Zorg dat je btw, taal en valuta goed geregeld zijn voor je internationale facturen.

Verkoop je aan klanten in het buitenland? Of je nu spullen of diensten aanbiedt binnen de EU of naar buiten Europa exporteert, bij het factureren over de grenzen heen moet je goed letten op btw-regels, taalinstellingen en valuta-indelingen. Deze gids helpt je om internationale facturen goed en met vertrouwen uit te geven.

De taal van de factuur wijzigen

Om de taal van de factuur te wijzigen:

1. Ga naar Instellingen > Factureringsinstellingen
2. Selecteer je Standaardfactuurtaal
3. Alle nieuwe facturen worden standaard op deze instelling gezet
4. Je kunt de taal voor elke factuur nog steeds handmatig wijzigen

De valuta van de factuur wijzigen

Om in een andere valuta te factureren:

1. Klik in de factuur-editor op het pictogram Instellingen
2. Selecteer de gewenste valuta (bijv. USD, GBP)
3. Voer de prijzen handmatig in - het systeem zet wisselkoersen niet automatisch om
4. Er wordt maar één valuta per factuur ondersteund

Diensten aan EU-landen

B2B (zakelijke klanten met btw-nummer)

• Er wordt geen btw in rekening gebracht.
• Pas het verleggingsmechanisme toe.
• Voeg deze opmerking toe aan je factuur:“Verlegging - De btw-plicht wordt overgedragen aan de ontvanger overeenkomstig artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG.”
• Controleer het btw-nummer van de klant via VIES.

B2C (particuliere klanten)

• Gebruik je lokale btw-tarief.
• Uitzondering: digitale diensten (bijv. software, streaming) → Als de omzet hoger is dan € 10.000/jaar in de hele EU, breng dan het btw-tarief van de klant in rekening via het OSS-systeem (One-Stop Shop).

Goederen naar EU-landen

B2B (met geldig btw-nummer)

• Belastingvrije intracommunautaire levering als:
  • Goederen worden verzonden tussen EU-landen
  • Zowel jij als je klant een geldig btw-nummer hebben
  • Je bewijs van levering bewaart
• Voeg deze opmerking toe aan je factuur: “Btw-vrije intracommunautaire levering volgens artikel 138 van Richtlijn 2006/112/EG.”

B2C (particuliere klanten)

• Minder dan € 10.000/jaar in de hele EU: Breng je lokale btw in rekening
• Meer dan € 10.000/jaar:
  • Breng de btw van het land van de klant in rekening
  • Registreer je voor OSS om naleving te vereenvoudigen

Diensten aan niet-EU-landen

• Over het algemeen btw-vrij
• Voeg deze opmerking toe aan de factuur: “Dienst geleverd buiten de EU - vrijgesteld van btw volgens de EU-btw-regels.”
• Bewaar bewijs van de locatie van de dienst (bijv. contract, adres, communicatie)

Goederen naar niet-EU-landen

• Meestal vrijgesteld van btw als de goederen worden geëxporteerd
• Voeg deze opmerking toe: “Btw-vrije export volgens artikel 146 van Richtlijn 2006/112/EG.”
• Bewaar exportdocumentatie (bijv. douanedocumenten, verzendbevestiging).

Goed om te weten

• Controleer altijd de btw-nummers van B2B-klanten binnen de EU.
• Voeg de vereiste wettelijke vermeldingen toe wanneer geen btw in rekening wordt gebracht.
• Bewaar bewijs van dienstverlening of verzending van goederen voor belastingdoeleinden.
• Gebruik OSS als je de EU-drempels overschrijdt met B2C-klanten.
• Overweeg om een belastingadviseur te raadplegen voor internationale transacties.