E-Rechnungen werden häufig von Behörden und großen Unternehmen verwendet, da alle notwendigen Informationen automatisch über das E-Rechnungsnetzwerk übertragen werden.

Mehr über den Unterschied zwischen E-Rechnungen und per E-Mail versendeten Rechnungen findest du im Artikel Was ist eine E-Rechnung?
 

E-Rechnung erstellen und versenden

1. Stelle sicher, dass du die korrekten E-Rechnungsdaten deines Kunden hast.
   Weitere Informationen findest du im Leitfaden E-Rechnungsadressen.
2. Erstelle wie gewohnt eine neue Rechnung unter Rechnungen > Neue Rechnung.
3. Wähle im Menü Freigeben und senden die Option Als E-Rechnung.
4. Wenn Angaben zu deinem Unternehmen oder deinem Kunden fehlen, fordert Shine dich auf, die fehlenden Felder auszufüllen.
   Alle Felder mit blauem Stern (*) sind Pflichtfelder.
5. Wenn du dir bei der E-Rechnungsadresse unsicher bist, nutze den Leitfaden E-Rechnungsadressen.
6. Klicke Senden. Die E-Rechnung wird über den Dienstleister von Shine an den E-Rechnungsanbieter des Kunden weitergeleitet und schließlich in dessen Rechnungssystem zugestellt.

Wenn die E-Rechnungsadresse nicht gültig ist, erscheint eine Fehlermeldung.

Erforderliche Informationen für E-Rechnungen

Für den Versand von E-Rechnungen werden die E-Rechnungsadressen des Absenders und Empfängers verwendet – ähnlich wie Telefonnummern Anrufer und Angerufene eindeutig identifizieren.

Du benötigst:

1. Unternehmensdaten
   Eine gültige Unternehmensnummer oder USt-ID.
    
2. Kundendaten
   • Der Kunde muss E-Rechnungen empfangen können
   • Die E-Rechnungsadresse des Kunden muss korrekt und im richtigen Format sein
3. Vom Kunden geforderte Referenzen
   Einige Empfänger verlangen zusätzliche Angaben, z. B.:
   • Bestellnummer (PO)
   • Zahlungsreferenz
   • Einkäuferreferenz

Diese Felder können unter Einstellungen > Sichtbare Referenzen aktiviert werden.

Zustellstatus prüfen

Nach dem Versand einer E-Rechnung findest du den Zustellstatus unter Rechnung > Verlauf.

Mögliche Statusmeldungen:

• E-Rechnung erfolgreich zugestellt
• Zustellung aufgrund ungültiger Inhalte fehlgeschlagen
• E-Rechnung vom Empfänger abgelehnt
• Zustellung verzögert

Du erhältst zusätzlich eine E-Mail und eine Benachrichtigung im Rechnungsverlauf.