Welche Geschäftsunterlagen muss ich aufbewahren? Der vollständige Leitfaden für Unternehmer

Als Selbstständiger oder Unternehmer hast du täglich mit Belegen, Rechnungen und Verträgen zu tun. Doch weißt du auch, welche davon du wie lange aufbewahren musst – und welche Konsequenzen es hat, wenn du das nicht tust? Die gute Nachricht: Die Aufbewahrungspflichten lassen sich klar in zwei Kategorien einteilen. Wenn du einmal verstehst, welche Unterlagen betroffen sind und wie du sie organisierst, ist das halb so wild. In diesem Artikel zeigen wir dir alles, was du wissen musst.

Was sind Aufbewahrungspflichten – und wen betreffen sie?

Aufbewahrungspflichten sind gesetzliche Vorgaben, die vorschreiben, welche Geschäftsunterlagen du wie lange aufbewahren musst. Geregelt sind sie vor allem im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Betroffen sind grundsätzlich alle, die ein Gewerbe betreiben oder selbstständig tätig sind – also Einzelunternehmer, Freiberufler, GmbHs, UGs und alle anderen Unternehmensformen. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob du buchführungspflichtig bist oder nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellst. Das Finanzamt kann jederzeit eine Betriebsprüfung anordnen und die entsprechenden Unterlagen anfordern. Wer sie nicht vorlegen kann, riskiert Schätzungen, Nachzahlungen und im schlimmsten Fall empfindliche Bußgelder.

Die zwei Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre und 6 Jahre

In Deutschland gibt es zwei zentrale Fristen:

10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Die zehnjährige Frist gilt für alle steuerlich relevanten Unterlagen. Dazu zählen:

• Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• Buchungsbelege (Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge)
• Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die du an Kunden gestellt hast)
• Eingangsrechnungen (Rechnungen, die du von Lieferanten erhalten hast)
• Inventare und Eröffnungsbilanzen
• Kassenbücher und Aufzeichnungen des Zahlungsverkehrs
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Steuerunterlagen (Steuererklärungen, Steuerbescheide, Voranmeldungen)
• Zollunterlagen (bei grenzüberschreitenden Geschäften)

6 Jahre Aufbewahrungspflicht
Die sechsjährige Frist gilt für geschäftliche Korrespondenz und andere Unterlagen:

• Geschäftsbriefe (empfangene und abgesandte, auch per E-Mail)
• Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
• Lieferscheine (sofern sie als Buchungsbelege dienen)
• Mahnschreiben
• Verträge (sofern sie keine Buchungsbelege sind)
• Protokolle und Aktennotizen mit geschäftlichem Bezug
• Import- und Exportunterlagen

Übersicht: Welche Unterlagen wie lange aufbewahren?

Müssen Unterlagen in Papierform vorliegen?

Nein. Das Finanzamt akzeptiert grundsätzlich auch digitale Aufbewahrung – vorausgesetzt, die Dokumente sind unveränderbar gespeichert, jederzeit lesbar und innerhalb angemessener Zeit abrufbar. Das ist in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) geregelt. Konkret bedeutet das:

• Papierdokumente dürfen eingescannt und digital archiviert werden (das Original kann danach meist vernichtet werden – bei Verträgen im Einzelfall prüfen).
   
• E-Mails mit geschäftlichem Inhalt müssen als E-Mail archiviert werden, ein Ausdruck reicht nicht.
  Rechnungen, die digital erstellt und versendet wurden, müssen digital aufbewahrt werden.
   
• Die Daten müssen gegen nachträgliche Veränderung gesichert sein.

Moderne Rechnungssoftware und Cloud-Systeme übernehmen diese Anforderungen automatisch – und erleichtern die GoBD-konforme Archivierung erheblich.

Besondere Regelungen für Rechnungen

Rechnungen nehmen bei den Aufbewahrungspflichten eine besondere Rolle ein, denn sie sind nicht nur geschäftlich relevant, sondern auch steuerlich zwingend nachweispflichtig. Deshalb gilt hier die 10-Jahres-Frist, und es gibt zusätzliche Anforderungen.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Damit eine Rechnung steuerlich anerkannt wird – und damit du sie als Betriebsausgabe absetzen oder Vorsteuer daraus geltend machen kannst –, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Leistungserbringung oder -lieferung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Bei Steuerbefreiung: entsprechender Hinweis

Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern oder die Rechnung als Betriebsausgabe ablehnen – selbst wenn du die Leistung nachweislich bezogen hast.

E-Rechnungen: die neue Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthalten strukturierte, maschinenlesbare Daten und müssen entsprechend digital archiviert werden. Ein einfacher Ausdruck als PDF reicht nicht.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten schrittweise Übergangspflichten – ab 2027 sind alle B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Alle wichtigen Informationen zum Thema findest du in unserem Artikel „Was ist eine E-Rechnung?“.

Was passiert, wenn du Unterlagen nicht aufbewahrst?

Die Konsequenzen können empfindlich sein:

Schätzung durch das Finanzamt: Wenn Belege fehlen, schätzt das Finanzamt deine Einnahmen und Ausgaben – meist zu deinem Nachteil.

Nachzahlungen und Zinsen: Auf geschätzte Steuernachzahlungen fallen in der Regel Zinsen an.

Bußgelder: Bei schwerwiegenden oder vorsätzlichen Verstößen drohen Bußgelder.

Verlust des Vorsteuerabzugs: Fehlen Eingangsrechnungen, kannst du die darin ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

Steuerstrafrechtliche Konsequenzen: In besonders schweren Fällen kann das Finanzamt ein Steuerstrafverfahren einleiten.

So bewahrst du Unterlagen richtig auf – praktische Tipps

Trenne privat und geschäftlich sauber. Ein eigenes Geschäftskonto macht es deutlich einfacher, alle relevanten Transaktionen im Blick zu behalten und bei Bedarf nachzuweisen.
 

• Scanne Belege sofort ein. Kassenbons und Quittungen verblassen schnell. Mit einer App direkt nach dem Kauf einscannen ist die zuverlässigste Methode.
   
• Archiviere E-Mails systematisch. Geschäftliche E-Mails müssen als E-Mail erhalten bleiben – ein ausgedruckter Anhang reicht nicht.
   
• Nutze eine strukturierte Ablage. Ob digital oder physisch: Eine klare Ordnung nach Jahr, Monat und Kategorie spart dir im Ernstfall viel Zeit.
   

Prüfe Rechnungen auf Vollständigkeit. Nur Rechnungen mit allen Pflichtangaben sind steuerlich verwertbar. Eine Rechnungssoftware hilft, nichts zu vergessen.

Warum Rechnungssoftware die Aufbewahrung vereinfacht

Wer Rechnungen manuell in Word oder Excel erstellt und per E-Mail verschickt, hat spätestens beim Thema Archivierung ein Problem: Wo ist die Rechnung von vor drei Jahren? War sie vollständig? Wurde sie bezahlt?
Moderne Rechnungssoftware wie Shine löst genau dieses Problem – und zwar nicht als Zusatzfunktion, sondern als Teil des gesamten Finanz-Workflows.

Alles an einem Ort, immer verfügbar
Mit Shine werden alle Rechnungen – ausgehende und eingehende – zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Keine verlorenen Anhänge, keine fehlenden Dateien, kein Suchen in alten E-Mail-Ordnern. Im Fall einer Betriebsprüfung kannst du alle Unterlagen in Minuten bereitstellen.

GoBD-konforme Archivierung
Shine speichert Dokumente unveränderbar und revisionssicher – entsprechend den Anforderungen der GoBD. Das bedeutet: Du musst dir keine Gedanken über technische Anforderungen machen. Die Archivierung passiert automatisch im Hintergrund.

E-Rechnungen direkt erstellen und empfangen
Seit 2025 ist die Empfangspflicht für E-Rechnungen in Deutschland aktiv. Mit Shine erstellst du E-Rechnungen direkt in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD – gesetzeskonform, ohne technisches Vorwissen. Auch eingehende E-Rechnungen können verarbeitet und archiviert werden.

Vollständige Pflichtangaben – automatisch
Rechnungen, die über Shine erstellt werden, enthalten automatisch alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben. So ist jede Rechnung von Anfang an steuerlich wasserdicht – kein manuelles Nachprüfen nötig.

Banking und Belege in einem System
Shine verbindet Geschäftskonto, Rechnungen und Belegerfassung in einer einzigen Oberfläche. Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet, Belege lassen sich per App scannen und direkt mit der entsprechenden Buchung verknüpfen. So entsteht eine lückenlose, GoBD-konforme Dokumentation – ganz ohne manuellen Aufwand.
 

Steuerberater-Zugriff auf Knopfdruck
Im Falle einer Prüfung oder für den Jahresabschluss kannst du deinem Steuerberater direkten Zugriff auf alle relevanten Unterlagen geben. Das spart Zeit, Nerven und Kosten – auf beiden Seiten.

Fazit: Aufbewahrungspflichten sind einfacher als gedacht

Die Regeln sind klar: 10 Jahre für steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen und Buchungsbelege, 6 Jahre für Geschäftsbriefe und Verträge. Die Frist beginnt jeweils Ende des Entstehungsjahres, digitale Aufbewahrung ist erlaubt – wenn sie GoBD-konform erfolgt. Wer seine Unterlagen von Anfang an digital und strukturiert verwaltet, hat im Alltag kaum Aufwand damit. 

Rechnungssoftware wie Shine nimmt dir dabei die meiste Arbeit ab: Rechnungen werden automatisch archiviert, Belege einfach erfasst und alles bleibt jederzeit abrufbar. So musst du dir über Aufbewahrungsfristen keine Sorgen mehr machen – und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: dein Unternehmen.