In het kasboek van Shine kun je gegevens uit Excel importeren. Volg deze handleiding om dat te doen.
Eerst moet je een CSV-bestand uploaden, dat aan bepaalde formaten moet voldoen. Een CSV-bestand is een tekstbestand met door komma's gescheiden waarden, dat meestal wordt gebruikt voor het uitwisselen van gegevens tussen databases. Het CSV-bestand moet een aantal vooraf bepaalde kolommen en waarden bevatten, die hieronder worden beschreven.
Let op: deze functie werkt alleen als je rekeningnummers gebruikt in je rekeningstelsel.
Een CSV-bestand met kasboek importeren
Om het CSV-bestand in het kasboek te importeren, ga je naar Boekhouding > Dagboek > Meer > Importeren
Als er fouten in je bestand zitten, laat het programma je automatisch weten wat de fout is en misschien ook in welke rij en kolom die zit.
Houd er wel rekening mee dat het bestand aan een aantal voorwaarden moet voldoen om te kunnen worden geïmporteerd.
Het formaat van het CSV-bestand
Scheidingstekens
Het bestand moet een CSV-bestand zijn waarin de import de volgende scheidingstekens ondersteunt:
- Komma (,)
- Puntkomma (;)
- Tab.
Rijen
De eerste rij (rij 1) moet altijd kolomkoppen bevatten. Deze rij wordt bij het importeren genegeerd, net als lege rijen. Vervolgens kun je alle rijen toevoegen die je in het dagboek wilt importeren.
[INSERT IMAGE]
Kolommen
De kolommen A tot en met I in het Excel-blad moeten de onderstaande waarden hebben. Je mag ze niet omwisselen.
- Kolom A: Bij Type kun je aangeven of de rij een :De letters tussen haakjes kun je als afkortingen gebruiken. Als het veld leeg is, wordt de rij een Financiële voucher.
- Financiële voucher (F)
- Betaling door klant (K)
- Betaling door leverancier (L)
- Kolom B: Hier vul je het gewenste bonnummer voor de transactie in. Als je hetzelfde bonnummer op meerdere regels zet, wordt het één transactie. Zorg ervoor dat de debet- en creditbedragen kloppen en dat ze, met hetzelfde nummer, naast elkaar staan en niet verspreid over het Excel-blad.
- Kolom C: In deze rij vul je de datum in. Als je meerdere regels hetzelfde bonnummer hebt gegeven, hoef je alleen de datum voor de eerste regel in te vullen.
- Kolom D: In deze kolom kun je een beschrijving van de boeking invoeren.
- Kolom E: Het rekeningnummer bepaalt op welke rekening de boeking wordt geplaatst. Als de regel een betaling van een klant betreft, voer dan het factuurnummer in. Als de regel een betaling aan een leverancier betreft, voer dan het factuurnummer in. Als dit veld leeg is, wordt de boeking zonder rekening geïmporteerd.
- Kolom F: Je kunt het btw-tarief bepalen door een geldige afkorting/belastingcode te gebruiken voor een van je btw-tarieven. Je vindt een lijst hiervan in het programma onder Instellingen > Btw-tarieven.
- Kolommen G - H: De bedragen worden ingesteld in Debet of Credit. Als er een negatief bedrag wordt ingevoerd in de debetkolom, wordt dit automatisch gecrediteerd, en hetzelfde geldt voor de creditkolom.
Kolom I: De laatste kolom is de tegenrekening. Je kunt deze gebruiken als je een eenvoudige boeking met een tegenrekening hebt. In plaats van twee regels te gebruiken, kun je snel een tegenrekening selecteren, net als in het Shine-kasboek. Als dit veld leeg is, wordt de boeking zonder tegenrekening geïmporteerd.
Sla het bestand op als CSV en importeer het: De geïmporteerde transacties worden aan het einde van het dagboek toegevoegd. Bestaande transacties worden niet verwijderd.