E-facturen worden door veel overheidsinstanties en grote bedrijven gebruikt, omdat de benodigde info automatisch via het e-facturatie netwerk wordt doorgegeven.

Je kunt meer lezen over het verschil tussen e-facturen en facturen die per e-mail worden verstuurd in ons artikel Wat is e-facturatie?

Hoe maak en verstuur je een e-factuur

1. Zorg ervoor dat je de juiste e-factuurgegevens van je klant hebt.
2. Meer info vind je in onze gids over E-factuuradressen begrijpen.
3. Ga naar Facturen > Nieuwe factuur en maak je factuur zoals je dat normaal doet.
4. Als de factuur klaar is, selecteer je Als e-factuur in het menu Goedkeuren en verzenden.
5. Als de gegevens van je bedrijf of klant niet compleet zijn, vraagt Shine je om de ontbrekende velden in te vullen.
6. Alle velden met een blauw sterretje (*) zijn verplicht.
7. Als je niet zeker bent van het e-factuuradres, gebruik dan onze handleiding over E-factuuradressen.
8. Klik op Verzenden. De e-factuur wordt via de operator van Shine doorgestuurd naar de e-factuurprovider van je klant en vervolgens naar hun factuurverwerkingssysteem.

Als het e-factuuradres niet geldig is, geeft Shine een foutmelding weer.

Vereiste informatie voor het versturen van e-facturen

E-facturen gebruiken de e-factuuradressen van de afzender en de ontvanger, net zoals telefoonnummers bellers identificeren.

Om een e-factuur te versturen, heb je het volgende nodig:

1. De gegevens van je bedrijf
2. Een geldig bedrijfsregistratienummer of btw-nummer.
    
3. De gegevens van je klant
   • De klant moet e-facturen kunnen ontvangen
   • Hun e-factuuradres moet correct zijn en het juiste formaat hebben
4. Door de klant vereiste referenties
5. Sommige ontvangers hebben velden nodig zoals:
   • PO-nummer
   • Betalingsreferentie
   • Kopersreferentie

De leveringsstatus controleren

Nadat je een e-factuur hebt verstuurd, kun je de leveringsstatus controleren onder Factuur > Geschiedenis.

Mogelijke statussen:

• E-factuur succesvol afgeleverd bij ontvanger
• Aflevering van e-factuur mislukt vanwege ongeldige inhoud
• E-factuur geweigerd door ontvanger
• Aflevering vertraagd

Je krijgt een melding via e-mail en in de factuurgeschiedenis.