Erstelle XRechnung-Dateien in Shine, um gesetzliche Anforderungen für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland zu erfüllen. Shine unterstützt die Erstellung gültiger XRechnung-XML-Dateien in allen Tarifen.

Du kannst die Datei herunterladen und selbst versenden, auf Landesportalen hochladen oder — bald — direkt per E-Mail aus Shine senden.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format enthält.

Öffentliche Stellen können diese Daten automatisiert verarbeiten, ohne manuelle Eingabe.

Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland als XRechnung übermittelt werden.

Empfänger akzeptieren XRechnungen üblicherweise:

• per E-Mail über ein spezielles XML-Postfach
• über Upload-Portale der Bundesländer

XRechnung in Shine erstellen

1. Rechnung anlegen

Erstelle eine normale Rechnung in Shine und fülle alle erforderlichen Angaben aus.

2. Leitweg-ID hinzufügen (Pflichtfeld)

Für eine gültige XRechnung ist die Leitweg-ID notwendig.

Diese erhältst du vom Rechnungsempfänger.

Du kannst sie eintragen:

• in den Kundendaten unter E-Rechnung (Unternehmenstyp = Öffentlich)
• im Rechnungseditor im Feld Referenz des Käufers

Shine füllt die ID automatisch voraus, wenn sie im Kundenprofil gespeichert ist.

3. XRechnung herunterladen

Nach dem Finalisieren der Rechnung:

1. Finalisieren auswählen
2. Als X-Rechnung herunterladen

Fehlt die Leitweg-ID, wirst du aufgefordert, sie einzugeben oder zu bestätigen.

Die XML-Datei kannst du dann an den Empfänger senden oder in das entsprechende Portal hochladen.

XRechnung per E-Mail senden (bald verfügbar)

Sobald verfügbar:

• Per E-Mail auswählen
• XRechnung einschließen aktivieren

Der Empfänger erhält sowohl die PDF-Rechnung als auch die XML-Datei.

Nach der Freigabe findest du die Funktion zusätzlich unter:

Rechnungen → Mehr → XRechnung herunterladen / Per E-Mail senden

Gut zu wissen

• Freigegebene Rechnungen können nicht bearbeitet werden.
• Fehlt die Leitweg-ID, kann die Datei abgelehnt werden.
• In diesem Fall muss die Rechnung gutgeschrieben oder storniert und anschließend korrekt neu erstellt werden.
• Die XRechnung enthält ausschließlich strukturierte XML-Daten — keine Layout-Elemente oder Anhänge.