.

21 – Umsätze im Bereich des Handels mit Waren über das Internet

Diese Teilseite ist relevant, wenn du online verkaufst – entweder über einen eigenen Shop oder über Marktplätze wie Amazon, eBay oder Etsy.

• Eigener Online-Shop: Häkchen setzen und die Shop-URL angeben.
• Online-Marktplätze: Namen der Plattform und ein Identifikationsmerkmal (z. B. Verkäufer-ID oder Accountname) eintragen. Nutzt du mehrere Plattformen, gib alle vollständig an.

22 – Umsätze im Bereich der sozialen Medien

In diesem Abschnitt prüft das Finanzamt, ob du Einnahmen über soziale Medien erzielst. Wenn du über eine oder mehrere Plattformen Geld verdienst, setzt du das Häkchen entsprechend.

Anschließend trägst du den Namen der Plattform (zum Beispiel Instagram, YouTube oder TikTok) sowie deinen Accountnamen ein. Nutzt du mehrere Plattformen, kannst du weitere Einträge hinzufügen. Erzielst du keine Umsätze über soziale Medien, musst du hier nichts ausfüllen und kannst direkt zum nächsten Abschnitt wechseln.

23 – Anhänge

Fast geschafft. Jetzt geht es nur noch um den Abschluss: Du gibst an, welche Unterlagen separat eingereicht werden, und lädst deine Anhänge hoch.

Auf Teilseite 23 setzt du die Häkchen bei den passenden Dokumenten – abhängig davon, was du zuvor angegeben hast. Hast du z. B. eine (Empfangs-)Vollmacht genannt, musst du diese hier auswählen. Zusätzlich kannst du weitere Unterlagen hochladen, falls nötig. Uploads sind als PDF oder XML möglich – achte auf klare Dateinamen, damit alles gut zugeordnet werden kann.

Steuernummer beantragen – einmal sauber, dann läuft’s

Ja, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist lang. Aber: Du musst ihn nur einmal ausfüllen – und mit den richtigen Infos ist das machbar. Wenn du Schritt für Schritt vorgehst, realistisch schätzt und irrelevante Punkte einfach überspringst, kommst du sicher ans Ziel.

Sobald der Fragebogen abgeschickt ist und das Finanzamt ihn geprüft hat, erhältst du deine Steuernummer. Ab dann kannst du offiziell Rechnungen schreiben und deine Selbstständigkeit sauber starten.

Unser Tipp zum Schluss: Nimm dir Zeit, speichere zwischendurch und hebe wichtige Unterlagen gut auf. Und wenn du an einer Stelle unsicher bist, ist es vollkommen okay, dir Unterstützung zu holen. Hauptsache, du kommst ins Handeln – der Rest ergibt sich.