Checkliste: Diese Betriebsausgaben vergessen Freelancer und Freiberufler häufig

Steuern möchte jeder Freiberufler gerne sparen. Aber welche Ausgaben können abgesetzt werden? Das Finanzamt unterscheidet grundsätzlich zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben. Als Freiberufler darfst du alle Ausgaben, die eindeutig betrieblich sind, von der Steuer absetzen. Manche Ausgaben kannst du voll, andere nur anteilig abziehen – etwa wenn sie sowohl beruflich als auch privat genutzt werden (z. B. Handy oder Internet).

Um bei möglichen Prüfungen durch das Finanzamt gut vorbereitet zu sein, solltest du einige Grundregeln beachten:

• Trenne private und geschäftliche Ausgaben klar und nachvollziehbar.

• Kaufe möglichst bei B2B-Händlern ein, das erhöht die Transparenz und Glaubwürdigkeit deiner Ausgaben.

• Bewahre für jede Betriebsausgabe die passenden Belege auf – besonders Kassenzettel gehen schnell verloren, daher am besten direkt digitalisieren.

Versicherungen und das Arbeitszimmer sind bekannte Betriebsausgaben, die häufig abgesetzt werden. Es gibt jedoch viele weitere Kosten, die oft übersehen werden. Daher haben wir dir eine Liste mit Ausgaben zusammengestellt, die besonders häufig vergessen werden. Neben unserer Liste kann auch ein Buchhaltungsprogramm dabei helfen, Ausgaben zu erkennen und in die richtige Steuerkategorie einzuordnen: Die besten Buchhaltungsprogramme für Freelancer im Vergleich.

Liste der Betriebsausgaben

Vorsicht: Unterschiede nach Art der Buchführung

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Art deiner Buchführung. Die meisten Freiberufler nutzen die einfache Buchführung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Das ist unkompliziert: 

Du darfst Betriebsausgaben dann absetzen, wenn du die Rechnung bezahlt hast.

Das erleichtert vieles.

Aufwendiger ist die doppelte Buchführung mit Bilanz, die eher bei größeren Unternehmen notwendig ist. Dort gilt:

Du kannst nur die Waren und Materialien absetzen, die im betreffenden Jahr tatsächlich verbraucht wurden.

Für die meisten Freiberufler ist die EÜR die einfache und praktische Lösung. Wenn du in einem freien Beruf tätig bist (z. B.z. B. als Journalist:in, Hebamme oder Übersetzer:in), gilt eine großzügige Regelung: Freiberufler können eine EÜR abgeben, solange ihr Umsatz unter 800.000€ oder ihr Gewinn unter 80.000€ liegt.

Einige Freelancer zählen jedoch nicht zu den Freiberuflern. Sie gelten als gewerblich tätig, das ist zum Beispiel im IT- oder Marketing-Bereich oft der Fall. Gewerbliche Selbstständige müssen eine doppelte Buchführung führen und eine Bilanz erstellen. Dabei gilt für Solo-Selbstständige die gleiche Regelung: Wer unter den Grenzwerten von 800.000 € Umsatz oder unter 80.000 € Gewinn liegt, kann eine EÜR abgeben. Einige Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften sind zur Bilanzierung verpflichtet.

Klingt kompliziert? Hier eine Übersicht:

Wenn du unsicher bist, ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, solltest du beim Finanzamt oder bei einem Steuerberater nachfragen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Welche Ausgaben können nicht geltend gemacht werden?

Ausgaben können nur dann als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn sie eindeutig mit deiner beruflichen Tätigkeit zusammenhängen. Kosten aus dem privaten Bereich – wie Lebensmittel, Kleidung, die auch privat getragen wird, oder ein Friseurbesuch – sind vollständig nicht abzugsfähig. Auch auf Geschäftsreisen gilt: Nur der berufliche Teil zählt. Private Aktivitäten wie Museum, Theater oder zusätzliche Urlaubstage können nicht berücksichtigt und müssen selbst bezahlt werden.

Außerdem dürfen Bußgelder und Strafen grundsätzlich nicht abgesetzt werden. Dazu gehören Strafzettel, Ordnungsgelder oder Vertragsstrafen, auch wenn sie im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit angefallen sind. Der Gesetzgeber möchte vermeiden, dass Fehlverhalten steuerlich begünstigt wird. Prinzipiell gilt: Nur Ausgaben mit klarem, nachweisbarem beruflichen Bezug sind steuerlich relevant.